Корпоративные электронные архивы: хранение и поиск информации

Корпоративные

электронные архивы:

хранение  и поиск

информации

Уникальные  комплексные

решения компании АйТи

позволяют создать единое

хранилище электронных

документов,

обеспечивающее  доступ к

ним в соответствии с

правами и  полномочиями,

эффективный и быстрый

обмен данными  между

сотрудниками, интеграцию

с корпоративными

приложениями

Департамент информационноаналитических систем

Информация  является одним из ключевых активов

предприятий и организаций  в эпоху “экономики знаний”.

От  того, насколько эффективно сотрудники и руководство

организаций могут использовать накопленный объем

информации, зависит качество корпоративного управления

и развития, конкурентоспособность  на рынке, зачастую –

сама  возможность существования  компании. Данные

аналитических исследований показывают, что сейчас во

многих  компаниях используется лишь 15% накопленной

информации, в то время как  ее объем, как правило, за год

возрастает  вдвое.

Электронные архивы являются современным решением для повышения

эффективности работы с корпоративными информационными  ресурсами, в

частности управленческой, финансовой, научнотехнической  и проектно

конструкторской документацией. Эти документы очень  часто не

структурированы, хранятся в разных базах данных и  на компьютерах

отдельных пользователей. Часть документов являются электронными, а часть –

и обычно очень  значительная – существует только в бумажном виде.

Корпоративный электронный архив представляет собой сложное программно

аппаратное  решение, обеспечивающее в общем  случае реализацию

следующих функций:

* сканирование оригиналов и распознавание содержания документов

* архивирование и хранение документов в электронном виде

* атрибутирование электронного образа документа для четкого связывания с

оригиналом  в бумажном архиве

* удобные средства поиска документов как по атрибутам, так и по

содержанию

* разграничение прав доступа к электронным документам

* интеграция архива с ключевыми корпоративными информационными

системами: системой электронного документооборота, финансовоучетными

системами, специализированными системами, например системами

автоматизированного проектирования, и т.п.

* привязка графических образов документов к записям учетной системы

* интеграция со средствами криптозащиты информации для поддержки

юридической значимости электронных документов

* поддержка технологий работы с архивом бумажных документов – ведение

номенклатуры  дел, прием документов в архив, выдача на руки, экспертиза

ценности  и т.п.

Департамент информационно

Создание  корпоративного электронного архива обеспечивает

Повышение скорости обработки документации:

* быстрое потоковое сканирование бумажных документов и распознавание их

содержания

* подбор и выдача пакетов документов по различным запросам производится

за несколько  секунд

Удобство  обработки документации:

* доступ пользователей к графическим образам документов

* расширенные средства поиска документов, в том числе и удаленный доступ

через вебинтерфейс

Надежное  хранение и безопасность информации:

* архивирование и хранение графических образов документов и бумажных

оригиналов  документов

* гибкое разграничение прав доступа к документам по группам пользователей

* устранение случаев потерь документов

Архивы  управленческих документов

Неотъемлемой  частью документационного обеспечения  управленческой

деятельности  в организации является обеспечение  архивного хранения

входящей  и исходящей корреспонденции, организационнораспорядительных

документов, обращений граждан, решений коллегиальных  органов управления

и т.п. Решения  АйТи на базе программных продуктов IBM позволяют создавать

электронный архив управленческих документов, интегрируемый  с уже

применяемой в организации системой электронного документооборота и

позволяющий автоматизировать следующие задачи:

* составление и ведение сводной номенклатуры дел, оформление дел, включая

составление обложки дела, листазаверителя, внутренней описи документов

дела структурных  подразделений

* передача дел в архив с учетом существующей номенклатуры дел,

формирование  передаточных описей дел структурных  подразделений

* фондирование документов, систематизация дел в пределах фонда

* учет и контроль выдачи дел, документов, отслеживание всех перемещений,

выдачи  на руки, возврата, выбытия дел, ведение  карты – заместителя на

выданные  дела

* создание форм выходных документов (номенклатуры дел, описей дел, актов

приемапередачи, о выделении дел к уничтожению, напоминаний о возврате

дел или  документов) в соответствии с положением об Архивном фонде

Российской  Федерации

* регламентация прав доступа к делам

* контроль за сроками хранения документов, отбор дел на хранение и

выделение к уничтожению__