Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы данных.

8. Выполните  «Далее» и установите имя отчета.

9. Выполните  операции по созданию необходимых  форм в соответствии требований  п.п. 1-6.

10. Выполните  «Готово» и убедитесь в наличии  готового отчета.

11. Выполните  операции по созданию необходимых  отчетов в соответствии требований  п.п. 1-10.

7. Создание Главной кнопочной формы

Чтобы созданная база данных выглядела  в виде отдельной программы применяется  метод создания Главной кнопочной  формы. Для того, чтобы создать  Главную кнопочную форму вначале  откройте базы данных, а затем выполните  операции:

1. В  меню «Сервис» выберите команду  «Служебные программы», а затем  «Диспетчер кнопочных форм».

2.Если  выводится запрос на подтверждение  создания кнопочной формы, нажмите  кнопку «Да».

3. Нажмите  кнопку «Создать».

4. Введите  имя новой кнопочной формы  и нажмите кнопку «OK».

5. Имя  новой кнопочной формы добавляется  в поле «Страницы кнопочной формы».

6. Выберите  имя новой кнопочной формы  и нажмите кнопку «Изменить».

7. Нажмите  кнопку «Создать».

8. В  поле «Текст» введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле «Команда». Например, введите текст «Просмотр заказов», а затем выберите в поле «Команда» команду «Открыть форму для изменения».

Примечание.   Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выберите в поле «Команда» команду «Перейти к кнопочной форме», а затем укажите кнопочную форму, к которой надо перейти.

9. Для  большинства выбранных команд  под полем «Команда» открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда «Открыть форму для изменения», выберите в поле «Форма» имя нужной формы и нажмите кнопку «OK».

Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных  кнопок кнопочной формы, как это  приведено на рис. 7. 

Рисунок 7. Схема главной кнопочной формы  Базы данных исходящей документации.

Примечание.   Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке «Элементы данной кнопочной формы» и нажмите кнопку «Изменить» или «Удалить». Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками «Вверх» или «Вниз».

Закончив  создание кнопочной формы, нажмите  кнопку «Закрыть».

Чтобы кнопочная форма открывалась  при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне «Диспетчер кнопочных форм» и нажмите кнопку «По умолчанию».

При создании кнопочной формы с помощью  диспетчера кнопочных форм создается  таблица «Switchboard Items», которая описывает  текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

Для изменений  в кнопочной форме выполните  операции:

1. Откройте  базу данных. В меню «Сервис»  выберите команду «Служебные  программы», а затем «Диспетчер  кнопочных форм». 

2. В  диалоговом окне «Диспетчер кнопочных  форм» выберите кнопочную форму,  которую надо изменить, и нажмите  кнопку «Изменить».

3. Выберите  элемент кнопочной формы, который  нужно изменить, и выполните одно  из следующих действий.

4. Чтобы  изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии  кнопки, или объект, который открывается  или запускается при нажатии  кнопки, нажмите кнопку «Изменить».

5. Чтобы  добавить кнопку, нажмите кнопку  «Создать», введите текст подписи  кнопки и выберите команду  в поле со списком «Команда».  В зависимости от выбранной  команды Microsoft Access может вывести  еще одно поле со списком  под полем «Команда». При необходимости,  выберите элемент в этом поле. Например, если в поле «Команда»  была выбрана одна из команд  для работы с формой, выберите  в нижнем поле имя формы,  которую нужно открыть. 

6. Для  удаления кнопки нажмите кнопку  «Удалить». 

7. Чтобы  изменить порядок кнопок, пользуйтесь  кнопками «Вверх» и «Вниз». Нажмите  кнопку «Закрыть». 

Заключение.

 

В деловой  или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности.

 Для  координации всех этих данных  необходимы определенные знания  и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных  источников в одной реляционной  базе данных. Создаваемые формы,  запросы и отчеты позволяют  быстро и эффективно обновлять  данные, получать ответы на вопросы,  осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать  отчеты, диаграммы и почтовые  наклейки.

По средствам  решения поставленных задач ,а именно,  анализа существующих структур аналогичных  баз данных и выявления наиболее подходящих для использования баз  выходящей документации бухгалтерии, анализа существующих технических  решений баз данных, выполняющих  аналогичные заданию функции, выбор  программной среды и расчета  параметров баз данных, разработки  схемы связей табличных данных, а  так же основных объектов в виде запросов, форм, отчетов, цель курсовой работы была выполнена, т.е. создание базы данных для учета и обработки информации о выходящей информации бухгалтерии  в государственных предприятиях, а также сопоставление данных бухгалтерского учета и отчетности со знаниями получаемыми во время практических заданий по дисциплине информационные системы в экономике.

В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между  таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы также  позволяют обновить или удалить  одновременно несколько записей, выполнить  встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо  в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и  вывести на экран, используя стандартный  или созданный пользователем  макет.

Для анализа  данных или распечатки их определенным образом используются отчеты.

В окне базы данных можно работать со всеми  ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать  соответствующую вкладку. С помощью  кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать  новые.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы.

 

1. Кен  Гетц, Майк Гунделой, Пол Литвин. Разработка корпоративных приложений  в Access 2003 для профессионалов.- СПб.: Издательство «Питер», 2009 г.

2. Диго  С. М. Access: Учебно-практическое пособие. – М. 2010 г.

3. Баталов  С. А. Информационные системы  и технологии – Уфа: УГАЭС, 2006 г.

4. Гусева  Т. И., Башин Ю. Б. проектирование  баз данных в примерах и  задачах. – М.: Юнити, 2009 г.

5. Microsoft Office 2003: Справочник/ Под ред. Ю. С. Колесникова. – СПб.: Питер, 2010 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИя и  науки рф

ГОУ ВПО

Уфимская  государственная  академия экономики  и сервиса 
 
 
 

Кафедра: «ИИКТ» 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине: «Информационные системы в экономике»

тема: «Создание  баз данных в MS ACCES для учета и обработки информации

 выходящей  документации бухгалтерии» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: Газина С.Х.

Группа  БД-42 

Проверил: Баталов С.А. 
 

Уфа 2011 г.