Система базы данных MS Access

Аналогичным образом  введите описание всех полей таблицы.

Завершив ввод структуры таблицы, сохраните ее, выполнив команду Файл/Сохранить.

1.7. Создание таблицы  в режиме таблицы

Мы рассмотрели  два способа создания таблиц, теперь переходим к третьему. Каждый из способов имеет свои преимущества и  недостатки. Но мы уверены, что этот способ создания таблицы поразит  Вас своей простотой, наглядностью и очень понравится. Не зря он расположен первым в списке методов создания таблиц окна диалога “Новая таблица”. Вы, вероятно, им чаще всего и будете пользоваться.

Ниже приведена  последовательность действий, которую  Вам предстоит выполнить:

Перейдите на вкладку  “Таблицы” окна базы данных и нажмите  кнопку Создать.

В окне диалога  “Новая таблица” выберите из списка вариантов  значение Режим таблицы и нажмите  кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно диалога  “Таблица”, содержащее созданную по умолчанию таблицу. Эта таблица содержит 20 столбцов и 30 строк, и этого вполне достаточно для начала. После сохранения этой таблицы Вы, конечно, можете добавить столько строк и столбцов, сколько Вам понадобится.

Наименования полей таблицы определены по умолчанию, но вряд ли они удовлетворяют Вашим требованиям. MS Access позволяет очень просто присвоить полям новые имена. Для этого нажмите дважды кнопкой мыши на область выбора первого поля (заголовок которого содержит Поле 1). Имя поля выделяется и появляется мигающий курсор. Введите имя первого поля и нажмите клавишу Tab. Аналогично введите остальные имена полей вашей таблицы в следующих столбцах.

Теперь заполните  несколько строк Вашей таблицы, вводя информацию в том виде, в  каком она будет вводиться и в будущем. Старайтесь записывать все в одном стиле (например, если первую дату Вы записали 10/14/96, то не пишите следующую в виде Ноябрь 3, 1996). Если MS Access установит неправильный тип данных, Вы сможете его изменить, но лучше вводить все правильно сразу.

Сохраните таблицу, выполнив команду Файл/Сохранить  макет или нажав кнопку Сохранить  на панели инструментов. В открывшемся  окне диалога “Сохранение” присвойте  таблице имя и нажмите кнопку ОК.

На запрос о  необходимости создания для таблицы первичного ключа нажмите кнопку Да, и MS Access создаст таблицу, удалив лишние строки и столбцы.

Теперь убедитесь, что Access выбрал для каждого поля правильные типы данных. Для этого  перейдите в окно конструктора таблицы, выполнив команду Вид/Конструктор таблиц. Если Вас что-то не устраивает в структуре таблицы, внесите необходимые изменения[4] .

2. Выборка данных

В предыдущей главе  мы рассмотрели использование фильтров, а в этой главе рассмотрим более  мощное средство выборки данных —  запросы.

На практике часто требуется выбрать из исходной таблицы часть записей, удовлетворяющих  определенным критериям, и упорядочить  выборку. Критерии могут определяться сочетанием ряда условий. Например, Вам  необходимо выбрать записи о поставщиках  определенного товара из Минска и упорядочить их в алфавитном порядке по наименованию фирм. Для решения таких задач предназначены мастера запросов и конструктор запросов, при помощи которых Вы сможете:

Формировать сложные  критерии для выбора записей из одной  или нескольких таблиц;

Указать поля, отображаемые для выбранных записей;

Выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

2.1. Что такое “Запрос  по образцу”

Ранее нами были рассмотрены общие положения, относящиеся  к базам данных, где мы отмечали, что одним из основных назначений баз данных является быстрый поиск информации и получение ответов на разнообразные вопросы. Вопросы, формулируемые по отношению к базе данных, называются запросами. В MS Access для формирования запросов используется конструктор запросов и инструкция SELECT языка MS Access.

