Системы электронного документооборота

 

Содержание

Введение                                                                                                    3

 Системы электронного  документооборота                                                  5

 Понятие электронного  документа                                                              10

 О регулировании использования  систем электронного документооборота  13

 Понятие электронно-цифровой  подписи                                                    16

Заключение                                                                                                 23

Список использованных источников                                                           24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Широкое внедрение компьютерной техники во все сферы деятельности человека привело к изменениям в  обществе, пожалуй, не меньшим, чем промышленная революция XIX в. За несколько десятилетий  ЭВМ превратились из чисто "вычислительных" машин в мощные системы по обработке, хранению, передаче информации.

В результате создания глобальных компьютерных сетей произошел настоящий  переворот в области передачи и распространения информации. С  использованием средств удаленного доступа стали проводиться торги, участники которых имеют возможность  совершать сделки, не покидая своего офиса. Поручения о переводе денег  могут передаваться в банк в виде компьютерных данных за считанные секунды. Чтобы заключить договор в  письменной форме, уже необязательно  писать его на бумаге и заверять подписью и печатью - достаточно заверить компьютерный файл с текстом договора электронной цифровой подписью и  направить его по телекоммуникационным каналам партнеру.

Именно компьютеризация  информационной деятельности помогла  человечеству существенно ускорить процессы обработки, поиска, передачи информации, повысить надежность хранения больших ее массивов и тем самым  преодолеть так называемый "второй информационный барьер".

Вместе с тем компьютеризация  привела к возникновению целого ряда проблем, в том числе и  правовых. Традиционные правовые системы  создавались в эпоху, когда главенствующую роль в рыночном обмене занимали материальные товары ("индустриальная цивилизация"), а теперь, когда информация в стоимостном  выражении стала существенной частью рынка, когда новые компьютерные технологии существенно изменили функционирование самого рынка, указанные системы  часто уже не дают адекватных ответов  на многие вопросы. К числу таких проблем можно отнести следующие:

· появление нового типа преступлений - преступлений в сфере  компьютерной информации, связанных  с несанкционированным доступом к компьютерной информации, созданием  и распространением компьютерных вирусов  и т.п.;

· обеспечение правовой охраны программ для ЭВМ; определение правового  режима компьютерной информации, баз  данных;

· регламентация доступа  к базам данных, содержащим сведения о личной жизни граждан, определение  ответственности за несанкционированное  разглашение таких сведений;

· правовое регулирование  использования систем электронного документооборота и в связи с  этим определение правового статуса  электронных документов;

· правовые проблемы, связанные  с функционированием глобальных сетей, трансграничной передачей данных и трансграничными компьютерными  преступлениями, и ряд других.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Системы электронного документооборота

Развитие компьютерных технологий позволило во многих областях заменить бумажный документооборот безбумажным (электронным).

Первые системы электронного документооборота (ЭДО) появились в  банковской сфере. В западной литературе такие системы получили название "системы электронного перевода денежных средств" (The Electronic Funds Transfer Systems (EFTS)). Одна из таких систем SWIFT1 функционирует  с начала 1970-х годов.

В дальнейшем системы ЭДО  стали широко применяться и для  обмена другой коммерческой информацией. (Английское название таких систем Electronic Data Interchange, или сокращенно EDI.) Уже много лет такие системы  используются для продажи и бронирования авиационных билетов; пятнадцать национальных союзов предприятий химической промышленности стран Западной Европы создали специальную  организацию для осуществления  обмена электронными документами; аналогичная  организация была учреждена и  западноевропейскими производителями  автомобилей; транснациональная текстильная  компания "Benetton" использует систему  ЭДО для передачи необходимой  информации между своими подразделениями, занимающимися продажей и производством  продукции.

Даже эти несколько  примеров показывают, насколько широк  спектр применения систем безбумажного документооборота в коммерческой деятельности в индустриально развитых странах. И в такой сфере, как оформление таможенных документов, где, казалось бы, трудно избежать заполнения бумажных форм и бланков, в некоторых странах (например, во Франции, Норвегии) стало  возможным представление деклараций в электронном виде. К проекту TVINN2 Норвежского таможенного управления присоединилось около семидесяти крупнейших норвежских компаний. В рамках этого  проекта создана система ЭДО, позволяющая ее участникам использовать электронные таможенные декларации, которые направляются в таможенные органы из центральных офисов фирм по телекоммуникационным сетям.

