Шаблоны документов

Содержание

 

 

Введение

 

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать, оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

Шаблоны Excel предназначены для создания новых документов, которые бы обладали всеми необходимыми пользователю параметрами форматирования. Шаблон Excel - это основа новой книги. Каждый пользователь программы может создать нужный ему по параметрам шаблон. По умолчанию используется шаблон Книга xlt. А шаблон листа, который используется по умолчанию, называется, соответственно, Лист.xlt.

Шаблон Excel включает в себя стили, набор  параметров текстового форматирования (шрифт и его размер, абзацные отступы и т.п. Когда применяется  тот или иной шаблон, все параметры  принимаются единовременно. В шаблонах Excel также прописаны заголовки  к каждой странице, подписи столбиков и строчек, макросы, формулы.

Эти шаблоны  нам предстоить рассмотреть в  нашей работе.

Работа  состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы.

 

1. Шаблоны в MS Word

 

Другой способ упрощения процедуры форматирования — использование шаблонов. Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Существует два основных вида шаблонов — общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне “Создание документа”, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

 
Рис. 1 Диалоговое окно “Создание документа”

 

По умолчанию Microsoft Word использует шаблон Обычный (Normal), и именно им пользуется большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, выберите команду “Создать” в меню “Файл”. На экране отобразится диалоговое окно “Создание документа”:

Выбрав  нужный вам шаблон, можете приступать к созданию соответствующего документа. Microsoft Word 2000 предлагает около сорока разнообразных шаблонов и мастеров. Среди них есть письма и факсимильные сообщения, веб-странички, записки и конверты. Пользоваться шаблонами очень просто — в каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или же надписи типа “Здесь впишите название Вашей фирмы” в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать целиком или же какую-нибудь их часть, в зависимости от ваших потребностей. Благодаря шаблонам можно сэкономить очень много времени. Например, если вы постоянно общаетесь с какой-нибудь организацией, и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т.д., удобно будет создать собственный шаблон на основе любого стандартного.

Создание  шаблона.

1.   Выполните одно из следующих действий:

— Чтобы создать  новый шаблон на основе существующего  документа, выберите команду “Открыть”  в меню “Файл”, а затем откройте нужный документ.

— Чтобы создать  новый шаблон на основе существующего  шаблона, выберите команду “Создать”  в меню “Файл”. В окне “Шаблоны”  выберите шаблон, который будете использовать как основу, и укажите “Создать шаблон” вместо “Создать документ” (последняя настройка обычно указывается по умолчанию).

 

Рис. 2. Создание шаблона.

2.   Внесите в будущий шаблон необходимую информацию.

3.   В меню “Файл” выберите команду “Сохранить как”.

4.   Выберите значение “Шаблон документа” в поле “Тип файла”.

5.   Введите имя нового шаблона и нажмите кнопку “Сохранить”.

При создании шаблона нужно заносить в него только общую информацию, которая нужна нам в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для написания писем набирать текст письма, которое нам нужно сегодня отправить, иначе каждый раз, когда мы захотим воспользоваться своим шаблоном, нам придется удалять этот текст и вносить новый. Лучше сначала создать шаблон, а потом, взяв его за основу, приступаем к текущим делам.

Изменение шаблона.

1.    Выбираем команду “Открыть” в меню “Файл”, а затем находим и открываем шаблон, который требуется изменить.

2.    Если в диалоговом окне “Открытие документа” нет списка шаблонов, выбираем значение “Шаблон документа” в списке “Тип файлов”.

3.    Изменяем любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

4.    Нажимаем кнопку “Сохранить”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Диалоговое окно “Шаблоны и надстройки”

Внесенные в  шаблон изменения не влияют на содержимое существующих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются  при открытии существующих документов, только если установлен флажок “Автоматически обновлять стили”. Чтобы установить этот флажок, перед открытием существующих документов выберите в меню “Сервис” команду “Шаблоны и надстройки”.

Главное отличие Word 2010 от старших поколений программы  – это внушительный выбор шаблонов документов, которые, к тому же,  перед их созданием можно визуально оценить. Чрезвычайная наглядность программы позволяет быстро определиться, что за тип документа мы можем создать. Для того чтобы посмотреть на список шаблонов, щелкните вкладку «Файл», затем «Создать» и в открывшемся окне «Доступные шаблоны» выберите нужный.

 

 

2. Шаблоны документов в MS Excel

 

Понятие шаблона документа Excel

Шаблон – это особый документ, используемый для создания других документов по своему образцу. Документы, созданные по шаблону, содержат такие же элементы, что и сам шаблон: разбивку, текст, форматирование, формулы, имена и. т. д. Отличиями шаблона от обычной рабочей книги являются:

1. Расширение xlt в отличие от расширения обыкновенных книг xls.
2. При открытии файла шаблона открывается не сам документ шаблона, а его точная копия с расширением xls. 

Создание шаблона  документа

Любая рабочая книга Excel может быть сохранена в качестве шаблона. Чтобы сохранить книгу как шаблон, нужно выбрать в меню «файл» команду «Сохранить как» и в появившемся диалоговом окне установить расширение сохраняемого файла «xlt» (см. рис. 4). При этом автоматически откроется папка «Шаблоны» куда и следует сохранить книгу Excel.

 

Рис. 4. Сохранение файла как шаблон документа 

Рис. 4. Сохранение файла как шаблон документа 

Для создания нового документа  на основе шаблона нужно выбрать  пункт «Создать» из меню «Файл» и  выбрать созданный вами шаблон для  создания нового документа. (см. рис. 5). При этом откроется точная копия шаблона но с расширением «xls».

 
Рис. 5. Фрагмент диалога создания документа

 

Шаблон документа можно  редактировать как обыкновенную книгу, открыв его в Excel.  С помощью шаблонов можно изменить вид рабочей книги и листов Excel, открывающихся по умолчанию. Новый вид рабочей книги сохраняется под именем «book.xlt» в каталоге «XLStart», который создается программой установки Excel. Для создания нового вида рабочего листа создается книга с единственным листом и сохраняется в каталоге «XLStart» под именем «лист.xlt». В случае с шаблоном листа в Excel 97 имя каждого нового листа не меняется.  

 Так, чтобы при открытии новой книги в меню «Сервис» в диалоге «Автозамена» пункт «Делать первые буквы предложения прописными» не был отмечен по умолчанию (см. рис. 6). нужно снять отметку этого пункта в новой книге Excel и сохранить ее как шаблон рабочей книги по умолчанию. После чего нужно закрыть шаблон командой «Закрыть» из меню «Файл». Все вновь созданные книги уже не будут иметь отмеченным данный пункт диалога «Авозамена».

 
Рис. 6. Фрагмент диалогового окна «Автозамена»

Использование мастера  шаблонов

Мастер шаблонов позволяет  связать рабочую книгу Excel с базой данных или списком Excel. В этом случае  лист Excel может служить формой для ввода данных. Мастер шаблонов позволяет связать определенные ячейки с полями списка или базой данных. Например, есть следующий лист Excel (см. рис.5), сохраненный в файле «Книга 4.xls»

 
Рис.5. Использование листа Excel как формы для ввода данных 

Для запуска мастера шаблонов нужно выбрать пункт «Мастер шаблонов» в меню «Данные». Если этот пункт отсутствует, то нужно вернуться к программе установки Excel и установить надстройку «Мастер шаблонов». На первом шаге «Мастера шаблонов» нужно выбрать имя нашей рабочей книги как основу для шаблона и само имя для шаблона (см. рис.6). Excel заполняет эти имена автоматически и их можно не трогать. На следующем шаге выбирается формат хранения данных и имя базы данных или списка Excel, где данные будут храниться (см. рис. 7). В нашем примере также все можно оставить по умолчанию.

 

Рис. 6. Мастер шаблонов – шаг 1

 
Рис.7. Мастер шаблонов - шаг 2

На шаге три мастера  шаблонов нужно связать ячейки нашего листа с полями списка (см. рис. 8).

 
Рис.8. Мастер шаблонов – шаг 3

Нажав на кнопку выбора диапазона   нужно щелкнуть на ячейке «C2», чтобы ввести ее адрес в поле «Ячейка». Затем просто щелкнуть мышкой на соседнем с ней слева пустом поле. Excel автоматически введет в него имя «Товар». Это имя можно назначить также самостоятельно. Заполнив сходным образом все четыре поля включая «C5», переходим к следующим шагам мастера. Оставив все настройки Excel по умолчанию на этих шагах, завершаем работу мастера и закрываем рабочую книгу.

Для ввода данных в  список Excel при помощи созданного шаблона нужно выбрать команду «Создать» из меню «Файл» и выбрать появившийся во вкладке общие наш шаблон. Затем нужно заполнить поля «C2:C4» открывшийся рабочей книги и выбрать пункт «Сохранить» в меню «Файл». Появится следующий диалог (см. рис.9).

 
Рис 9. Диалог добавления записи в список 

Нажав на кнопку «ОК», введем запись в список. Возникнет диалог сохранения документа. Сохраним его, в  дальнейшем, этот диалог больше показываться не будет. Заполним заново ячейки «C2:C4» и вновь выберем пункт «Сохранить». После ответ на возникающий диалог добавления записи новые данные будут сохранены в списке, примерный вид которого показан на рис. 10.

 
Рис. 10. Полученный список в файле «Книга 4 – данные.xls»

С помощью созданной  формы можно только вводить данные в базу. Если база данных организована как книга Excel, как в рассмотренном примере, то ее можно открыть и проводить с ней любые операции в Excel.

 

 

Заключение

 

В данной работе были подробно рассмотрены и изучены шаблоны документов MS Word и MS Excel.

Изучены основы работы с созданием, сохранением и открытием документов, а также приводятся различные способы выполнения этих задач. Также вкратце рассмотрены возможности создания документов с использованием различных шаблонов.  Раскрыты вопросы сохранения файлов в различных форматах Word и Excel, преобразование файлов со старших форматов в современные, а также настройка списка последних документов и отображения окон на панели задач. 

Список использованной литературы

1. Информатика и информационные технологии. / Под ред. Романовой Ю.Д. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2008. — 592 с. 

2. Информатика: Лабораторный практикум. Создание простых текстовых документов в текстовом редакторе Microsoft Word 2000. - Саратов: Лицей, 2003 — 64 с.

3. Информатика. / Под ред. Черноскутовой И.А. - СПб.: Питер, 2005. — 272 с. 

4. Корнеев, И.К. Информационные технологии. / Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Машурцев В.А. - М.: ТК Велби, Проспект, 2009. — 224 с. 

5. Морозевич, А.Н. Информатика.  / А.Н. Морозевич, И.М. Зеневич. - Минск: Вышэйшая школа, 2006. — 283 с.

6. Острейковский, В.А. Информатика. Теория и практика.  / В.А. Острейковский, И.В. Полякова - М.: Оникс, 2008. - 608 с. 

7. Романова, Ю.Д. Информатика и информационные технологии. Конспект лекций.  / Ю.Д. Романова, И.Г. Лесничая. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2009. — 320 с. 

8. Румянцева, Е.Л. Информационные технологии. /  Е.Л. Румянцева, В.В. Слюсарь - М.: Форум, Инфра-М, 2007. — 256 с. 

9. Эффективная работа с Microsoft Office 2000 — СПб.: Питер, 2001 - 1232 с.; ил.