Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Приказ. Приказ - распорядительный документ председателя правления ТСЖ. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение общего собрания или правления, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер и заголовок. Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Приказ подписывает председатель правления или по его поручению заместитель. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

ТОВАРИЩЕСТВО СОБСТВЕННИКОВ ЖИЛЬЯ «Огонек»

ПРИКАЗ № 12

20 сентября 2010 г.

Прием на работу

Приказываю:

1. Принять на работу РОЖКО И.Г. по совместительству слесарем-сантехником ТСЖ «Огонек» с окладом 6000 руб.

Основание: заявление Рожко И.Г.

Председатель ТСЖ «Огонек» С.А. Иващенко

Инструкция. Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности правления и работников. В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Инструкция состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п. Инструкция утверждается правлением товарищества.

Протокол. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных органов (общего собрания, правления).

Текст протокола состоит из двух частей; вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), ГОЛОСОВАЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Постановление (решение) печатается полностью.

Совокупность документов, в которых зафиксирова­ны этапы трудовой деятельности сотрудников, называ­ется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся: трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; приказы по личному составу (о приеме, увольне­нии, переводе сотрудника); трудовые книжки; личные дела; лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратно­сти при оформлении, ведении и обеспечении сохранно­сти на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персо­нальные данные (сведения о фактах, событиях и об­стоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Оформление трудовых отношений с лицами, принимаемых на работу в ТСЖ, может осуществляться путем заключения трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера. Правильный выбор вида договора позволит в дальнейшем избежать возникновения споров с работниками.

Что делать, например, если работа, для выполнения которой привлекается новый сотрудник, носит не постоянный, а разовый характер? Или есть потребность в сотрудниках, но нет возможности создать в офисе дополнительные рабочие места? Ведь работа по трудовому договору предполагает постоянное выполнение сотрудником своих трудовых обязанностей и подчинение правилам внутреннего трудового распорядка (т.е. в первую очередь, нахождения на рабочем месте в рабочие часы). Как в этом случае правильно оформить отношения сторон?

Как раз для таких случаев существует альтернатива трудовому договору – гражданско-правовой договор. К гражданско-правовым договорам, на основании которых возможно привлечение физических лиц к работе в ТСЖ, относятся: в первую очередь договор подряда (глава 37 ГК РФ), а также договор возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ), договоры поручения, комиссии и агентирования (глава 49, 51, 52 ГК РФ соответственно).

Для трудового договора характерны следующие признаки:

         личный характер договора;

         выполнение работы определенного рода, т.е. работы, относящейся к определенной специальности, квалификации или должности. Гражданско-правовой договор предполагает выполнение конкретного задания, не связанного напрямую с квалификацией или должностью;

         подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка;

         вознаграждение за труд выплачивается в форме заработной платы по заранее установленным нормам и не ниже минимального размера оплаты труда;

         в договоре указываются:

o         место выполнения работы. Под ним подразумевается конкретная организация и ее структурное подразделение;

o         дата начала работы. Она определяется соглашением сторон и, как правило, совпадает с датой заключения договора, однако может быть и более поздней. При заключении срочного трудового договора в нем указывается срок, на который он заключен;

o         наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, либо конкретная трудовая функция;

o         характеристика условий труда, компенсации и льготы за работу в определенных условиях;

o         режим труда и отдыха;

o         в и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Таким образом, значительная часть содержания договора касается организации внутренней деятельности ТСЖ и регламентации трудовой функции сотрудника, занимающего конкретную должность. По общему правилу, трудовой договор заключается на неопределенный срок.

Если председатель правления ТСЖ нанимает работника для текущей трудовой деятельности на достаточно длительный срок, то с ним следует заключать трудовой договор.

Подрядный договор предполагает выполнение подрядчиком (т.е. в нашем случае работником) определенных действий по заданию заказчика (т.е. работодателя), и передачу результата последнему. Он может касаться любой деятельности, результат которой выражен в определенной вещественной форме: например, составление годового баланса или отчета, проведение выборочного текущего ремонта дома, подготовка пакета документов по внесению изменений в Устав ТСЖ и т.д. У сотрудника, действующего по подрядному договору, возникает обязанность выполнить работу к определенному сроку и предоставить ее результат заказчику. Как, где и когда он будет выполнять свои обязанности, сторонами регламентируется в минимальной степени. Такому работнику не нужно выделять рабочее место, социальный пакет, что приводит к весьма существенной экономии средств ТСЖ. Разумеется, Председатель правления ТСЖ, приглашая работника по подрядному договору, должен удостовериться, обеспечен ли тот необходимыми ресурсами.

