Место и роль коммуникаций в системе управления

Оглавление

 

Введение 

Место и роль коммуникаций в системе управления 3

  Вертикальные и горизонтальные комуникации………………………………4

Заключение 9

   Список литературы 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Согласно исследованиям  руководитель от 50 до 90% всего времени  тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решении, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет  три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

Тема коммуникаций актуальна  так, как они имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно опросу американских исследователей 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Место и роль коммуникаций в системе управления

 

Обмен информацией включен как  важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или  не действуют, это отрицательно сказывается  на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

• руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;

• происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников;

• в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

• работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных  целей управления в организации  является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Сам термин “коммуникация” (от лат. — communicatio — делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Термин “коммуникация” быстро стал общепринятым, однако его распространение  вовсе не означало, что коммуникации превратились в одну из важных составляющих социальных исследований. Только развитие различных концепций организаций  придало актуальность проблемам, связанным  с построением и функционированием  коммуникационных сетей.

 

Вертикальные и горизонтальные коммуникации

 

Организация — многоуровневая структура  с уровнями руководства и подчинения. Такая структура эффективно функционирует  только при существовании хорошо налаженной связи между всеми  уровнями. Так, если на верхнем уровне руководства появляется необходимость  воздействовать на поведение подчиненных, то приказ, распоряжение, указание не только должны дойти до низшего уровня, но и распространиться по всем структурным  единицам данного уровня. Поэтому  целесообразно проводить анализ как вертикальных, так и горизонтальных организационных коммуникаций.

Вертикальные каналы коммуникации должны связывать все уровни управления организации в единое целое. Для  этого информацию следует направлять, прежде всего, сверху вниз. Именно таким  образом руководство доводит  до подчиненных сведения о текущих  задачах, рекомендуемых методах  действий, применяемых санкциях и  вознаграждениях, об изменении организационных  норм и нормативов, а также организационной  структуры и технологии. Через  систему нисходящих связей руководство  организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации  относительно главных организационных  целей; коррекцию поведения, установок  и поведенческих стереотипов  исполнителей на всех уровнях, координацию  действий; поддержание и упрочение  авторитета власти и контроля.

Восходящие потоки информации в  направлении снизу вверх, т.е. в  направлении подчиненные — руководитель, представляют собой каналы обратной связи процесса управления. При этом руководители высших уровней получают информацию о проблемах и текущих  делах в каждом подразделении  организации, что позволяет им постоянно  корректировать и изменять меры воздействия  на поведение подчиненных всех нижестоящих  уровней. Подчиненные могут использовать восходящие потоки информации, чтобы  довести до сведения высшего руководства  информацию о частных проблемах  подразделений и отдельных работников, а также о событиях, выходящих  за рамки контроля со стороны формальной структуры организации.

К наиболее приоритетным задачам организационной  деятельности, безусловно, относится  развитие восходящих потоков информации, придание им такой же значимости для  управления, как и у нисходящих потоков. Это возможно при переводе отношений между руководителями более высоких уровней и подчиненными в режим диалога, при котором:

• подчиненные участвуют в решении ключевых проблем организации;

• подчиненных постоянно информируют обо всех успехах и проблемах организации;

• появляется возможность использования и реализации инициативы исполнителей, учета и практического применения новых идей, изобретений, коллективного опыта работников организации.

Горизонтальные каналы коммуникации в организации представляют собой  пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации. Горизонтальные коммуникации реализуются в виде обмена информацией  на совещаниях высших руководителей, руководителей  среднего уровня, низшего звена управления, на собраниях исполнителей, а также  в неформальных коалициях, кружках  коллег, в ходе трудовой деятельности и т.д.

Уже только перечисление возможных  горизонтальных каналов показывает их необыкновенное разнообразие и свидетельствует  о больших возможностях для управления деятельностью организации и  наиболее полного обеспечения информацией  членов организации всех уровней. Для  функционирования горизонтальных каналов  коммуникации особенно важно наличие  неформальной структуры организации.

В целом горизонтальные каналы коммуникации в организации призваны решать следующие  задачи:

• передачу информации не директивного, но совещательного характера;

• уточнение целей и задач подразделений исходя из конкретных ситуаций в каждом из подразделений;

• взаимодействие специалистов различного профиля из разных подразделений организации, что способствует комплексному решению поставленных высшим руководством задач;

• формирование неформальной структуры организации, решающей задачи, которые невозможно решать в официальных рамках.

Коммуникации организации с  внешней средой в современных  российских условиях направлены на рыночный и институциональный уровни. Основной целью такого рода коммуникаций является создание баланса между входом и  выходом организации как системы  и информационное обеспечение этого  баланса.

Такие коммуникации должны быть ориентированы  на различные адресные аудитории (рядовых  потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государственные органы исполнительной и законодательной власти и т.д.). Помимо решения текущих вопросов обеспечения баланса между организацией и внешней средой коммуникации такого рода решают следующие проблемы:

• создание “имиджа” организации на местном, государственном и международном уровнях;

• обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекламы);

• воздействие на разработку законов, постановлений, касающихся деятельности данной организации (например, используя группы давления).

Еще одним основанием для типологии  коммуникаций в организации может  служить степень их формализации.

Формальные коммуникационные связи  стандартизируют взаимоотношения  между коммуникатором (передающим информацию) и реципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Эти связи  обладают высокой устойчивостью  и надежностью и направлены на достижение организационных целей.

Неформальные коммуникационные связи  возникают в том случае и там, где формальные связи не могут  удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью  и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп  и отдельных личностей. Так, неформальные связи используются для информационного  обеспечения взаимодействия между  подразделениями (горизонтальные деловые  связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению  к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так  и вертикальными (например, дружеское  общение между лидером и рядовым  членом группы).

Помимо перечисленных выделяют письменные и устные коммуникации в  организации.

В процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.  Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы  таковы:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы  облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать  их. Однако коммуникации - это сложный  процесс, состоящий из взаимозависимых  шагов. Каждый из этих шагов очень  нужен для того, чтобы сделать  наши мысли понятными другому  лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем  думать о том, что делаем, смысл  может быть утрачен.

Согласно исследованиям, от 50 до 90% всего времени тратится на коммуникации, в том числе неформальные. Именно потому, что обмен информацией  встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. Это означает, что для успеха индивидов и  организаций необходимы эффективные  коммуникации.

Неформальные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев  неформальных коммуникаций. Коммуникативная  структура в той степени, в  какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности  организации. Она является основным средством обучения и совершенствования  менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим  прогрессом и использованием передовых  технологий.