Что же такое  “Запрос по образцу”? Запрос по образцу  — это интерактивное средство для выбора данных из одной или  нескольких таблиц. При формировании запроса Вам необходимо указать  критерии выборки записей в исходной таблице. При этом вместо того, чтобы печатать предложения на специальном языке, Вы должны просто заполнить бланк запроса, который располагается в окне конструктора запросов. Метод формирования запроса путем заполнения бланка прост для изучения и понимания. Он способствует эффективному использованию возможностей MS Access пользователями, имеющими даже минимальный навык работы с приложением или не имеющими его вовсе[5] .

Для создания простейших запросов Вы можете использовать мастер запросов, который у Вас последовательно запрашивает наименования таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц и некоторые дополнительные параметры. Для создания более сложных запросов Вам может понадобиться конструктор запросов, который является простым и наглядным средством создания достаточно сложных запросов

2.2. Создание запросов  с помощью мастера

Отличительной чертой MS Access является наличие многочисленных и разнообразных мастеров, которые  помогают Вам при выполнении большинства  действий, не требуя глубоких знаний в  области баз данных.

Запросы также  могут создаваться с помощью  мастера. Для создания запроса в  окне базы данных перейдите на вкладку  “Запросы” и нажмите кнопку Создать. Откроется окно диалога, в котором  Вы можете выбрать опцию создания запроса с помощью конструктора запросов или один из мастеров создания запроса. Для знакомства с запросами выберем опцию Простой запрос. В этом случае Вам будет предложено указать список таблиц и их полей, и на основании этих данных будет создан запрос.

Выберите опцию  Простой запрос и нажмите кнопку ОК. Откроется окно мастера, в котором Вы можете выбрать требуемые Вам поля из одной или нескольких таблиц. Если Вы выбрали более одной таблицы, мастер автоматически связывает таблицы. Предположим, что нас интересует стоимость расходов на доставку по клиентам и типам доставки. Для получения такой информации выберите из таблицы Клиенты поле Название, из таблицы Заказы — поле Стоимость Доставки, а из таблицы Доставка — наименование Тип доставки .

После выбора полей  нажмите кнопку Далее и на экране появится следующее диалога мастера запросов, в котором Вам необходимо выбрать признак подробного или итогового запроса. Иллюстрация в левой части окна диалога показывает Вам различие между этими типами запросов. В данном случае нас интересует итоговое значение стоимости доставки, поэтому выберите опцию Итоговый и, нажав кнопку Итоги, определите, какие итоговые значения Вы собираетесь получить . Нажмите кнопку ОК для возврата в предыдущее окно мастера, в котором нажмите кнопку Далее для продолжения процесса формирования запроса. Вы перейдете в завершающее окно мастера. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса.

Эта схема очень  сильно напоминает схему базы данных. В отличие от нее, данная схема  содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними. В нижней части окна располагается бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию:

Поле. В этой строке помещаются те поля, которые  Вы используете для создания запроса, каждое в своей ячейке таблицы.

Имя таблицы. Эта  строка показывает Вам, из какой таблицы (или запроса) выбрано данное поле.

Сорти ровка. В  этой строке Вы указываете тип сортировки информации, возвращаемой в запросе, по возрастанию (от А до Я, от большего к меньшему, от более раннего к более позднему и т.д.) или по убыванию (от Я к А и т.д.).

Вывод на экран. Если Вы хотите, чтобы MS Access показывал  информацию, найденную в поле, пометьте эту ячейку, чтобы установить флажок просмотра поля. Если же поле используется только для задания условия выбора данных, кото рые возвращает Ваш запрос, оставьте его пустым. Например, если Вы ищете всех, кто живет в Москве и покупает рыбопродукты, поле Город в Вашем запросе используется дл я ограничения результатов выборки; однако Вы не хотите снова и снова смотреть на поля с именем этого города. Все, что Вы хотите видеть — это имена клиентов и наименования рыбопродуктов.

Условие отбора. Это наибо лее важная часть  бланка запроса. В этой строке (и  в строке, расположенной ниже ее) Вы вводите ограничения поиска, задавая определенные условия, которые принято называть критерием поиска.

