Создание базы данных «Отдел кадров Лесосибирского ЛДК» средствами программы MS Access

Федеральное государственное автономное

образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ И ЭКОНОМИКИ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

Создание базы данных «Отдел кадров Лесосибирского ЛДК» средствами программы MS Access

Студент,     ЭА 10-11          __________             Щепетова А.М.

       подпись, дата

              Преподаватель                    __________              Молвинский С.Л.

       подпись, дата

Красноярск 2011

1. Введение

База данных - приложение, в котором в специальной удобной форме хранится информация, то есть данные. Система управления базой данных (СУБД)- это программа, с помощью которой информация в базу вводится, просматривается, сортируется, фильтруется, разыскивается, депортируется (переводится в форматы других СУБД) или, наоборот, импортируется.

    Базы данных призваны упростить работу с большими объемами информации, упростив доступ к ней и помогает получать отчеты по найденной информации в удобной форме.

Цель данной работы - изучение этапов построения базы данных.

2. Постановка задачи

Разработать базу данных (БД) «ЛЕСОСИБИРСКИЙ ЛДК №1», позволяющую вести:

      учет специальностей

      учет разрядов и окладов

      Списки сотрудников

      Хранение личных данных сотрудников

Основные требования к БД по функциональному набору:

      Пополнение базы данных новыми записями

      Удаление из базы данных сотрудников увольнении

      Поиск сотрудников по ФИО

      Изменение окладов

3. Проектирование системы в  Access

СУБД Access включает в себя разнообразные и многочисленные относительно автономные программные средства, ориентированные на создание объектов базы данных и приложений пользователя.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию БД.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель данных – это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели. В СУБД для ПЭВМ поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами.

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД, по манипулированию данными являются: выборка, добавление, удаление, изменение данных.

Таблица – объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля (поле – столбец таблицы). Поле содержит определенное свойство объекта; каждое поля имеет имя; внутри имени поля нельзя использовать пробелы; для связки между словами можно ставить знак подчеркивания; тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях; в реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический; логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" – "нет" или "истина" – "ложь". В них хранятся различного рода данные, например, фамилия и адрес, и записи (запись – строка таблицы; одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД).

Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Форма – объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Отчет – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Макрос – объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые, по мнению разработчика, должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

4. Создание БД

4.1. Создание таблиц и определение связей между ними

Создаем таблицы базы данных, в которые впоследствии будет вводиться информация. В дальнейшем данные в таблице могут дополняться новыми данными, редактироваться или исключаться из таблицы. Можно просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме того, можно дать графическую интерпретацию информации, содержащейся в базе данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим последовательность действий при создании таблицы в новой базе данных:

1.      Открыть окно созданной Вами базы данных и перейти на вкладку “Таблицы”.

2.      Нажать кнопку  Создать в окне базы данных.

3.      Откроется окно диалога “Новая таблица”, в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:

      Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

      Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

      Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

      Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;

      Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

4.      Выбрать из этой таблицы подходящий вариант создания таблицы и нажать кнопку ОК.

5.      Создать структуру таблицы с помощью выбранного Вами средства.

6.      Для того чтобы связать таблицу с содержащейся в ней информацией, каждой таблице присваивается имя. Задать имя таблицы в окне диалога “Сохранение” и нажать кнопку ОК.

При присвоении имени таблице, как и имени базы данных, можно не ограничиваться восемью символами. Имя таблицы, как и имена других объектов базы данных, хранится в самой базе данных.

Определение необходимых в таблице полей

При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

      Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

      Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

      В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

      Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы

Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определение связей между таблицами

Межтабличные связи увязывают две таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах. Существуют три типа связей:

      один-к-одному- каждая запись одной таблицы не может быть связана более чем с одной записью  другой таблицы.

      один-ко-многим - одна запись в одной таблице может быть связана со многими записями другой таблицы

      многие- ко- многим -означает, что каждая запись в первой таблице может быть связана со многими записями второй таблицы, а каждая запись второй таблицы – со многими записями в первой таблице MS Access не поддерживает такой вид связи.

Главной таблицей базы данных является таблица «Сотрудники». Остальные являются вспомогательными. Вспомогательные таблицы служат для сокращения времени при заполнении таблиц и форм, тем самым, упрощая работу.

Приступаем непосредственно к созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. Создание таблицы «Отделы»:

Приступаем непосредственно к созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. После нажатия кнопки «готово» следующее:

      Щелкнем по кнопке Создать.

      В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкнем по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

      Введем название и тип данных.

Рис 1. Таблица в режиме конструктора

      Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке   Ключевое поле.

      Сохранить таблицу

      В появившимся окне нужно набрать имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК.

      Закрыть таблицу.

Полученная таблица «Отделы». Заполняем либо вручную либо через форму.

Аналогично создаем остальные таблицы:

Рис 2. Созданные таблицы

После создания таблиц определяем связи между ними, как показано на рисунке:

Рис 4. Схема данных БД

Вызвав это окно нажатием правой кнопкой мыши добавим все созданные таблицы. Далее создаем тип «один ко многим» щелчком по линиям

Как видно, вид связей между таблицами — один ко многим, то есть одной записи первой таблицы соответствует много записей второй таблицы. Определение связей между таблицами способствует взаимному изменению информации, содержащейся в связанных полях. Созданная схема данных будет в дальнейшем использоваться для создания форм, запросов и отчетов.

4.2 Разработка Запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах БД. Результат выполнения запроса – это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура этой таблицы определяется выбранными полями. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. В Access может быть создано несколько видов запроса:

      Запрос на выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.

      Запрос на создание таблицы – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.

      Запрос на обновление, добавление, удаление – запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.

Разработка запроса в режиме конструктора

Для создания запроса необходимо в окне БД выбрать строку Запросы и выбрать на панели иконку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор

Далее в открывшемся окне Добавление таблицы нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить Для закрытия окна нажать кнопку Закрыть.

Рис 6. Запрос на выборку в режиме конструктора

В результате появится окно конструктора запросов – Запрос № 1 : запрос на выборку. Окно конструктора запросов разделено на две панели: схему данных запроса, которая включает выбранные таблицы, и бланка запроса по образцу, который нужно заполнить.

Как конструировать запрос рассмотрим на примере: из таблиц выберем поля показанные на рисунке. Для включения требуемых полей таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами: