Разработка информационной системы «Библиотека»

Введение

 

Библиотека (греч. bibliothēkē, от biblíon – книга и thēkē – хранилище), культурно-просветительное и научно-вспомогательное учреждение, организующее общественное пользование произведениями печати. Библиотеки занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям произведений печати. Это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги.

Деятельность библиотеки складывается из трех основных составляющих: хранение, поиск, и выдача на определенное время, имеющихся в наличие книг.

Начальным этапом создания системы  является изучение, анализ и моделирование  деятельности организации для возможного улучшения и оптимизации методов  работы.

Объектом исследования является библиотека.

Предметом исследования являются процессы, происходящие в библиотеке, такие как:

• процесс записи в библиотеку новых читателей,
• процесс записи новых книг,
• процесс выдачи книг,
• процесс приема книг.

 

 

 

 

 

 

 

 

Описание  предметной области «Библиотека»

Библиотека – это учреждение культуры, организующее сбор, хранение и общественное пользование произведениями печати и другими документами. Библиотеки систематически занимаются сбором, хранением, пропагандой и выдачей читателям  произведений печати, а также информационно-библиографической  работой, являются общедоступным источником знаний и основной базой для самообразования.

Обслуживание читателей библиотеки осуществляется различными путями:

- выдача литературы, как в читальный зал, так и за пределы библиотеки;

- помощь отдельным читателям и учреждениям в подборе необходимой им литературы;

- раскрытие книжных фондов библиотеки через систему библиотечных каталогов;

- составление информационно-библиографических пособий различного типа;

- пропаганда наиболее ценной литературы;

- репродуцирование текстов по заказам читателей и т.д.

Библиотечная деятельность связана  с учетом большого количества операций, множество книг и читателей серьезно замедляют работу библиотекарей. Сложность  поиска нужной книги в каталоге занимает длительное время, и целиком опирается  на опыт работников библиотеки.

В библиотеке ведется картотека  читателей. Для ведения библиотечных каталогов, организации поиска требуемых  изданий и библиотечной статистики в базе должны храниться сведения, большая часть которых размещаются  в каталожных карточках

В библиотеку приходит много книг из различных издательств. Каждой книге  в библиотеке присваивают номер, а затем передают в различные  отделы.

При поступлении книги, учитывают такие данные как:

• номер поступившей книги,
• название книги,
• название издательства, из которого поступила книга,
• отдел, куда была передана книга;
• адреса издательств,
• названия издательства,
• название и расположение отделов библиотеки.

Предусматривается автоматизация учета выдачи и сдачи книг, записи новых книг и читателей, а также хранения информации об имеющихся в наличии книгах, данные о сотрудниках библиотеки, сотрудниках хранилища библиотеки и читателях.

Каждая книга, хранящаяся в библиотеке, имеет следующие параметры:

• автор,
• издание,
• год издания,
• жанр,
• ключевые слова,
• количество страниц.

Каждая книга может присутствовать в нескольких экземпляров.

Так же в библиотеке ведется картотека  читателей. О каждом читателе заносятся  следующие сведения:

• ФИО,
• номер паспорта,
• адрес,
• телефон.

 

 

 

Каждому читателю присваивается номер  читательского билета.

В случае выдачи экземпляра книги  в библиотеке остается вкладыш, в  котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и номер  читательского билета.

При возврате книги во вкладыше отмечается срок возврата. При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение. Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного  предела, он лишается правом пользования  библиотекой на определенный срок.

При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой  на определенный срок, независимо от количества предупреждений.

В библиотеке есть ряд ограничений: нельзя выдавать книги больше установленного периода, нельзя выдавать больше определенного  количества книг.

При выдаче книг в базе данных необходимо фиксировать:

• название книги;
• дату выдачи;
• ФИО читателя, которому выдается книга;
• ФИО сотрудника библиотеки, выдающему книгу читателю;
• ФИО сотрудника хранилища, который передал книгу (непосредственно из хранилища) сотруднику библиотеки по заявке читателя;
• срок, на который выдается книга.

При сдаче книг в базе данных необходимо зафиксировать дату возврата сдаваемой читателем книги путем ввода ее названия в БД.

На каждого читателя заносятся  следующие сведения:

• №читательского билета;
• ФИО читателя;
• Телефон;
• Адрес.

 

 

Каждая  книга, хранящаяся в библиотеке, имеет  следующие характеристики:

• Название книги;
• Уникальный шифр (ISBN);
• Библиотечно-библиографическая классификация (ББК);
• Раздел;
• Автор;
• Издательство;
• Место издания (город);
• Год издания.

Все книги различаются по своему уникальному шифру – ISBN.

Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) распределяет издания по отраслям знания в соответствии с их содержанием. В ней используется цифробуквенные индексы ступенчатой структуры (например, ББК 32.973 Электронные вычислительные машины и устройства). Шифр ББК используется при выделении хранимым изданиям определенных комнат, стеллажей и  полок, а также для составления  каталогов и статистических отчетов.

