Системы электронного документооборота

Содержание.

Введение.

1С: Документооборот.

Directum.

Lotus Notes.

PayDox.

DocsVision.

Effect Office.

NauDoc.

Documentum.

LanDocs.

БОСС-Референт.

Сравнительная характеристика на основе преимуществ.

Заключение.

Список используемой литературы:

Введение.

Основой системы документооборота является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система  - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. Проанализируем наиболее популярные разработки в области автоматизации документооборота и делопроизводства.

1С: Документооборот.

Система 1С:Документооборот предназначена прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С ее помощью можно обеспечить контролируемый процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище.

1С:Документооборот состоит из нескольких компонент может работать как в сетевом, так и в удаленном варианте через модем. При работе в сетевом варианте к сети не предъявляется никаких специальных требований и нет ограничений на количество одновременно подключенных пользователей, работающих в одном подсегменте сети. При работе в удаленном варианте используются специализированные протоколы связи, устойчиво работающие на линиях с плохим качеством передачи данных и позволяющие более рационально использовать время соединения.

Опыт внедрения показывает, что наиболее часто документооборот используется для автоматизации следующих видов деятельности:

        учет и движения финансовых бумаг и документов

        приказы, распоряжения и управление подразделениями. Административный контроль

        учет входящей корреспонденции - писем, бумаг, факсов и пр.

        движение различных учетных и регистрационных карточек

        групповая работа над файлами и обмен текстовыми сообщениями

Проведенное исследование показало, что длительность внедрения составляет от 1 недели до 2-3 месяцев в зависимости от количества подключаемых пользователей и удаленности филиалов. Количество подключаемых к системе пользователей составляет от 5 до 200 человек. Дневной трафик документов составляет от нескольких десятков до нескольких сотен по всей организации.

Область применения

Система 1С:Документооборота является универсальным, легко настраиваемым и модифицируемым решением, которое позволяет решить широкий спектр задач, связанных с автоматизацией документооборота и делопроизводства:

        Формализовать технологические (бизнес) процессы, происходящие на Вашем предприятии

        С помощью средств разработчика Вы можете описать конкретный технологический процесс, указать его участников, установить правила обхода участников - маршрутную схему, права и обязанности участников и пр.

        Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации большей части рутинной работы. Большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически.

        Уменьшить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому.

        Отказаться от бумажных технологий. Ряд бумажных документов, циркулирующих в организации, может быть полностью заменен на их электронные версии, что позволит отказаться от поддержки дорогостоящих архивов бумаг и сделать возможным их последующее использование для получения сводных отчетов, статистики и пр.

        Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр.

        Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах. Каждый пользователь имеет возможность защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся информацию

        Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов.

        Вести центральный архив всех циркулирующих документов и составлять к нему запросы. Специальное расширение языка Бейсик, входящего в 1С:Документооборот позволяет составлять как простые, так и сложные запросы к серверу документов.

Принципы работы.

В основе функционирования всей системы лежит понятие электронного документа, как объекта работы сотрудников Вашего предприятия. Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика. Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на WWW сервере и доступны для использования без ограничений.

В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.

Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.

Цены на некоторые продукты в рублях.

1С:Бухгалтерия 8.1 Базовая версия - 3000.

1С:Бухгалтерия ПРОФ версия 7.7+ИТС USB – 10800.              .

1С:Бухгалтерия 8.1 - 9000.

1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация 7.7 сетевая версия на неогр. число пользователей+ИТС USB – 21600.

1С:Зарплата и Кадры 7.7 Проф+ИТС USB – 12600.

1С:Предприятие 7.7. Расчет. Конфигурация Зарплата и Кадры сетевая версия для 3-х пользователей+ИТС USB – 21600.

1С:Предприятие. Расчет. Конфигурация Зарплата и Кадры 7.7 сетевая версия на неограниченное число пользователей+ИТС USB -  43200.

1С:Торговля и Склад 7.7 Проф+ИТС USB – 12600.

1С:Предприятие. Оперативный учет. Конфигурация Торговля и склад 7.7 сетевая версия для 3-х пользователей.+ИТС USB – 21600.

1С:Предприятие. Оперативный учет. Конфигурация Торговля и склад 7.7 сетевая версия на неогр. число пользователей.+ИТС USB – 43200.

Directum.

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Развитие системы идет в рамках концепции "Переход на электронный документооборот – проще, технологии – доступнеее".

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

        Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

        Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).

        Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

        Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

        Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

        Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Lotus Notes.

Lotus Notes и Domino можно по праву отнести к самым выдающимся продуктам за всю историю развития программного обеспечения для бизнеса. C момента появления первой версии Notes в конце 1989 г. миллионы пользователей рассматривают Lotus Notes и Lotus Domino как базовую корпоративную коммуникационную инфраструктуру для коллективного взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов - критически важную для достижения успеха в бизнесе. Сегодня семейство клиент-серверных приложений Lotus Notes и Domino входит в число ведущих программных продуктов в отрасли, и многие компании считают это ПО основой для эффективной и продуктивной работы.

Семейство программных продуктов IBM Lotus Notes и Domino предоставляет практически каждому сотруднику компании весомые аргументы в пользу обновления существующего корпоративного ПО. Пользователи найдут для себя долгожданные новые функции и улучшенную производительность. Разработчики приложений обнаружат новые возможности для эффективного применения своего профессионального опыта и навыков программирования. Системные администраторы получат новые инструментальные средства, упрощающие управление комплексными средами для коллективной работы. И, наконец, руководители увидят очевидный потенциал для сокращения совокупной стоимости владения ИТ-системой.

Когда Вы заполняете какую-то анкету, формуляр, вы создаете документ. Каждый документ представляет из себя набор полей, в которые ввели значения. В основе Lotus Domino лежит понятие документа. Как определяют продукт представители IBM, Lotus Domino - документоориентированные базы данных.

Это задает сферу применения Domino:

        Каталоги, картотеки, справочники, любые хранилища информации, в которых само собой возникает понятие "документа".

        Документооборот (workflow, автоматизация бизнес-процессов) - приложения с довольно сложной логикой (ветвистые маршруты документов, множество различных состояний документа, утверждение и отклонение и т.д.), документы движутся от одного пользователя к другому, отслеживается статус, рассылаются уведомления. Электронный документооборот, системы документооборота, организация документооборота - основная сфера применения Lotus.

        Совместная работа с данными - групповая разработка документов, просмотр документов различными группами пользователей, разделение информации. В отличие от систем электронного документооборота не учитывает маршрутов документов.

        Интернет-приложения, вплоть до сайтов и порталов. Domino имеет в своем составе мощный веб-сервер, позволяющий "на лету" преобразовывать информацию, хранящуюся в базах данных, в стандарты Интернет, доступные для просмотра веб-браузерами.

        Логи, архивы, учет данных.

PayDox.

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

Система электронного документооборота PayDox предназначена для управления корпоративными документами и групповой работой сотрудников. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с отечественными нормами делопроизводства, поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с документами с регистрацией факта ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов. Администраторы системы и продвинутые пользователи могут самостоятельно формировать новые типы документов и отчетов.