Консультант располагается в отделе работы с клиентами.
Его обязанности включают:
- прием индивидуальных заказов клиентов;
- подбор необходимой конфигурации компьютера;
- консультация по вопросам покупки в кредит;
- консультация по тактико-техническим характеристикам продаваемого товара;
- предоставление по требованию «Книги жалоб и предложений» для занесения информации о недостатках в обслуживании, предложений по улучшению работы отделов фирмы и т.п.
1.1.4.2 Сведения об условиях эксплуатации объекта
автоматизации и характеристиках окружающей
среды.
В фирме работают служащие с высшим
образованием и средним специальным.
Систему предполагается
использовать на рабочих местах сотрудников.
В магазине она предполагается
использоваться для учета продажи
товара, печати гарантийного талона.
На складе она используется для учета имеющихся товаров,
поиска, добавления, удаления, изменения
категорий, названия и описания товара,
а также его количества.
В офисе она используется
для распределения заказов по
поставщикам, печати отчетов по продажам.
Изменение цены товара. Формирование списков товаров для
завоза в магазин.
В гарантийном отделе
она используется для регистрации
заявок.
В отделе работы с клиентами
она используется для поиска, фильтра
товаров, формирования списка конфигурации;
получения справочной информации по товару.
1.1.5 Требования к системе.
1.1.5.1 Требования к системе в целом.
Система должна удовлетворять
следующим требованиям:
- надежности;
- безопасности;
- требования к защите информации от несанкционированного доступа. Должна быть предусмотрена защита от несанкционированного доступа к данным, ввода данных, их удаления;
– данные должны храниться в соответствии
с имеющимися документами;
– система должна быть доступна с любого
компьютера в локальной сети фирмы;
– информация, хранящаяся в системе, должна
быть защищена от аварийных ситуаций,
влияния внешних воздействий (радиоэлектронная
защита);
– квалификация персонала. Персонал должен
быть обучен правилам работы с системой,
при этом не обязательно наличие специального
технического образования.
1.1.5.2 Требования к функциям (задачам), выполняемым
системой.
Функции, выполняемые
подсистемами объекта автоматизации:
- выдача информации о товарах, имеющихся на фирме. Это может быть результат поиска, фильтр по определенному критерию либо список всех доступных товаров. Данная информация включает название товара, его категорию, краткое описание, цену и другие необходимые характеристики. Также указывается место его физического расположения (в магазине, на складе или у поставщика под заказ). Без использования автоматизированной системы поиск определенного товара занимает достаточно долгое время, кроме того, велика вероятность ошибки, особенно если ассортимент товаров велик. Сообщение неверной информации о наличии товара клиенту или при подведении баланса либо учета товаров может привести к неприятным для фирмы последствиям вплоть до потери клиента, снижения доходов и репутации фирмы. Также необходимы дополнительные ресурсы в виде бумаги и чернил для частой распечатки меняющегося набора товаров и время на постоянное корректирование этого списка вручную. Возрастает риск потери информации о товаре при частом ручном изменении данных. Автоматизированная система позволяет систематизировать эту информацию, хранить сколь угодно долго, поиск осуществляется за считанные секунды, исключены ошибки, возникающие при ручной обработке. Изменение набора данных возможно в любой момент и результаты изменений отразятся во всех последующих запросах. Также не требуется дополнительная площадь, дорогостоящие расходные материалы и затраты как трудовые, так и денежные;
- формирование отчетов по продажам, гарантийных талонов, списков заказов, ежедневных прайс-листов. Обычно создание отчета вручную занимает значительное время (даже если используются данные в электронном формате). При этом велика вероятность ошибок, не говоря уже о соблюдении единого формата и стиля. При использовании автоматизированной системы формирование отчета занимает доли секунды, исключены ошибки, возможен выбор отчетного периода, гарантирована актуальность и достоверность информации, при этом заполнение всех полей производится автоматически, что не требует дополнительных усилий со стороны пользователя. Кроме того, при формировании отчетов используется единый шаблон, что позволяет унифицировать документацию фирмы;
- подбор заказа клиента в соответствии с его пожеланиями (конфигурация компьютера, набор комплектующих, периферии и т.п.). В реальных условиях при работе с клиентом консультант тратит много времени на подбор специфического заказа либо конфигурации компьютера по определенным параметрам (обычно суммарная стоимость). Автоматизированная система позволяет динамически формировать список заказа из имеющихся элементов по определенным категориям, при этом одновременно оценивая суммарную стоимость. Если задан ценовой потолок, то на любом отдельно взятом этапе формирования списка возможен фильтр имеющихся товаров по возможности их включения в заказ с позиции цены. Возможно создание сколь угодного количества вариантов конфигураций с возможностью сохранения, перенесения их в список заказов или распечатки. Все это позволяет более эффективно и быстро удовлетворить все требования клиента с максимальной выгодой для обеих сторон;
- внесение новых видов товаров базу. Как правило, учет поступления новых товаров либо появление на рынке абсолютно новых наименований товарок в современных условиях происходит достаточно часто, что вынуждает часто пересматривать закупочную стратегию фирмы. Применение автоматизированной системы позволяет легко и быстро зафиксировать новое наименование товара и задокументировать все его характеристики. При этом осуществляется структурирование товара по различным категориям (производитель, тип, класс и др.), контроль ошибок при вводе (в т.ч. применение выпадающих списков) и немедленное обновление данных у других пользователей, что обеспечивает постоянную актуальность данных;
- фиксация фактов продажи товаров. При продаже любого товара в компьютерной фирме производится ряд рутинных операций, последовательность которых в большинстве случаев неизменна. Обычно в этот набор входит проверка наличия товара и сверка его отличительных характеристик с характеристиками выбранной клиентом модели, оплата товара в соответствии с его ценой, запись в журнал отметки о продаже, выдача гарантийного талона. И это только для одной единицы товара! Кроме значительных временных затрат, на каждом из которых возможны ошибки, влекущие за собой погрешности в отчетности и т.п. Автоматизированная система позволяет работать в пакетном режиме, осуществляя вышеприведенные операции одновременно для нескольких видов товаров, уменьшая счетчик экземпляров товара, имеющихся в наличии; автоматически генерировать гарантийный талон для купленных товаров, вносить отметки о продаже товара, которые делают возможным в любой момент подвести баланс фирмы, вывести статистику или провести переучет;
- внесение отметок о гарантийном обслуживании. Как правило, техническая поддержка клиентов требует учета проданных товаров и гарантийных талонов для последующей их сверки с клиентскими в случае требования гарантийного обслуживания. Данная документация занимает много места в бумажном виде, кроме того, неудобно осуществлять поиск. Хранение же ее в электронном виде с помощью универсальных программных средств (как текст или в виде электронных таблиц) требует постоянной синхронизации с другими отделами фирмы (торговым залом, офисом), иначе информация быстро устареет. Использование автоматизированной системы позволяет централизировать данные, упростить проверку подлинности гарантийного талона и ведение учета произведенных ремонтов и замен, минимизировать ошибки. Также это ускорит проведение гарантийного обслуживания, сведя к минимуму бумажную волокиту, что приведет к снижению неудобств, принесенных клиенту;
- просмотр и коррекция глобального списка заказов. В данной фирме существует несколько отделов, два из которых (офис и отдел работы с клиентами) могут производить заказ товара. При этом возникает необходимость синхронизации их работы. Применение автоматизированной системы позволяет решить эту проблему, применяя глобальный список заказов, который можно просмотреть и скорректировать в любой момент. Там же можно распределить заказы по поставщикам, причем система подскажет наиболее выгодные цены и возможные сроки доставки. Это ускоряет планирование работы фирмы и увеличивает товарооборот вследствие более оперативной и продуманной политики заказов;
- формирование диаграмм распределения доходов по товарам, покупательской активности, что поможет при анализе рынка и выборе стратегий развития фирмы. Обычно такой анализ требует много времени и статистических вычислений, в которых легко сделать ошибку. Автоматизированной система позволяет подвести итоги и сделать статистический анализ выбранных процессов за считанные секунды в любой момент, выбрав наиболее адекватный способ отображения информации в виде графика либо диаграммы с применением масштабирования;
- манипулирование практически всей информацией, содержащейся в базе данных – добавление, изменение, удаление сотрудников, категорий товаров, оптовых поставщиков и т.п. В отличие от бумажных носителей, представление информации в электронном виде позволяет ее редактировать неограниченное количество раз, удалить или добавить новые данные в любой момент. Это обеспечивает беспрецедентную гибкость, а наличие возможностей резервного копирования и ведения журнала изменений позволяет произвести откат в случае ошибочного удаления либо изменения данных.
1.1.5.3 Требования к видам обеспечения.
Программное обеспечение
системы не должно зависеть от аппаратных
средств компьютера. Необходимое
программное обеспечение: MS ACCESS 2000, MS Word 2000, MS SQL Server 2000.
1.2 Постановка задачи
При деятельности компьютерной фирмы неизбежно происходит
увеличение числа и видов товаров, увеличивается
количество данных о поставщиках, сотрудниках,
клиентах, появляются новые товары и новые
поставщики. В результате чего работникам
приходится обрабатывать все большие
объемы информации, связанной с товарами.
При работе с бумажной документацией неизбежны
огромные затраты времени, что непозволительно.
Поэтому проблема организации электронного
хранилища данных, обеспечивающего быстрый
и удобный доступ к информации, является
достаточно актуальной для ее разработки.
Создание базы данных
позволит автоматизировать процесс
получения:
- информации о компьютерных комплектующих, периферийных устройствах и готовых решениях, имеющихся в данный момент на фирме, а также предоставляемых оптовыми поставщиками. Эта информация необходима продавцам для учета проданных товаров и выдачи гарантии; менеджеру фирмы для своевременного заказа пользующихся спросом товаров или изменении ценовой политики фирмы; консультанту для оперативной выдачи справки об имеющихся товарах и подбору индивидуального заказа клиента. Отчет будет содержать все сведения о товаре и его местонахождении, а также ассортимент поставщиков по отдельно взятому товару;
- отчета по продажам. Информация необходима для менеджера фирмы, который следит за спросом на товары. В отчете содержится информация о количестве проданного товара;
- гарантийных талонов и кредитных договоров. Информация необходима продавцам и гарантийному отделу. Гарантийный талон содержит наименования и серийные номера всех экземпляров купленных товаров, а также дату покупки и гарантийные сроки обслуживания для каждого товара. Кредитный договор содержит информацию о лицах заключивших данный договор и условиях его заключения, как-то: сумма первоначального взноза, размер и сроки помесячной выплаты;
- информации о сотрудниках, работающих на фирме. Информация необходима директору. Отчет будет содержать все сведения о выбранных сотрудниках;
- информации об оптовых поставщиках, с которымы работает данная фирма. Информация необходима директору. Отчет будет содержать все сведения о выбранных оптовых поставщиках товаров.
2 Технический проект
информационной системы
2.1 Функциональная
модель
2.1.1 Контекстная
диаграмма и диаграммы детализации процессов
Первая диаграмма в
иерархии диаграмм IDEF0 изображает функционирование в целом.
Такие диаграммы называются контекстными.
В контекстные диаграммы входит
описание цели моделирования, области
(описания того, что будет рассматриваться
в качестве компонента системы, а что в
качестве внешнего воздействия) и точки
зрения (позиции, с которой будет строиться
модель).
После того как контекст
описан, проводится построение следующих
диаграмм в иерархии. Каждая последующая
диаграмма является более подробным описанием
(декомпозицией) одной из работ на диаграмме
вышестоящего уровня.
Контекстная диаграмма
представляет собой схему организации
работы компьютерной фирмы. Входными данными
является информация о сотрудниках,
поставщиках, новых товарах, сервисных
центрах, заявки и пожелания клиентов.
Результатом функционирования является
информация об имеющихся товарах и их
розничных ценах, гарантийные талоны,
прайс-листы, конфигурации готовых решений,
различные отчеты по продажам, гарантийному
обслуживанию и кредитные договоры. Управляющей
информацией является Закон РБ «О цеообразовании»,
устанавливающий нормы наценки; а исполнителями
– сотрудники фирмы. (рисунок 1).