В библиотеке имеется база данных (БД). Она представляет собой совокупность данных обо всех происходящих процессах  в библиотеке (книгах, читателях, проведенных  мероприятиях и др.), построенную  в хронологической последовательности, в виде таблиц и списков данных. Основное ее назначение – хранение данных, для их последующего целесообразного использования в будущем. БД находится на специальном компьютере в электронном виде, постоянно редактируется и изменяется работниками библиотеки.

С базой данных библиотеки могут работать как руководители (администрация) библиотеки, так и работники библиотеки, заинтересованные в получении необходимой информации.  

 

 

 

При работе с системой библиотекарь должен иметь возможность решать следующие задачи:

• Принимать новые книги и регистрировать их в библиотеке;
• Относить книги к одной или к нескольким областям знаний;
• Проводить каталогизацию книг, то есть назначение новых инвентарных номеров вновь принятым книгам;
• Вести учет выданных книг читателям, при этом предполагается два режима работы: выдача книг читателю и прием от него возвращаемых им книг обратно в библиотеку. При выдаче книг фиксируется, когда и какая книга была выдана данному читателю и на какой срок выдается данная книга. При приеме книги, возвращаемой читателем, проверяется соответствие возвращаемого инвентарного номера книги выданному инвентарному номеру, название книги, и она ставится на свое старое место в библиотеке.

Администрация библиотеки должна иметь  возможность получать сведения о  должниках – читателях библиотеки, которые не вернули вовремя взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационная структура библиотеки

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Модель организационной структуры  библиотеки

 

Подразделения любой библиотеки выполняют следующие функции:

 

Отдел регистрации  и контроля

• Запись и регистрация всех новых читателей;
• Создание пластикового читательского билета, а также его оформление;
• Взимание платы с читателей в размере затрат, связанных с изготовлением читательского билета;
• Ознакомление новых клиентов с расположением отделов, каталогов и читальных залов, с правилами, а также предоставление ответов на интересующие вопросы новых клиентов.

 

Директор

• Осуществляет общее руководство деятельностью библиотеки;
• Выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника

 

Отдел Абонемента

• оперативное обслуживание пользователей;
• оказание им консультативной помощи в подборе необходимой литературы;
• ведение каталога подсобного фонда;
• обеспечение сохранности фонда путем создания необходимых условий хранения и обеспечения контроля.

 

Отдел хранения библиотечных фондов

• организация, хранение и предоставление для использования в читальном зале документов из фондов основного хранения;
• обеспечение сохранности библиотечных фондов и удовлетворение потребностей пользователей;
• оказание методической помощи отделам библиотеки и библиотекам области по вопросам организации и хранения фондов.

Отдел читального зала

• выдача изданий из фонда для работы в читальном зале отдела;
• предоставление полной информации о составе фонда и системе справочного аппарата библиотеки;
• консультационная помощь в поиске источников информации по электронному каталогу. 
  

Модель документооборота библиотеки

 

	Посетитель и клиент	Отдел регистрации и контроля	Отдел абонемента	Отдел хранения библиотечных фондов	Отдел читального зала	Директор
1.Заявка посетителя
2. Читательский билет
3.  Заявка клиента
4. Заявка в фонд
5. Квитанция
6. Отчет

 

Пути устранения недостатков  с использованием информационных средств

Внедрение автоматизированной системы позволит устранить большинство  недостатков, с которыми сотрудники библиотеки сталкиваются:

• Вся информация занесена на бумажных носителях, бумага не долговечна;
• Обновление данных о клиентах и книгах вызывают затруднения, и затрачивается большое количество времени;
• Поиск книг в бумажном каталоге также тратит уйму времени.

Решение проблем:

• Установка персональных компьютеров во все подразделения библиотеки
• Создание базы данных клиентов
• Создание базы данных книг
• Отслеживание сроков возврата с помощью приложений

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Техническое задание на АИС

 

1. Общие сведения
1. Полное наименование системы

Автоматизированная  информационная система учета выдачи и возврата книг.

2. Наименование предприятия – заказчика системы

Заказчик - Библиотека

3. Перечень документов, на основании которых создается система

Основанием  для разработки системы является задание на самостоятельную работу.

4. Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы

Начало  работы - 07.09.2012.

Окончание работы – 25.12.2012.

 

2. Назначение и цели создания системы
1. Назначение системы

АИС предназначена для автоматизации деятельности библиотеки.

2.2. Цели  создания системы

С использованием АИС «Библиотека» должна повыситься эффективность деятельности библиотеки  за счет:

• Уменьшения времени на фиксирование информации, поступающей от клиентов;
• Уменьшения времени на фиксирование информации, поступающей от сотрудников
• Уменьшения времени на регистрацию новых клиентов;
• Уменьшения времени на обновление базы данных книг;
• Уменьшения времени на исправление того или иного документа в случае обнаружения ошибки.