Адміністративні суди

- документальне оформлення проходження державної служби та трудових відносин;

- організація роботи  із зверненнями громадян та  судової статистики;

- здійснення кодифікаційно-довідкової  роботи;

- всебічний аналіз результатів діяльності суду з метою розробки та внесення пропозицій по вдосконаленню правового регулювання публічно-правових та пов’язаних з ними правовідносин, підвищенню професійного рівня та правової культури працівників суду,

- інформує суддів та працівників апарату суду про зміни в діючому законодавстві;

- інформаційне забезпечення діяльності суду, облік, та збереження статистичних даних про діяльність суду, що надаються відділами суду, облік, кодифікацію та збереження актів законодавства України в суді;

- складання статистичної  звітності.

   Відділ згідно  чинного законодавства та в межах своєї компетенції виконує роботу вказану в Положенні (додаток 7).

 

Відділ бухгалтерського обліку, матеріально-технічного та господарського забезпечення.

    Цей відділ являється невід’ємною складовою частиною Сумського окружного адміністративного суду. . Цей відділ здійснює свої функції під загальним керівництвом голови суду, згідно встановленого розподілу обов’язків. Безпосереднє керівництво діяльністю відділу здійснює начальник відділу. . До складу відділу бухгалтерського обліку, матеріально-технічного та господарського забезпечення входять:

- начальник відділу;

- заступник начальнику  відділу;

- головний спеціаліст;

- головний спеціаліст  з інформаційних технологій;

що є посадовими особами  апарату суду, правовий статус яких визначається Законом України ”Про державну службу ” та робітники:

- прибиральниці;

- водій;

- робітник з комплексного  обслуговування приміщень.

 Основними завданнями  цього відділу є:

- виконання покладених  завдань щодо організації бухгалтерського  обліку (дотримуючись   єдиних   методологічних   засад, встановлених Законом України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні") господарсько-фінансової діяльності суду, розробку та впровадження заходів щодо дотримання державної, фінансової дисципліни в суді;

- контроль за використанням  фонду оплати праці відповідно  до чинного  законодавства;

- відображення господарських  операцій на бухгалтерських рахунках  а також здійснення обліку  майна, коштів та товарно-матеріальних  цінностей,

- планування та розробка  поточних планів асигнувань на утримання суду;

- забезпечення виконання  кошторису видатків суду;

- складання та подання  фінансової звітності встановленим  органам;

- проведення банківських  операцій, операцій, пов'язаних з  рухом коштів та товарно-матеріальних  цінностей суду;

- підтримання належного внутрішнього порядку в приміщенні суду, забезпечує безперебійне функціонування системи життєзабезпечення приміщення суду, облік та збереження матеріальних цінностей, поточний ремонт та технічне обслуговування приміщення суду, експлуатацію та технічне обслуговування автомобільної техніки суду, здійснює інше господарське забезпечення суду;

- формування  і надсилання копій судових  рішень на адресу інформаційно-технічного  адміністратора Єдиного державного реєстру судових рішень;

- впровадження  в суді комп’ютерних технологій.  

Як  і попередні  відділи він має свою основну  роботу(додаток 8).

      Також  однією з посадових осіб Сумського  окружного адміністративного суду, яка підпорядкована керівнику апарату, та безпосередньо судді за яким закріплена є секретар судового засідання. Її завданням є:

1.здійснює судові виклики  та повідомлення в справах,  які знаходяться у провадженні  судді; оформлює заявки до органів  внутрішніх справ, адміністрації  місць попереднього ув'язнення про доставку до суду затриманих та підсудних осіб, готує копії відповідних судових рішень.

2.здійснює оформлення  та розміщення списків справ,  призначених до розгляду.

3.перевіряє наявність  і з'ясовує причини відсутності  осіб, яких викликано до суду, і доповідає про це головуючому судді.

4.здійснює перевірку  осіб, які викликані в судове  засідання, та зазначає на повістках  час перебування в суді.

5.забезпечує фіксування  судового засідання технічними  засобами згідно з Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами.

6. веде журнал судового  засідання, протокол судового  засідання.

7.виготовляє копії  судових рішень у справах, які  знаходяться в провадженні судді.

8.здійснює заходи щодо  вручення копії вироку засудженому  або виправданому відповідно  до вимог Кримінально-процесуального кодексу України, за дорученням судді здійснює заходи щодо дачі підсудним або засудженим підписки про невиїзд.

9.здійснює оформлення  для направлення копій судових  рішень сторонам та іншим особам, які беруть участь у справі  й фактично не були присутніми  в судовому засіданні при розгляді справи.

10.готує виконавчі  листи у справах, за якими  передбачено негайне виконання.

11.оформлює матеріали  судових справ і здійснює передачу  справ до канцелярії суду.

12.виконує інші доручення  судді, керівника апарату суду, помічника судді, що стосуються організації розгляду судових справ.

    Безпосередньо перед розглядом цивільної справи секретарем судового засідання перевіряється явка учасників судового процесу та вживаються заходи до з'ясування причин неявки, уточнюються відомості про вручення судових викликів, повідомлень, судових повісток та інших матеріалів, про що доповідається судді. Після розгляду справи або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних у суд, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду. Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства складається, підписується і передається судді протокол судового засідання(додаток 9). Протокол перевіряється та підписується суддею. Про строк виготовлення протоколу судового засідання повідомляються учасники судового розгляду, які заявили клопотання про ознайомлення з ним. З моменту одержання цього повідомлення вони вправі ознайомитись із протоколом та подати на нього зауваження у термін. 
 
                              Документування діяльності суду.

      Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України. Службові документи визначаються номенклатурою справ суду. Діловодство в суді ведеться державною мовою з урахуванням вимог чинного законодавства. Усі журнали прошнуровуються і скріплюються підписом голови суду та печаткою суду. Кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований арабськими цифрами у верхньому правому куті м'яким простим графічним олівцем або нумератором. Уся кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та за резолюцією керівництва суду передаються відповідними працівниками апарату суду визначеним виконавцям під підпис. Після реєстрації кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, передається судді, головуючому у справі, у суді першої інстанції або судді-доповідачу в суді апеляційної інстанції. Працівник апарату суду, на якого відповідною посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання адміністративних справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці першої сторінки супровідного листа чи іншого документа до адміністративної справи (матеріалу) реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 10). Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, але не пізніше наступного робочого дня, усі адміністративні справи, позовні заяви, заяви, клопотання, подання, доручення судів про проведення певних процесуальних дій, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах та в разі необхідності у відповідних алфавітних покажчиках. Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо під час відкриття конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається Акт про нестачу матеріалів або недоліки формування справи у двох примірниках (додаток 11), один примірник якого надсилається відправнику, а другий долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю. Позовні заяви, заяви та скарги, подані громадянами безпосередньо у суді, невідкладно передаються працівникам апарату суду, відповідальним за приймання адміністративних справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-інформаційних картках, після чого передаються за призначенням для прийняття рішення відповідно до процесуального законодавства.

              Реєстрація та облік адміністративних справ та матеріалів.

        Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, але не пізніше наступного робочого дня, усі адміністративні справи, позовні заяви, заяви, клопотання, подання, доручення судів про проведення певних процесуальних дій, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-інформаційних картках чи реєстраційних журналах та в разі необхідності у відповідних алфавітних покажчиках. Адміністративні справи, позовні заяви, що надійшли до суду першої інстанції для розгляду в порядку адміністративного судочинства, реєструються в Обліково-інформаційній картці на адміністративну справу , яка заводиться на кожну справу (позовну заяву) окремо та в разі необхідності - в Алфавітному покажчику адміністративних справ . Для реєстрації та обліку адміністративних справ, позовних заяв в адміністративних справах установлюється індекс "2а". Номер справи складається з індексу та через тире порядкового номера за обліково-інформаційною карткою на адміністративну справу у суді першої інстанції із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року, у якому надійшла справа, через дріб коду суду, що визначається Державною судовою адміністрацією України. Наприклад: справа N 2а-25/09/0670, де

2а - індекс справи;

25 - номер за обліково-інформаційною  карткою;

09 - рік, у якому надійшла справа;

0670 - код суду.

Номер справи проставляється на обкладинці справи. У разі присвоєння справі нового номера (після скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд, якщо справа надійшла за підсудністю з іншого суду) старий номер береться у дужки. Усе листування, що стосується окремих адміністративних справ, ведеться за номером справи. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються головуючому судді в суді першої інстанції. Передавання справ і матеріалів головуючому судді в суді першої інстанції здійснюється під підпис у Контрольному журналі адміністративних справ і матеріалів, переданих для розгляду судді . Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у хронологічному порядку передавання справ і матеріалів.

                            

 

                               Формування адміністративних справ.

        Документи  адміністративної  справи   підшиваються   у  
тверду  обкладинку в міру надходження до суду чи оформлення у суді  
з дотриманням такої послідовності:

1.бланк опису  документів  (чисті аркуші для продовження опису,  
   початого на другій сторінці обкладинки);

2. ухвала про відкриття провадження у справі (додаток 12);

3. документи, що  підтверджують   сплату   судового   збору   чи  
звільнення  від  такого,  а  також  про  оплату  витрат на правову  
допомогу (якщо такі проводилися);

 4.позовна заява  (первинна  позовна заява в разі,  якщо позовну  
заяву було залишено без руху  і  недоліки  щодо  форми  чи  змісту  
позовної заяви позивачем, заявником усунуто)(додаток 13);

 5.конверт, у якому надійшла позовна заява;

 6. документи, додані до позовної заяви;

Якщо позовну  заяву  було  залишено  без  руху   і   недоліки  
позивачем усунуто, -

1.ухвала про залишення позовної заяви без руху(додаток 14);

2.супровідний лист про надіслання копії  ухвали  про  залишення  
позовної заяви без руху;

3.позовна заява,  що надійшла в порядку  усунення  недоліків  з  
доданими документами (у разі, якщо позовну заяву було залишено без  
руху і недоліки щодо форми  чи  змісту  позовної  заяви  позивачем  
усунуто);

4.конверт, у якому надійшла позовна заява  в  порядку  усунення  
недоліків;

5.супровідний лист про надіслання копії  ухвали  про  відкриття  
провадження в адміністративній справі;

6.заяви про  забезпечення  позову  чи  доказів,  ухвали   суду,  
винесені  за результатами розгляду заяв про забезпечення позову чи  
доказів;

7.документи і   матеріали,   що   надійшли  до  суду  в  стадії  
підготовки справи до судового розгляду;

8.розписки про  одержання  учасниками адміністративного процесу  
повісток;

9.інше листування (у хронологічному порядку).

 Документи  справи,  у якій позовну заяву було  залишено  
без  руху  і недоліки позивачем не усунуто,  підшиваються у тверду  
обкладинку в міру надходження до суду чи формування у суді в такій  
послідовності:

1.ухвала про залишення позовної заяви без руху;

2.засвідчена суддею копія позовної заяви;

3.конверт, у якому надійшла позовна заява;

4.копія супровідного  листа  щодо  надіслання  копії ухвали про  
залишення позовної заяви без руху позивачеві;

5. інше листування з приводу залишення позовної заяви без руху;

6.ухвала про повернення позовної заяви як такої,  що вважається  
неподаною;