Однако то, за чей счет будет произведено оснащение рабочего места работника, стороны решают по договоренности. Заказчик в данном случае не несет никаких обязательств по финансовому или организационному решению данного вопроса. Если для выполнения работы требуется компьютер, а у соискателя его нет, то председатель правления ТСЖ может просто отказать такому кандидату.

Заключая с работником гражданско-правовой договор, необходимо отнестись к этому документу со всем вниманием. В отличие от трудового договора, который чаще всего бывает типовым, подрядный договор необходимо разрабатывать с учетом особенностей предстоящей деятельности. В данном случае стороны имеют дело с совершенно иной областью правового регулирования.

Прежде всего, в отличие от трудовых отношений, предполагающих подчинение работника, стороны здесь равноправны. Вся суть данных отношений заключается в том, что работник выполняет задание, а работодатель оплачивает его труд. И именно эти вопросы должны быть подробно описаны в договоре. Для работодателя важно максимально конкретно обозначить вид деятельность, желательно разбив ее на отдельные этапы, указать сроки выполнения каждого из этапов, а также, в каком виде должны быть представлены ее результаты. Нужно очертить круг обязанностей предприятия по организационному и информационному обеспечению деятельности сотрудника.

Важны также такие моменты, как порядок сдачи результатов и порядок внесения исправлений и доработок в случае их необходимости.

Особое внимание следует уделить мерам ответственности. Напомним, что в отличие от трудового права, где материальная ответственность ограничена, в гражданском праве действует принцип полной материальной ответственности сторон. Поэтому, во избежание недоразумений, сторонам желательно определить в договоре весь перечень возможных нарушений и применяемых в этом случае мер ответственности. При этом работодателю не следует забывать о том, его финансовые возможности гораздо больше, чем у работника, и возместить убытки в полном объеме последний вряд ли сможет, даже если это специально оговорено в документах.

В договоре должен быть указан размер и порядок выплаты вознаграждения работнику. Оплата работы подрядчика производится в соответствии с условиями документа, при сдаче всей работы или ее этапов. Возможна также и предоплата. Следует особо отметить, что налоговые отчисления, которые производит компания в отношении работников, работающих как по трудовым, так и гражданско- правовым договорам, никак не отличаются. И те и другие в соответствии налоговым кодексом уменьшают налогооблагаемую прибыль организации, т.е. никаких налоговых потерь предприятие не несет.

Немало преимуществ гражданско-правовая форма сотрудничества предоставляет и работнику. Прежде всего, он не подчиняется жесткому распорядку дня, избавлен от «общественной нагрузки» в виде субботников и добровольно-принудительных корпоративных мероприятий, находится в стороне от внутренних интриг и реже других испытывает на себе гнев начальства.

Недостатки – это нерегулярный характер работы и оплаты, а также отсутствие трудового стажа в период работы по гражданско-правовому договору, если только работник не состоит одновременно в трудовых отношениях с другой организацией, что ему, к слову, никто не запрещает. Минус же для работодателя может заключаться только в одном – в отсутствии возможности оперативного контроля над деятельностью подрядчика.

При приеме работника на постоянную работу, его перевод на другую работу или увольнение со­ставляется ряд документов в следующем порядке:

         трудовой контракт (договор) с работником;

         приказ о приеме, переводе, увольнении;

         запись в трудовой книжке;

         личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

         лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работ­ником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме со­трудника на работу.

На основании приказа о приеме оформляется лич­ная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование руководителю. Председатель правления ТСЖ издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с кото­рым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на осно­вании приказа производится полный расчет с работни­ком.

Трудовой контракт. Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регули­рующий их. Сторонами трудового контракта являются ТСЖ в лице председателя правления и работник.

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 58) трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК и иными федеральными законами.

Трудовой контракт должен заключаться в письмен­ной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорен­ностей по важнейшим условиям. При заключе­нии контракта рекомендуется указывать:

         место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес);

         конкретную работу в соответствии с квалифика­цией по определенной профессии или должности, которую должен выполнить работник;

         дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

         оплату труда;

         обязанности организации (предприятия) по обес­печению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные усло­вия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмеще­ние профессий (должностей); повышение квалифика­ции; дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на некоторые категории рабо­тающих: постоянные работники; временные работники; работающие на основном месте работы; работающие по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или долж­ностью, на которую он принят, либо делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разра­ботанную и утвержденную руководством организации (предприятия).

В трудовом контракте указывают размер должност­ного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастер­ство; за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год.