Создании запросов

     При создании запросов часто возникает  необходимость не только использовать имеющиеся поля таблиц, но и создавать  на их основе другие поля, которые называются вычисляемыми. Например, если в таблице какого-либо магазина имеется поле цены на товар и поле количества этого товара, то, исходя из этого, можно создать вычисляемое поле, в котором будет подсчитываться общая стоимость для каждого товара путем перемножения значений цены и количества. Другими словами, в вычисляемом поле могут использоваться арифметические операторы.   

С другой стороны, при создании вычисляемого поля на основе содержимого текстовых  полей, как правило, используется операция объединения текстовых значений, которая называется конкатенацией. В таблице 1 приведены операторы, которые используются в Access при построении выражений:

 

    Очевидно, что  рассмотренные операторы предоставляют  достаточно узкий спектр возможностей по созданию выражений. Чтобы создать  сложное выражение, используют мощное средство, которое носит название Построитель выражений. Эта программа позволяет построить выражение любой сложности с использованием самых разнообразных функций (рис. 1).

 
Рис. 1. Построитель выражений   

С ее помощью  можно выполнять различные вычисления с использованием данных, находящихся  в БД - полей таблиц, запросов, форм и отчетов. Все перечисленные объекты БД находятся, соответственно, в папках Таблицы, Запросы,Forms и Reports в левой части Построителя.   

Чтобы выбрать требуемый объект, например, таблицу, необходимо выполнить двойной  щелчок на папке Таблицы, в результате чего раскроется список всех таблиц БД. После выбора нужной таблицы (или другого объекта) в средней части Построителя отображается список ее полей, значения которых можно включить в создаваемое выражение. Для этого необходимо выбрать требуемое поле и нажать в окне Построителя кнопку Вставить.    

При построении выражения кроме названий полей  могут использоваться различные операторы (таблица 1), добавление которых выполняется при нажатии соответствующих кнопок в окне Построителя.   

Также существует возможность использования  в выражении различных функций Access. Для этого в левой части окна необходимо открыть папку Функции и выбрать пункт Встроенные функции. Затем следует в средней частиПостроителя определить категорию, в которой находится требуемая функция, и выбрать после этого в правой части окна название искомой функций (рис. 2, 3). Создаваемое таким образом выражение отображается в верхней части окнаПостроителя выражений.

 
Рис. 2. Построитель выражений. Встроенные функции 
 
 
Рис. 3. Построитель выражений. Текстовая функция Left   

Например, необходимо в запросе ПреподавателиПредметы вместо поля Фамилия добавитъ вычисляемое поле, в котором содержались бы фамилия и инициалы преподавателя.   

Для этого  необходимо открыть запрос в режиме конструктора. Затем установить курсор в строку Поле первого столбца, т.е. в поле Фамилия. После этого необходимо воспользоваться кнопкой Построить  , в результате чего будет отображено окно Построитель выражений (рис. 1). 

Примечание. Кнопка Построить позволяет не только создавать новые выражения, с ее помощью можно также изменять уже существующее выражение, которое в этом случае должно находиться в текущем поле.     

Названия  полей в выражении должны указываться  в квадратных скобках, однако если поле будет указано без скобок, то Access их добавит автоматически.   

Для создания текстовой строки с фамилией и  инициалами необходимо несколько раз последовательно выполнить операцию конкатенации следующей структуры:

Фамилия & Символ Пробела & Инициал имени & Символ точки & Инициал отчества & Символ точки.   

Все текстовые  символы указываются в двойных  кавычках, поэтому структура выражения примет такой вид:

Фамилия & " " & Инициал имени & "." & Инициал отчества & ".".   

Таким образом, начало выражения будет  следующим:

Фамилия & " " &   

Для работы с текстовыми значениями используются функции категории Текстовые. Чтобы получить инициал имени, необходимо воспользоваться одной из функций данной категории, а именно - функцией Lеft, которая возвращает первыеn символов указанной строки.   

Чтобы добавить функцию в выражение, необходимо дважды щелкнуть на папке Функции и выбрать после этого раздел Встроенные функции (рис. 2).   

Затем во втором столбце необходимо выбрать  требуемую категорию, в данном случае Текстовые, и после этого в третьем столбце выбрать нужную функцию, т.е. Left (рис. 3).   

После того как функция выбрана, необходимо установить курсор в то место выражения, куда она должна быть вставлена, и нажать кнопку Вставить в окне Построителя выражений. В результате этих действий в выражение будет добавлен шаблон функции Left:

Left («stringexpr»;  «n»),

в котором  необходимо указать значения требуемых параметров. В частности, вместо stringexpr нужно указать полеИмя, а вместо n - количество символов, которые необходимо получить из строки, т.е. 1. Таким образом, текущее выражение примет вид:

Фамилия & " " & Left (Имя; 1)   

Необходимо отметить, что для поля Имя не указывалось название таблицы Преподаватели, так как оно было выбрано ранее в строке Имя таблицы окна конструктора запросов. С другой стороны, чтобы добавить в выражение имя поля конкретной таблицы, можно раскрыть папку Таблицы, и выбрать в таблице Преподаватели поле Имя (рис. 4), после чего установить курсор в соответствующее место выражения и нажать кнопку Вставить.

