Программное обеспечение экономических информационных систем. Галактика

3. Современный этап

     Современный (третий) этап развития бухгалтерских  систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

     Отличительные моменты:

• Применение компьютеров, установленных на рабочем месте

пользователя, где решение задач выполняется  бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;

• Формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей,

обеспечивающих  интегрированную обработку экономических  задач различных подразделений  предприятия (организации, фирмы);

• Существенное увеличение состава бухгалтерских расчётов,

выполняемых вычислительной техникой;

• Создание единой распределенной базы данных предприятия для

различных подразделений;

• Возможность формирования машиной первичных бухгалтерских

документов, что обеспечивает переход к безбумажной  технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

• Интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;
• Возможность организации информационно-справочного

обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.

    Первый  вид информационного обеспечения связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных).

     Файлы условно-постоянной информации создаются  однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учёта основных средств, персональные карточки работающих.

     В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчётов.

     В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить три этапа: подготовительный, начальный и основной.

     Подготовительный  этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

     Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически, по мере поступления данных.

     Программа ввода документов предусматривает  выполнение следующих функций:

• составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки;
• автоматический  ввод  в документ  справочных  и условно- постоянных признаков (поставщики, цена);
• преобразование введённой цифровой информации в алфавитную;
• автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;
• удаление неверных документов;
• контроль и корректировка неверной информации;
• печать первичного документа;

       • дублирование документов.

     Начальный этап заканчивается размещением  данных документов в базовые массивы.

     Основной  этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчётных форм. Этот этап происходит путём обращения к блоку меню «Отчёты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость». В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчётов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчёту в нём итоговых данных. В результате формируется отчётная сводка, которая затем выдаётся «На печать».

     Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учёта, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учёта на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ), формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется годовым модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчётности (режим «перенос проводок»).

     Важным  элементом реализации технологии обработки учётных задач является его программное обеспечение. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных предприятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведётся многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт»,   «Хакерс-Дизайн».   Основой   классификации функциональных пакетов бухгалтерского учёта может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие.

     Пакеты  мини-бухгалтерии предназначены  для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учёта. Программы, ориентированные на малый бизнес, под общим названием «Проводка — Главная книга — Баланс», выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета. Наиболее известные пакеты этого класса: «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио».

     Пакеты  мини-бухгалтерии просты в освоении и работе, рассчитаны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики. Например, автоматическое ведение журнала хозяйственных операций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автоматическое составление сводной бухгалтерской отчётности.

     Пакеты  «Интегрированная бухгалтерская система» рассчитаны на ведение малого и среднего бизнеса. Главной особенностью пакетов является их модульное построение. Основой пакета, как и для малых предприятий, является модуль «Проводка — Главная книга — Баланс», в который встроены модули по некоторым участкам учёта, где ведётся развернутый аналитический учет. Например, по таким участкам учёта, как: учёт заработной платы, материалов, основных средств, касса, банк, договор, поставщики, ведение аналитического учёта осуществляется в независимом режиме, но впоследствии происходит их интеграция в модуле «Проводка — Главная книга — Баланс», где обеспечивается составление сводной бухгалтерской отчётности. Лучшими пакетами этого класса признаны «Парус», «Компех+», «Бемби+», «Бухкомплекс», «Суперменеджер».

     Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учёта» являются самой старой формой существования бухгалтерских программ. Создание определенных программ под каждый раздел учёта сложилось исторически еще до появления современных персональных компьютеров. Пакеты этого класса являются наиболее рациональными для средних и крупных предприятий и предусматривают наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по от дельным участкам бухгалтерского учета. Состав пакетов комплекса следующий: «Проводка — Главная книга - Баланс», учёт труда и заработной платы, учёт основных средств, учёт затрат на производство, учёт финансово-расчетных операций, учёт готовой продукции, учёт фондов, учёт финансовых результатов, анализ финансового состояния предприятия. Состав традиционного комплекса бухгалтерских задач может быть расширен за счет создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. При этом необходимо соблюдать главный принцип — пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы. 
 

1.2. Классификация БИС.

    Мини-бухгалтерия. Пять лет назад программы этого класса только зарождались. В 1994 г. отмечен пик числа производителей, предлагающих этот класс. Сегодня многие подобные разработки интенсивно вытесняются программными продуктами лидеров. Некоторые производители предлагают более совершенные системы.

    Интегрированная бухгалтерская система (ИБС). Сегодня класс ИБС является одним из наиболее распространенных.

    Бухгалтерский конструктор (бухгалтерская система с расширенными инструментальными возможностями). Выполнение таких операций, как расчёт износа основных средств, оценка запасов товарно-материальных ценностей, расчёт заработной платы, калькуляция себестоимости, переоценка валютных счётов, распределение прибыли, движение и взаимодействие первичных документов в крупной бухгалтерии между различными участками учёта, «конструкторы», как правило, без соответствующих настроек не могут осуществить. Однако при овладении специальным языком можно самостоятельно научить программу выполнять любые расчёты, выдавать ведомости, отчеты. По сути, этот класс программ появился как результат переориентации разработчиков на массовый тираж. Принципиально невозможно заложить в одну программу специфику учёта тысяч бухгалтерий. Поэтому такие системы стали делать универсальные заготовки, из которых с помощью настроек можно сделать программу, подходящую для любой фирмы. Эти универсальные системы более устойчивы, свободны от ошибок, не связаны с конкретной спецификой той или иной фирмы. Программы менее уязвимы для быстроменяющегося законодательства.

    Бухгалтерский комплекс (бухгалтерский комплекс АРМ). Бухгалтерский комплекс является самой старой формой существования бухгалтерских программ. Развитие технологии здесь идёт в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учёта, в создании новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса.

    Бухгалтерия-офис (система автоматизации управления предприятием). Если посмотреть на этот класс со стороны управляющих, учредителей, менеджеров, то данный класс можно назвать «Корпоративная система управления финансами и бизнесом». Бухгалтерская составляющая (при всей её значимости) здесь перестает быть главенствующей. Важным становится взаимосвязь всех составных частей системы, возможность эффективного управления предприятием и получения прибыли.

    Эккаунт кутюр (индивидуально дорабатываемые и внедряемые системы на базе типового бухгалтерского ядра). Системы данного класса предназначены для разборчивых и состоятельных клиентов или для крупных объектов. Устанавливаются ПС чаще всего самой фирмой-разработчиком. Обязательно обеспечивается доработка программ под конкретного заказчика, с предоставлением развитых дополнительных услуг. Продукты и услуги этих систем самые дорогие.

    Отраслевые  системы с бухгалтерским  учетом. В большинстве случае основным стержнем этих систем является бухгалтерский комплекс АРМ (или его фрагменты), к которому присоединены специализированные отраслевые АРМы. Наиболее распространены и проработаны отраслевые системы «Торговля», «Бюджетные организации», «Промышленность», «Строительство», «Аудит», «Страхование», «Банковские структуры».

    Финансово-аналитические  системы. Системы, относящиеся к данному классу, начали формироваться примерно в 1994 году. Условно можно выделить следующие подклассы: «Системы анализа хозяйственной деятельности предприятия» и «Системы для работы с инвестиционными проектами».

    Правовые  системы и базы данных (ПБД). К этому классу относятся системы для работы, хранения и регулярного обновления в компьютере сборников нормативных документов.

    Необходима  комплексная, всеобъемлющая классификация, отвечающая требованиям системного анализа и помогающая правильно ориентироваться в выборе того или иного пакета.

    Классификация пакетов:

    1. Бухгалтерские пакеты предназначены  и создаются для работы в  различных операционных средах (оболочках). В зависимости от этого они  подразделяются на бухгалтерские  пакеты под: DOS, WINDOWS 3.0, WINDOWS 3.11, Windows 95, Windows NT, OS/2.