Рисунок 1 – Контекстная диаграмма
В дальнейшем диаграмма
разбивается на уровни. Первый уровень – это диаграмма
(рисунок 2), с помощью которой производится
детализация основного процесса, находящегося
на контекстной диаграмме. Контекстную
диаграмму разбиваем на 5 блоков в соответствии
с имеющимися в фирме отделами.
Рисунок 2 – Декомпозиция процесса A0 “Организовать
работу компьютерной фирмы”
Все полученные блоки – «Организовать работу офиса»,
«Организовать работу магазина», «Организовать
деятельность отдела работы с клиентами»,
«Организовать работу склада», «Организовать
работу гарантийного отдела» - также подлежат
дальнейшей детализации в соответствии
с функциями, которые выполняют отделы
(рисунок 3, 4, 5, 6, 7).
Рисунок 3 – Декомпозиция процесса A1 «Организовать
работу офиса»
Рисунок 4 – Декомпозиция процесса A2 «Организовать
работу магазина»
Рисунок 5 – Декомпозиция процесса A3 «Организовать
деятельность отдела работы с клиентами»
Рисунок 6 – Декомпозиция процесса A4 «Организовать
работу склада»
Рисунок 7 – Декомпозиция процесса A5 «Организовать
работу гарантийного отдела»
Блок «Организовать работу офиса» разбиваем
на 2 блока в соответствии с работающими
там сотрудниками – «Организовать работу
директора фирмы» и «Организовать работу
менеджера». Полученные блоки подлежат
дальнейшей детализации в соответствии
с функциями, которые выполняют сотрудники
(рисунок 8, 9).
Рисунок 8 – Декомпозиция процесса A1.1 «Организовать
работу директора фирмы»
Рисунок 9 – Декомпозиция процесса A1.2 «Организовать
работу менеджера»
2.1.2 Диаграмма дерева
узлов
Диаграмма дерева узлов показывает иерархию процессов
в модели и позволяет рассмотреть всю
модель целиком, но не показывает взаимосвязи
между процессами. Она имеет вид традиционного
иерархического дерева, где верхний узел
(прямоугольник) соответствует работе
с контекстной диаграммы, а последующие
нижние узлы представляют собой дочерние
уровни декомпозиции. Можно также создать
диаграмму дерева узлов лишь для некоторой
части модели.
На диаграмме дерево
узлов нижний уровень детализации
представляется в виде списка,
остальные процессы в виде прямоугольников.
Диаграмма дерева узлов
проектируемой базы данных представлена на рисунке 10.
Рисунок 10 – Диаграмма
дерева узлов
2.2 Информационная
модель
2.2.1 Идентификация
сущностей и связей. ER-диаграмма логического
уровня.
Erwin имеет два уровня представления модели
– логический и физический. Логический
уровень – это абстрактный взгляд на данные.
Объекты модели, представляемые на нем,
называются сущностями и атрибутами. Логическая
модель данных является универсальной,
т.к. не зависит от конкретной СУБД.
Для отображения информационной
модели рассматриваемого процесса на логической модели используются следующие
сущности:
- «Поставщик» - для хранения информации об оптовых поставщиках продукции;
- «Поставщик_Товар» - информация об ассортименте товаров, предлагаемых отдельно взятым поставщиком;
- «Товар» - хранит подробные сведения о каждом товаре и его местоположении;
- «Сервисный_центр» – информация об авторизованных центрах гарантийного обслуживания, с которыми налажены контакты;
- «Продажа» - хранит информацию о всех совершённых продажах в магазине;
- «Кредитный_договор» - хранит условия договора и информацию о лицах его заключивших;
- «Гарантийный_талон» - хранит информацию о выданном при покупке гарантийном талоне;
- «Серийный_номер» - содержит все серийные номера проданных экземпляров товаров для последующей идентификации экземпляра при гарантийном обслуживании;
- «Готовое_решение» - хранит состав шаблонов конфигураций компьютеров (готовых решений) либо любую другую группу комплектущих, записанных под одним именем.
- «Клиент» - содержит контактные данные о клиентах, заключивших договора для покупки товара в кредит.
- «Сотрудник» - содержит информацию о сотрудниках, работающих на фирме.
- «Гарантийный_журнал» - для записи информации о гарантийном обслуживании товаров.