 
Рис. 4. Построитель выражений. Поле Имя таблицы Преподаватели    

Таким образом, название поля с указанием  имени таблицы необходимо отображать в следующем формате:

[Имя  таблщы] ! [Название поля]   

После указания первого инициала необходимо поставить точку, т.е. указать в  выражении строку ".". Затем аналогичным способом добавить инициал отчества и снова поставить точку. Таким образом, будет получено следующее выражение:

Фамилия & " " & Left (Имя; 1) & "." & Left (Отчество; 1) & "."   

Чтобы вернуться в окно конструктора запросов, необходимо нажать кнопку ОК. В результате созданное выражение будет находиться в строке Поле первого столбца запроса. Для выполнения запроса следует воспользоваться кнопкойЗапуск  , после чего в запросе будет создано вычисляемое поле Выражение1, в котором содержатся фамилия и инициалы преподавателя.   

Названия  полей запроса формируются автоматически. Для полей таблиц названия совпадают  с названиями соответствующих полей запроса (например, поле Название). С другой стороны, названия вычисляемых полей формируются автоматически; Выражение1, Выражение2 и т. д. Очевидно, что такие названия не являются информативными.   

Чтобы установить подпись для поля в  таблице или запросе, необходимо в режиме конструктора установить курсор в требуемое поле (в частности, в поле Выражение1) и нажать кнопку Свойства  . После этого в диалоговом окнеСвойства поля можно на вкладке Общие указать в строке Подпись то название поля, которое будет использоваться вместо исходного в режиме редактирования запроса (или таблицы), а также в формах и отчетах. В частности, для вычисляемого поля Выражение1 можно указать подпись ФИО (рис. 5).

 
Рис. 5. Диалоговое окно Свойства поля   

Таким образом, был создан и выполнен запрос на выборку с использованием вычисляемого поля (рис. 6).

 
Рис. 6. Запрос на выборку с вычисляемым  полем ФИО 

     Построитель выражений предоставляет возможность  поиска и вставки компонентов  выражения, которые сложно запомнить, например идентификаторов (имен полей, таблиц, форм, запросов и т. д.), а также имен и аргументов функций.

     С помощью построителя выражений  можно написать выражение «с нуля»  или выбрать одно из готовых выражений  для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени.

     Построитель выражений можно запускать из большинства областей Microsoft Office Access 2007, где выражения создаются вручную, например из свойстваДанные элемента управления или свойства Условие на значение поля таблицы. Как правило, если отображается кнопка Построить , ее можно нажать для запуска построителя выражений.

 Поле выражения

     Верхняя область построителя содержит поле выражения, применяемое для формирования выражения. Можно ввести выражение в поле вручную или выбрать нужные элементы из трех столбцов в нижней области построителя, а затем вставить их в поле выражения. Чтобы добавить элемент, дважды щелкните его и нажмите кнопку Вставить.

 Кнопки операторов

     В средней части построителя выражений  отображаются кнопки для вставки  в выражение наиболее распространенных арифметических и логических операторов. Чтобы вставить оператор в поле выражения, нажмите соответствующую кнопку. Чтобы отобразить более длинный список операторов, которые можно использовать в выражениях, щелкните папкуОператоры в левом нижнем столбце, содержащую элементы выражения, а затем щелкните нужную категорию в среднем столбце. В правом столбце отобразятся все операторы выбранной категории. Чтобы вставить оператор, дважды щелкните его.

 Элементы выражения

     В нижней области содержатся три столбца.

     В левом столбце отображаются папки  с таблицами, запросами, формами  и отчетами в базе данных, а также  доступные встроенные функции и  заданные пользователем функции, константы, операторы и часто используемые выражения.

     В среднем столбце отображаются определенные элементы или типы элементов из папки, выбранной в левом столбце. Например, если выбрать в левом столбце Встроенные функции, то в среднем столбце появится список типов функций.

     В правом столбце выводится список значений (если они существуют) для элементов, выбранных в левом и среднем столбцах. Например, если выбрать в левом столбце Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом столбце будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

     Для создания выражения пользователь вводит в поле выражения текст и вставляет  туда элементы из других областей построителя  выражений.    Например, можно  щелкнуть левый нижний столбец для  отображения всех объектов в базе данных, а также доступных функций, констант, операторов и типичных выражений. При выборе элемента в левом столбце содержимое других столбцов изменяется соответствующим образом. Например, если пользователь дважды щелкает элемент Таблицы в левом столбце, а затем выбирает имя таблицы, в среднем столбце отображаются поля данной таблицы. Если дважды щелкнуть элемент Функции в левом столбце, а затем выбрать Встроенные функции, то в среднем столбце отобразятся все категории функций, а в правом — функции в этих категориях. Если дважды щелкнуть функцию, то в поле выражения отобразятся функция и текст заполнителя, указывающий требуемые аргументы. Например, если дважды щелкнуть функцию IIf, построитель выражений добавит в поле выражений следующее: