Разработка информационной системы «Агентство недвижимости»

 

Рис. 2. Окно  таблицы в режиме Конструктор

 

Описание создания таблицы Сотрудники

 

Ввожу в графу «Имя поля» имя первого поля таблицы Сотрудники Код Сотрудника, щелкаю правой кнопкой мыши в графе «Тип поля » этой строки, а потом по треугольнику.  В появившемся списке выбираю «Числовой». Это поле таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, устанавливаю курсор на строку бланка, щелкаю правой кнопкой мыши и  выбираю команду Ключевое поле из контекстного меню.

В нижней части бланка ввожу свойства поля. Для этого щелкаю правой кнопкой мыши по соответствующей строке. В появившемся списке выбираю значение, соответствующее  структуре таблицы Сотрудники:

Размер поля                      Целое,

Значение по умолчанию   0,

Обязательное поле            Да,

Индексированное поле     Да (Совпадения не допускаются).

В последнем свойстве при выборе Да есть два варианта. Выбираю Да (Совпадения не допускаются), так как ключевое поле не должно повторяться, оно уникально.

 

На следующих строках  бланка аналогично ввожу имя и  тип оставшегося  поля – ФИО Сотрудника. Выбираю тип и свойства этого поля.

После заполнения бланка заказа нужно его сохранить. Чтобы сохранить спецификации новой таблицы, щелкаю на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна. Программа просит указать имя таблицы. В появившемся окне ввожу Сотрудники и щелкаю Ok.

Аналогично создаю другие таблицы.

3.3. Установка связей между таблицами

 

Установка связи начинается с открытия окна Схема данных и выбора таблиц или запросов, между которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбираем опцию Схема данных в меню Сервис (или нажимаем кнопку Схема данных  на панели инструментов).

 

Рис.  3 Окно установки связи между таблицами

 

Если вы ранее просматривали  или изменяли связи, то диалоговое окно будет содержать последнюю сохраненную  вами схему данных. При первом открытии этого окна для текущей базы данных, оно будет пусто, откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Щелкаю кнопкой мыши по имени первой таблицы Операции, а затем по кнопке Добавить. В окне Схемы данных отображается выбранная таблица со всеми своими полями. Также выбираю остальные таблицы Клиенты, Договора, Сотрудники, Недвижимость. После выбора таблиц щелкаю по кнопке Закрыть.

На экране появится диалоговое окно Схемы данных. Мы видим выбранные таблицы со своими полями, ключевые поля выделяются полужирным начертанием.

Щелкаю в таблице Операции по полю Код Операции и, не отпуская кнопки мыши, подвожу курсор мыши к полю операция таблицы Клиенты. Затем отпускаю кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно Связи. Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок Обеспечение целостности данных.  В нижней части окна выводится тип связи Один - ко - многим. Щелкаю по кнопке Создать. Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей.

Аналогично устанавливаю связь между таблицами Клиенты и Недвижимость, Сотрудники и Клиенты. Результат показан на рис. 3.

3.4. Запросы

 

С помощью запроса  можно задать вопрос о данных, хранящихся в таблицах. Наиболее часто используются запросы-выборки, с помощью которых можно просматривать, анализировать и даже изменять данные исходной или сразу нескольких таблиц.

 

Рис. 4. Создание запросов

Чтобы создать запрос надо щелкнуть левой кнопкой мыши на вкладке Запросы. Появится окно создания запросов как показано на рис. 4, в котором предлагается два способа их создания:

• создания запроса в режиме Конструктора;
• создания запроса с помощью Мастера.

3.4.1. Создание запроса  с помощью Конструктора

 

Чтобы создать запрос с помощью  Конструктора надо выполнить следующее:

1. Находясь в окне базы данных, выбрать вкладку Запрос.

2. Нажать кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый запрос (рис. 4).   

3. Выбрать создание запроса с  помощью Конструктора и щелкнуть кнопку ОК. На экране появится окно Запрос на выборку, а поверх него - диалоговое окно Добавление таблицы со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных (рис. 5.).  

4. Выбрать таблицу, содержащую  данные, которые следует включить в запрос, и нажать кнопку Добавить.

В окне запроса появится список полей  для каждой из выбранных таблиц. 

5. Нажать кнопку Закрыть.      

Затем появится окно Запрос на выборку как на рис. 6. Это основное средство для работы с запросами. В верхней половине окна показаны связи между таблицами, а нижняя часть – бланк запроса -  содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю.

 

                 

 

Рис.5. Окно создания запроса  с помощью Конструктора

 

 

Рис.6. Окно создания  запроса  с помощью Конструктора

 

Строки Поле и Имя таблицы содержат списки, определяющие нужное поле. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени выбираемого поля и перенести в строку Поле  бланка запроса. В строке Имя таблицы программа внесет имя таблицы, откуда выбрали поле для создания запроса.

 

                                 Сохранение запроса

 

Сохраненный запрос становится частью базы данных. Программа Мicrosoft Ассеss  автоматически выбирает для него стандартное имя. Рекомендуется  присваивать запросам более осмысленные имена.                     

Чтобы сохранить запрос и присвоить ему имя нужно:               

1. Выбрать опцию Сохранить в меню Файл (или нажать кнопку Сохранить на панели инструментов).                        

2. Если сохраняется  новый запрос, следует ввести  для него имя, а затем ОК. Имена запросов могут достигать 64 символов и содержать пробелы.

