Система управления базами данных ACCESS

 

 

Реферат

 

На тему: Система управления базами данных ACCESS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЛАН

 

1. Основные возможности ACCESS

2. Начало работы в ACCESS

3. Запросы к базе данных

 

 

1. Основные возможности ACCESS

 

СУБД ACCESS 7.0 является 32-разрядной системой управления реляционными БД нового поколения , работающих в среде Windows-95 и старших версий и Windows NT. Практическим минимумом для работы ACCESS 7.0 является процессор 486 DX2\66 и 8 Мбайт оперативной памяти.

В СУБД ACCESS процесс создания реляционной БД включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность БД. Схема данных олицетворяет неразрывную связь в немашинного проектирования БД с этапом её создания

Объекты Access. К объектам Access относятся: таблицы БД , формы , запросы , отчеты , макросы . модули.

Access позволяет конструировать Формы, Запросы и Отчеты в диалоговом режиме для типовых процессов обработки данных - ввода, просмотра, обновления, поиска по заданным критериям.

Эти объекты состоят из графических элементов, называемых элементами управления.

Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.

Множество мастеров Access помогают пользователю выполнять работы.

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые можно построить объекты и элементы управления.

ТАБЛИЦЫ - создаются пользователем для хранения данных по одному объекту модели данных предметной области.

ЗАПРОСЫ - создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Запрос может формироваться с помощью запросов по образцу (QBE) или с помощью языка конструирования SQL.

С помощью запроса можно обновить, удалить, добавить данные в таблицы. Создать новые таблицы на основе существующих.

ФОРМЫ - предназначены для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных БД на экране в удобном виде,

соответствующем первичному документу.

ОТЧЕТЫ - предназначены для формирования выходного документа. который выводится на печать.

МАКРОСЫ - содержат описания действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандами.

 

2. Начало работы в ACCESS

 

1. Запуск и работа в окне ACCESS. Для начала работы в MS ACCESS необходимо загрузить ОС, выбрать программу MS ACCESS и запустить её.

После запуска программы одновременно с её окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание БД или открыть существующую БД. Все операции по обработке объектов БД начинаются в окне БД. На вкладках этого окна представлены основные типы объектов MS ACCESS: Таблицы, Формы, Отчёты, Макросы и Модули.

Рабочее поле предназначено для отображения списка объектов выбранного типа. В этом окне представлены 3 кнопки для начала работы с объектом:

- Открыть - позволяет открыть выбранную таблицу, форму, запрос или просмотреть отчёт или запустить макрос;

- Конструктор - позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта;

- Создать - позволяет приступить к созданию нового объекта любого выбранного типа.

При создании объекта предоставляется возможность выбора режима его разработки Это может быть Мастер или Конструктор.

2. Создание БД. Создание новой реляционной БД ACCESS осуществляется в соответствии с её структурой, полученной в результате проектирования и включает:

1) задание структуры таблиц с ограничениями на допустимые значения данных

2) создание схемы данных, в которой устанавливаются связи между таблицами и задаются параметры поддержки целостности связей БД;

3) загрузку, т.е. заполнение таблиц конкретной информацией.

Удобным инструментом загрузки в ACCESS являются формы ввода-вывода, которые позволяют создать экранный аналог документа, через который можно вводить данные одновременно в несколько взаимосвязанных таблиц.

3. Создание файла БД ACCESS. ACCESS хранит все объекты БД в одном файле. Перед началом создания таблиц необходимо создать файл БД командами Файл, Создать или кнопкой "Создать базу данных" . Для базы данных задаётся имя файла и выбирается папка, где разместится файл. Тип файла БД ACCESS имеет по умолчанию расширение .MDB.

4. Создание таблицы БД. 1 этап - определение структуры.

Выбрать вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.

Выбрать способ создания таблицы: режим таблицы, Конструктор или Мастер таблиц. Режим Конструктор определяет основной способ, при котором структура таблицы полностью задаётся пользователем. Для определения поля задаются Имя поля, Тип данных, Описание - краткий комментарий. Имя поля д.б. уникальным и удовлетворять соглашениям об именах объектов. Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В ACCESS допускается использование 8-ми типов данных: текстовый, МЕМО (текст большого размера), числовой, денежный, дата\время, счётчик, логический поле объекта OLE . Список типов данных вызывается нажатием на кнопку списка при выборе типа каждого поля.

2 этап - создание записей таблицы и заполнение их данными. Непосредственный ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна БД нужно выбрать таблицу и нажать на кнопку "Открыть" . В открывшуюся таблицу можно вводить новые записи, заполняя значениями поля.

5. Разработка форм в ACCESS. Конструирование форм осуществляется средствами ACCESS в соответствии с требованиями к форме, определёнными пользователем в процессе подготовительной работы. При этом указывается, из какой таблицы нужно отображать данные, какие поля должны быть представлены в форме, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы , служащие для её оформления, будут использоваться - линии, поясняющий текст, рисунки.

Структура формы отображается в режиме Конструктора форм. Области формы наполняются конкретными графическими объектами.

Графические объекты, связанные с записями таблиц и предназначенные для отображения данных некоторого поля, называются элементами управления. Основными типами элементов управления являются поле, поле со списком и список.

Форма в целом и каждый из её элементов обладают свойствами, которые можно просматривать и корректировать. Свойства элемента определяют его внешний вид, размер, месторасположение в форме, режим ввода-вывода. При конструировании формы используются Панель конструктора форм, Панель форматирования, Панель элементов.

 

 

3. Запросы к базе данных

 

1. Основы разработки запросов. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей. Запрос строиться на основе одной или нескольких таблиц базы данных. Могут использоваться сохранённые таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

В ACCESS имеется удобное для пользователя графическое средство формирования запроса по образцу - QBE (Query By Example), с помощью которого легко может быть построен сложный запрос. Запрос QBE включает подсхему данных с используемыми таблицами и бланк запроса. При конструировании запроса достаточно выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

2. Назначение и виды запросов. Средствами запроса можно:

1) выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

2) включать в результирующую таблицу запроса нужные поля;

3) произвести вычисления в каждой из полученных записей;

4) сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях и выполнить над ними групповые функции;

5) произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

6) создать новую таблицу БД, используя данные из существующих таблиц;

7) удалить выбранное подмножество записей из таблицы БД;

8) добавить выбранное подмножество записей в др. таблицу.

Многотабличный запрос позволяет сформировать новую таблицу, записи которой образуются путём объединения взаимосвязанных записей из разных таблиц БД и включения, нужных полей из этих таблиц.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

В ACCESS может быть создано несколько видов запросов:

Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и др. запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе запроса на выборку строятся запросы др.вида.

Запрос на создание таблицы - основан на запросе на выборку. В отличие от него результат запроса сохраняется в новой таблице.

Запросы на обновление, добавление, удаление - это запросы-действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

3. Основы конструирования запросов. Для создания запроса в окне базы данных надо открыть вкладку Запроси нажать на кнопку "Создать" . В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор. В окне Добавление Таблицы выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку "Добавить". Затем, нажав на кнопку "Закрыть" , выйти из окна Добавление таблицы. В результате появится окно Конструктора запросов.

Окно Конструктора запросов разделено на 2 панели.

Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списком полей.

Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить.

Простейшие запросы некоторых видов могут быть созданы с помощью мастеров ACCESS. Мастер ускоряет процесс создания запросов, автоматически выполняя первоначальные простейшие действия по подготовке запроса.