МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 

АКАДЕМИЯ  УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 

КАФЕДРА

УПРАВЛЕНИЕ  ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ 

ПО УЧЕБНОЙ  ДИСЦИПЛИНЕ 

«ВВЕДЕНИЕ В СИСТЕМЫ БАЗ ДАННЫХ» 
 

ТЕМА  ПРОЕКТА 

РАЗРАБОТКА  СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ РАБОТОЙ КОМПАНИИ 
 
 
 
 
 
 

РУКОВОДИТЕЛЬ:   КАРУНЧИКОВА А.В. 
 

ИСПОЛНИТЕЛЬ:   СТУДЕНТКА ГРУППЫ УИР-1 ЛОГВИНКО Е.П.. 
 
 
 
 
 

МИНСК

2006

 

Содержание

 

Введение

   В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

   Microsoft Access объединяет сведения из разных  источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

   В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

 

Постановка задачи

Необходимо разработать  приложение для работы компании, занимающейся продажей автомобилей. Руководитель предприятия должен получать исчерпывающую информацию о работе предприятия с помощью созданного приложения. Предприятие работает по сдельной системе оплаты: каждому сотруднику определен процент оплаты от объема реализованной продукции.

 

Перечень  решаемых задач:

• отдел кадров (приказы на зачисление, увольнение, поощрения, наказания, и т.д.)
• сведения на каждого сотрудника (просмотр всех сотрудников и приказов, которые имеют отношение к сотруднику)
• сведения на содержание каждого приказа (просмотр всех приказов, которые имеют отношение к одному или нескольким сотрудникам)
• поиск и отражение юбилейных дат (5; 10; 15, ...лет работы; 30, 40, 50, ... лет жизни и д.р.)
• дни рождения для сотрудников от текущей даты до 31.12.
• дни рождения детей сотрудников от текущей даты до 31.12.
• сведения на каждого поставщика (наименование, руководитель, телефоны, адрес, бухгалтер; поставка, товар, количество, цена, скидка, и д.р.)
• анализ поставок товаров поставщиками
• учет оплаты за поставленную продукцию
• сведения о клиентах. Все по аналогии поставщиков
• бухгалтерия (анализ финансовой деятельности, отчетная документация, поступления, реализация)
• приходные/расходные документы
• подготовка счет-фактур
• накладных
• ведомость выдачи заработной платы
• возможность изменения % начисления ЗП от объема реализации для всех (любого) сотрудников любого отдела
• сведения по работе каждого сотрудника (ФИО, отдел, продукция/товар/услуга, цена, количество, произведено/реализовано, заработная плата (ЗП), итоги по произведенной/реализованной продукции, анализ по ЗП)
• анализ работы
• сумма произведено/реализовано = F(месяцы, отделы)
• сумма произведено/реализовано = F(месяцы, сотрудники)
• сумма произведено/реализовано = F(месяцы, наименование товара) и д.р.
• “Самые-самые” (min/max или хорошие/плохие)
• товары
• сотрудники
• отделы и д.р.
• анализ деятельности предприятия
• статьи расходов (покупка товара у поставщиков + ЗП)
• статьи доходов (продажа клиентам)
• сальдо за любой интервал времени

 

Проектирование  баз данных

   В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

   Ниже  приведены основные этапы проектирования базы данных: 

1. Определение цели создания базы данных.
2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.
3. Определение необходимых в таблице полей.
4. Задание индивидуального значения каждому полю.
5. Определение связей между таблицами.
6. Обновление структуры базы данных.
7. Добавление данных и создание других объектов базы данных.

 
 

1. Определение цели создания базы данных

   На  первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и  информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

   База  данных должна отвечать требованиям  тех, кто будет непосредственно  с ней работать. Для этого нужно  определить темы, которые должна покрывать  база данных, отчеты, которые она  должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой. 

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

   Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

   При проектировании таблиц вовсе не обязательно  использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами: 

• Информация  в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между  таблицами.

 

   Когда определенная информация храниться  только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов. 

• Каждая  таблица должна содержать информацию только на одну тему.

 

   Сведения  на каждую тему обрабатываются намного  легче, если содержаться они в  независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

3. Определение необходимых в таблице полей

   Каждая  таблица содержит информацию на отдельную  тему, а каждое поле в таблице  содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить: 

• Каждое  поле должно быть связано с темой  таблицы.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
• В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
• Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

 

4. Задание индивидуального  значения каждому  полю

   С тем чтобы Microsoft Access мог связать  данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или  набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. 

5. Определение связей между таблицами

   После распределения данных по таблицам и  определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

   Желательно  изучить связи между таблицами  в уже существующей базе данных.  

6. Обновление  структуры базы данных

   После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть  структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

   Для проверки необходимо создать несколько  таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных. 

7. Добавление  данных и создание других объектов базы данных

   Если  структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все  данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

 

Общие сведения о  таблицах

   Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Товар» содержит данные только о товарах, а таблица «Поставщики» содержит данные только о компаниях, поставляющих товары. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в  столбцы (называемые полями) и в строки (называемые записями)

   В режиме таблицы добавляются, редактируются  или просматриваются табличные  данные. Также можно проверить  орфографию и напечатать табличные  данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

   В режиме конструктора таблицы можно создать  целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

   Уникальная  метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Например, поле «КодТовара» из таблицы «Товар» используется  для объединения сведений о товарах и заказах из разных таблиц для их вывода на печать.

   Каждое  поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Например, при задании свойству Формат (Format) значения Денежный для поля с числовым или денежным типом данных автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ рубля (1 234р.)