АИС Библиотека

Рис. 6. Запрос «Книги, выданные зимой»

Запрос «Книги, выданные зимой» показывает, какие книги были выданы в зимние месяцы.

Рис. 7. Запрос «Поиск книги по автору»

Запрос «Поиск книги по автору» позволяет отыскать книгу по ФИО автора.

Рис. 8. Запрос «Книги изданные раньше 2000 года»

Запрос «Книги изданные раньше 2000 года» отображает все книги, год  издания которых раньше 2000 года.

Рис. 9. Запрос «Книги, находящиеся на руках»

Запрос «Книги, находящиеся на руках» показывает те книги, которые были выданы читателю но не возвращены им.

Рис. 10. Запрос «Поиск книги по интересующему жанру»

Запрос «Поиск книги по интересующему  жанру» позволяет найти книгу  по интересующему жанру.

Рис. 11. Запрос «Постоянные читатели»

Запрос «Постоянные читатели»  показывает тех читателей, которые  брали книги в данной библиотеке 3 и более раз.

Рис. 12. Перекрестный запрос «Учет выдачи»

Перекрестный запрос «Учет выдачи»  выводит читателей и номер  книги, которая была взята конкретным читателем, а также подсчитывает количество книг, которое брал читатель в библиотеке.

2.5. Формы

Работа  с данными в режиме таблицы  имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются  на экране и приходится прибегать  к различным манипуляциям, чтобы  оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или  более таблиц) вы можете создать  формы для просмотра данных в  более удобном виде. Форма может  служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

Любая форма  строится на основе Access-таблицы или  запроса. Имена полей извлекаются  из спецификации таблицы, а поля в  форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.

В Access 2007 существует несколько способов создания форм:

Таблица 4 Способы создания форм

Автоформа	Автоматическое создание формы с  использованием одного из стандартных  шаблонов. Это наиболее простой и  быстрый способ создания формы.
Мастер форм	Создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы  мастер предлагает на выбор стандартные  шаблоны и стили оформления.
Конструктор	Создание формы на основе пустого  бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также  предназначен для обработки готовых  форм.
Сводная диаграмма	Создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица	Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP

Существует несколько разновидностей автоформ:

Форма —  создание формы для ввода данных по одной записи за раз

Разделенная форма — создание разделенной формы, в верхней части которой отображается таблица, а в нижней – форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.

Несколько элементов — создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку

При каждом открытии сохраненной формы обновляются  данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря  этому содержимое формы всегда соответствует  информации в таблицах или запросах.

Перечень  форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:

Рис. 13. Форма «Личные данные о читателе»

Форма «Личные данные о читателе» показывает все поля, относящиеся к сведениям о читателе. Вид представления формы выбран в виде столбца, что позволяет просматривать каждого читателя отдельно.

Рис. 14. Форма «Сведения о книге»

Форма «Сведения о книге» выполнена в ленточном виде и позволяет просматривать большое количество полей одновременно.

Рис. 15. Форма «Учет выдачи»

Форма «Учет выдачи» представлена в ленточном виде и показывает все поля, относящиеся к учету о выдачах и возвратах книг.

Рис. 16. Форма «Читатель и бравшиеся им книги»

Форма «Читатель и бравшиеся  им книги» представляет собой подчиненную  форму, включающую в себя таблицу  «Учет выдачи» и позволяет  просмотреть данные о читателе и  книгах, взятых им.

Рис. 17. Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма представляет собой форму, которая позволяет  производить операции открытия запросов, форм и отчетов, путем нажатия  соответствующей кнопки в области  формы.

2.6. Отчеты

Отчеты  используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном  для пользователя формате (с заголовками  и номерами страниц).

Больше  всего сведений в отчете берется  из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для  отчета. Другие сведения вводятся при  разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

• данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;
• отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);
• обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

Отчеты  можно создавать двумя способами:

1. при помощи мастеров отчетов/авто - отчетов;
2. «вручную».

Рис. 18. Отчет «Полная информация о книге»

Отчет «Полная информация о книге» выводит полную информацию о книге и представлен в виде столбца.

Рис. 19. Отчет «Сведения о читателе»

Отчет «Сведения о читателе» сортирует читателей по номеру читательского билета и представлен в ленточном виде.

Рис. 20. Отчет «Учет выданных книг»

Отчет «Учет выданных книг» позволяет просмотреть данные о выдачах книг, сроках использования.

2.7. Макросы

Удобно  разрабатывать макросы для автоматизации  несложных процессов, таких как  открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.

При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций  Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в процессе проектирования АИС, можно прийти к выводу, что правильная организация хранения и представления данных является неотъемлемой частью для успешного функционирования АИС. Огромную роль в создании АИС в MS Access играют такие полезные функции, как создание запросов, которые позволяют делать выборку необходимых полей из большой совокупности данных, а также производить арифметические и логические операции над этими полями.

Формы играют существенную роль в организации АИС, поскольку они создаются непосредственного для изменения или дополнения данных в таблицах через сами формы, а также формы более наглядно представляют информацию, содержащуюся в таблицах. Отчеты являются не менее важными элементами информационной системы, поскольку через создание отчетов можно распечатывать данные из информационной системы на бумагу, предварительно выбрав необходимые уровни группировки данных, что очень удобно при работе с большими объемами данных. 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных / Пер. с англ. 6-е изд. К.: Диалектика, 1999.
2. Замулин А. В. Системы программирования баз данных и знаний. Новосибирск.: Наука. Сиб. Отд., 2002.
3. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. / Пер. с англ. М.: Мир, 2000.
4. Романов Б. Л., Кушниренко А. С. dBase IV. Назначение, функции, применение. М.: Радио и баз данных, 1999.
5. Ульман Дж. Основы систем баз данных. М.: Финансы и статистика, 2003.
6. Бородаев В. А., Кустов В. Н. Банки и базы данных. Уч. пособие. Л.: ВИКИ, 2000.
7. Кузнецов С. Д. Введение в СУБД: часть 4.// Системы Управления Базами Данных, №4, 1999. —  С. 114-122.
8. Практическое руководство Маклаков С.В. «BPwin и Erwin: case-средства для разработки информационных систем».