3.4.2. Описание созданных  запросов

 

1. Запрос на выборку

Для его создания выполняю:

• выбираю в окне Добавление таблицы поочередно все таблицы как на рис. 6;
• Поля в таблице располагаю в последовательности: Название Недвижимости, ФИО, Адрес, Телефон, Название операции, стоимость, ФИО Сотрудника как на рис. 6:

 

Рис. 7. Запрос на выборку

 

• Название недвижимости из таблицы Недвижимость;
• ФИО, Адрес, Телефон, Стоимость из таблицы Клиенты;
• Название Операции из таблицы Операции;
• ФИО Сотрудника из таблицы Сотрудники.
• Дата заключения и дату окончания из таблицы Договора.

 

Все поля вывожу на экран: в строке Вывод на экран изображенный в ней квадратик не пустой. Условий отбора не указываю. Затем щелкаю на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна. 

Щелкнув на кнопке Открыть все записи по нашему запросу выведутся на экран как на рис. 7.

 

2. Сортировка

Создаю запрос на сортировку по Видам операций полученной в Запросе-выборка. Для этого сначала выполняю все действия как в предыдущем пункте, затем в бланке запроса в поле Сортировка для столбца Название Операции выбираю По возрастанию (рис. 8). Результат на рис.9.

 

Рис. 8. Создание запроса  сортировки

 

Рис. 9. Запрос сортировки

3.4.3. Запросы с параметрами

 

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле.

Создаю запрос на выборку, какие  клиенты хотят выполнить указанные операции. Для этого:

- Выбираю таблицы Клиенты, Договора, Недвижимость, Операции.

- В режиме конструктора  запроса перемещаю с помощью  мыши поля ФИО из таблицы Клиенты, Название недвижимости из таблицы Клиенты, Название Операции и Код Операции из таблицы Операции  в бланк запроса, Дату заключения и Дату окончания договора из таблицы Договора. (рис. 10а).

- Для  поля Код Операции, которое используется как параметр, ввожу в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Укажите код операции], заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса.

Для просмотра результатов  нажимаю кнопку Вид на панели инструментов и ввожу значения параметров как на рис.10б. Для возвращения в режим конструктора запроса снова нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

 

На рис.10. показаны бланк описанного Запроса с параметрами и его выполнение, т.е. вывод на экран тех клиентов, которые хотят осуществить покупку недвижимости.

 

 

А) Бланк создания Запроса с параметрами

 

Б) Выполнение Запроса с параметрами

Рис. 10. Запрос с параметрами

 

3.4.4. Итоговые запросы

 

Итоговый запрос создаю с помощью конструктора: определяю  сумму сделок каждого сотрудника.

Для этого:

1. Находясь в окне  базы данных, выбираю вкладку Запрос.

2. Нажимаю кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Новый запрос.   

3. Выбираю создание  запроса с помощью Конструктора и нажимаю кнопку ОК. На экране появится окно Запрос на выборку, а поверх него - диалоговое окно Добавление таблицы со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных. Выбираю таблицы Клиенты и Сотрудники.

4. В бланке запроса  ввожу поля из выбранных таблиц: ФИО Сотрудника из таблицы Сотрудники, Стоимость  из таблицы Клиенты.

5. Щелкаю по кнопке Групповые операции на панели инструментов. В бланке заказа появляется строка Групповая операция. В колонке Стоимость щелкаю кнопкой мыши в строке Групповая операция. В появившемся списке выбираю Sum. В итоге мы вычислили суммарную стоимость всех операций по каждому сотруднику. Результат на рис. 11.

 

 

Рис. 11 Выполнение итогового запроса.

3.4.5. Запрос с вычисляемым полем

 

Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в  запросе, например, найти сумму или  среднее по значениям одного поля, перемножить значения двух полей. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вместо этого, вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

 

     Описание создания запроса с  вычисляемым полем

 

Создадим запрос с вычислением заработанной платы сотрудников. Заработанная плата сотрудника эквивалентна 0,0015 % от сделки. Для этого скопируем предыдущий запрос, а в вычисляемом поле введем выражение:

 

зар плата: [Итоговый запрос]![Sum-стоимость]*0,0015.

 

Результат на рисунке 12.

 

Рис. 12. Выполнение запроса с вычисляемыми полями.

 

3.4.6. Перекрестный запрос

 

Перекрестный  запрос – это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Для запуска Мастера перекрестного запроса надо нажать кнопку Создать на вкладке Запросы. Выбираем из списка Перекрестный запрос и нажимаем Ok.

Описание создания Перекрестного  запроса.

 

 Для создания этого запроса, назовем его Перекрестный запрос, нужно:

1. Нажать кнопку Создать на вкладке Запросы.
2. Выбираем из списка Перекрестный запрос и нажимаем Ok.

На первом шаге  надо выбрать таблицу или запрос. Я  выбираю Запрос на выборку (рис.13).

 

Рис. 13. Создание перекрестного запроса

 

3. На втором шаге надо выбрать поле, значения которого будут использованы для формирования строк  таблицы и их заголовков. Выбираю поле ФИО. Каждому уникальному значению указанного поля будет соответствовать свой столбец в новой таблице.
4. На третьем шаге необходимо выбрать поле, значения которого будут использованы для создания столбцов таблицы. Выбираю поле Наименование операции, нажимаю кнопку “Далее”.
5. На следующем шаге надо выбрать поле и функцию, которая будет использоваться  для подведения итога. В данном случае можно применить к поле Сумма функцию Sum. Нажимаю кнопку “Далее”.
6. На последнем шаге надо набрать имя запроса Запрос перекрестный и нажать кнопку “Готово”.