В последние годы системы  ЭДО стали активно внедряться и в нашей стране. Ряд крупных  банков и банковских объединений (например, Межбанковский финансовый дом) создают и используют в работе с клиентами и в межбанковском обмене указанные системы. Очевидно, масштабы использования систем ЭДО в коммерческой деятельности будут увеличиваться благодаря множеству несомненных преимуществ этих систем перед традиционным документооборотом на бумажных носителях.

Во-первых, существенно возрастает скорость передачи и обработки информации. Правда, скорость выше только по сравнению  с передачей бумажных документов по почте или с курьером, а такие  средства обмена сообщениями, как телетайп и телефакс, позволяют обеспечить практически одинаковую с ЭДО  скорость. Но и по сравнению с  ними ЭДО имеет существенное преимущество. Системы ЭДО позволяют передавать структурированную определенным образом  информацию, что в свою очередь  позволяет автоматизировать обработку  принимаемых сообщений. Естественно, при этом стороны должны предварительно договориться об обмене электронными документами и об их структуре. Проблема стандартизации документов в системах ЭДО является одной из важнейших  на настоящий момент.

Во-вторых, значительно сокращается  пространство, необходимое для хранения документации (например, вся "Большая  советская энциклопедия" может  быть записана на одном жестком магнитном  диске персонального компьютера). Одновременно существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой  информации, копирование документов.

В-третьих, использование  систем ЭДО позволяет получить ощутимый экономический эффект. По оценкам  американских фирм-производителей автомобилей, внедрение ЭДО позволяет сэкономить около 200 долл. на каждом автомобиле3. Суммарное  годовое сокращение издержек благодаря  использованию систем ЭДО в Норвегии оценивалось в 1989 г. в 5 млрд норв. кр.4 (около 1 млрд долл.).

Прежде чем перейдем к  правовым аспектам использования систем ЭДО, остановимся вкратце еще  на двух вопросах, имеющих непосредственное отношение к обсуждаемой теме.

Любой ли обмен данными  в электронном виде можно считать  электронным документооборотом?

Существуют два подхода  к определению этого понятия. Первый подход (его можно назвать  ЭДО в широком смысле) предполагает, что любой обмен компьютерными  данными между различными субъектами можно считать ЭДО. В этом смысле, например, передача компьютерных файлов на дискете или система электронной  почты, когда получаемая информация обрабатывается "вручную", подпадают  под определение ЭДО. Например, П. Даукинс дает такое определение: "ЭДО есть передача коммерческой информации между организациями  в электронном в иде и, в  частности, между компьютерами различных  организаций"5. При втором подходе (ЭДО в узком смысле) к подобным системам относят только передачу по каналам телекоммуникационной связи структурированной коммерческой информации, причем предполагается, что хотя бы первичная обработка сообщений производится автоматически, без участия человека. Д. Палмер пишет: "ЭДО - это передача структурированной деловой информации от компьютера к компьютеру"6. Приведем еще два определения: "ЭДО - это передача электронным способом структурированных в соответствии с согласованными стандартами сообщений между информационными системами"; "сообщение - это набор связанных между собой данных, структурированных в соответствии с согласованными стандартами; данные подготовлены в компьютерочитаемом формате и могут быть автоматически и однозначно обработаны; набор таких данных предназначен для передачи в электронном виде"7. Очевидно, таким требованиям удовлетворяют банковские системы, автоматизированные системы проведения торгов. В названных системах автоматически проверяется аутентичность документа, его допустимость, т. е. соответствие структуры документа согласованным стандартам, и возможно автоматическое выполнение определенных операций, предусмотренных для допустимых документов.