Мы кратко рассмотрели  окно конструктора запросов, а теперь начн ем подробное изучение работы конструктора с создания простого запроса.

2.3. Созд ание простого  запрос а

Предпол ожим, Вы решили позвонить всем Вашим клиентам и сообщить им о презе нтации новых  товаров. Номера телефонов находятся  в одном из столбцов таблицы, содержащей всю информацию о Ваших клиентах — адре са и т.д. В данном случае Вам не требуется вся эта информация. Достаточно названия фирмы, имени пре дставителя и номера телефона, то есть Вам нужны только три столбца. Рассмотрим создание такого запроса.

Вся необходимая  информация находится в таблице  Клиенты базы данных Борей. Поэтому  для создания запроса выполните следующие действия:

В окне базы данных перейдите на вкладку “Запросы”  и нажмите кнопку Создать.

Отк рое тся  окно диалога “Добавление таблицы”, в котором выберите таблицу Клиенты  и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно диалога.

На экране открывается  окно конструктора запросов, схема данных которого содержит всего одну таблицу Клиенты, а бланк запроса пуст

2.4. Добавление пол ей в бланк запроса

Для выбора полей, которые должны присутствовать в  результирующей таблице, Вам необходимо отобразить их в бланке запроса.

В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы. Вы можете воспользоваться наиболее приемлемым с Вашей точки зрения:

Для добавления в таблицу отдельных полей  Вы можете выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет вставлено в следующий доступный столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы сразу же п оявится имя таблицы, а позиция Вывод на экр ан будет помечена.

В MS Access широко используется механизм перенести-и-оставить (dr ag-and-drop). Для использования этого механизма при выборе полей перейдите в таблицу в схеме данных, из которой Вам надо выбрать по ля. Выделите поля, которые Вы собираетесь отобразить в запросе, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите выбранные поля в бланк запрос а

2.5. Изменение порядка  полей

Порядок полей  в бланке запроса определяет порядок  появления их в результирующей таблице. Для того чтобы изменить расположение поля в этом списке, выполните следующие  действия:

Установите указатель  мыши на область выбора столбца, который располагается прямо над названием поля. Когда указатель изменит вид на стрелку, нажмите кнопку, чтобы выделить столбец.

Нажмите и удерживайте  кнопку мыши в этом положении. На конце  указателя появится прямоугольник.

Перемещайте столбец  в требуемом направлении. Толстая вертикальная линия покажет его текущее положение.

Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия  окажется в требуемом месте. Поле будет перемещено в новое место.

Перемещение столбца  бланка запроса. Иногда не сразу удается  выделить столбец для его перемещения. Убедитесь в том, что Вы нажимаете область выбора столбца (маленький прямоугольник, который находится прямо над названием поля). Это единственное место, за которое Вы можете захватить столбец для переноса. Для переноса поля в бланк запроса дважды нажмите мышью на названии поля

2.6. Сохранение запроса

Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого Вы должн ы присвоить  ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется команд ой Файл/Сохранить  как экспорт, который откроет окно диалога ввода имени запроса. MS ACCESS по умолчанию предложит имя запроса и поля ввода, но лучше подобрать, что-нибудь более значимое.

Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнить  все го лишь несколько действий:

Откройте окно базы данных.

В окне базы данных перейдите на вкладку “Отчеты”.

Установите указатель  на таблицу, для которой хотите создать  отчет.

Выполните команду  Вставка/Автоотчет или нажмите  кнопку Новый объект на п анели  инструментов и из раскрывающегося сп иска выбе рите Автоотчет.

На экране в  считанные секунды появится готовый  к использованию отчет. В этот отчет включены все поля таблицы. Их названия расположены вертикально  в том же порядке, в каком они  находятся в таблице. Справа от названия каждого поля отображается его значение в таблице.

Заключение

СУБД Access предоставляет  необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать  базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.