В дальнейшем в данной статье, если специально не будет оговорено  другое, речь будет идти об ЭДО в  широком смысле. Следует отметить, что в любом случае предполагается обмен деловой информацией между  различными субъектами. Компьютерное же делопроизводство в рамках одной  организации или частная переписка  с использованием электронной почты, например, не подпадают под данное определение ЭДО.

Кто относится к субъектам  электронного документооборота?

Принципиально возможны две  схемы организации ЭДО. Первая схема  предполагает прямую передачу данных участниками ЭДО без привлечения  третьих лиц.

В этой ситуации стороны  сами устанавливают "правила игры", т. е. определяют стандарты сообщений, выбирают оборудование и программное  обеспечение, определяют процедуры  разрешения конфликтов. При решении  вопроса о распределении риска  убытков здесь возможно участие  третьих лиц (разработчиков программного обеспечения, поставщиков специального оборудования); подробнее эти вопросы  будут рассмотрены в следующей  статье. Более распространенной является вторая схема, в которой присутствует фирма-провайдер, обычно берущая на себя установку программного обеспечения  и оборудования, контроль за их работой, следит за корректностью передачи данных, оказывает услуги по ведению архива передаваемых данных и т. п.

Для организации такого варианта ЭДО можно использовать две структуры  договорных связей.

В первом случае обычно провайдер  и несколько сторон создают начальную  сеть ЭДО, в дальнейшем к ним может  присоединиться произвольное количество новых участников. Здесь, как и  в случае, представленном в схеме 1, участники ЭДО (а также провайдер) связаны между собой договором, в котором определены права и  обязанности сторон, описаны процедуры  разрешения конфликтов, распределение  риска убытков. Поскольку функционирование системы ЭДО начинается после  подписания такого договора, то данный договор заключается в традиционной письменной форме (на бумаге). Это обстоятельство, как будет показано далее, является существенным для признания арбитражными судами электронных документов в  качестве доказательств.

Второй случай характерен для открытых сетей. Здесь участники  ЭДО заключают договор только с провайдером. В такой ситуации участники (которые, возможно, физически  располагаются даже на разных континентах, что затрудняет их непосредственное общение) могут заключить договор  об использовании системы ЭДО  в электронном виде. Упомянутый договор  может содержать свои (отличные от общих) стандарты сообщений и  другие положения, аналогичные описанным  в предыдущем случае, но эти две  модели организации систем ЭДО, похожие  по сути, существенно различаются  с точки зрения возможности использования  электронных документов в качестве доказательств в суде.

Назовем теперь основные, на наш взгляд, юридические проблемы, которые могут возникнуть в процессе функционирования систем ЭДО. К ним  относятся:

1. проверка подлинности  электронного документа;

2. возможность использования  электронных документов (ЭД) в качестве  доказательств в арбитражных  судах;

3. распределение риска  убытков, которые могут возникнуть  в процессе функционирования  систем ЭДО;

4. взаимоотношения юридических  лиц, использующих ЭДО, с аудиторскими  фирмами, налоговыми и другими  государственными органами, куда  необходимо представлять отчетность  о своей деятельности;

5. международноправовые  проблемы, которые могут возникнуть, когда, например, два участника  ЭДО и провайдер находятся  в разных странах;

6. стандартизация;

7. защита информации в  системах ЭДО.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие электронного документа

С точки зрения традиционного  документооборота можно выделить две  основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его  в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти  функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия  ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение  в самых разных областях. В связи  с этим важное значение приобретает  определение правового статуса  электронного документа - очерчивание  областей, где возможно и допустимо  его применение.

Прежде всего, попытаемся сформулировать, что же такое традиционный документ (документ на бумажном носителе). Нам представляется, что наиболее полное и точное его определение дал В. Я. Дорохов: "Документ - письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для изложения сведений о фактах или удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей"8.

Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию  документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная  на бумажном носителе, а только сведения определенного характера (это требование согласуется с приведенным ранее  определением ЭДО). Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию  документа (реквизитами формы могут  служить наличие печати и подписи  определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также  требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками  и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает  первые две, придает юридическую  значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный  не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.