Про проходження навчальної юридичної переддипломної практики в Дніпровському районному суді міста Києва

2.2. Реєстрація та облік звернень громадян. Порядок видачі для ознайомлення судових справ і копій документів

Викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України „Про звернення громадян”, реєструються в журналі вхідної кореспонденції за індексом першої літери прізвища заявника з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 “Інструкції з діловодства в міськрайонному суді”.

Після реєстрації в журналі вхідної кореспонденції діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348, із змінами.

2.3. Формування судових справ

Насамперед, необхідно зазначити, що формування судової справи – упорядкування матеріалів, різноманітних документів, які мають відношення до конкретної справи, у певній послідовності. Судові справи (матеріали) підшиваються в спеціальну обкладинку, виготовлену друкарським способом.

На обкладинці судової справи вказуються (Додаток А ):

- найменування суду;

- найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

- якщо томів справи більше одного – номер тому справи та загальна кількість томів;

- у кримінальній справі, справі про адміністративне правопорушення – прізвище, ім’я, по батькові кожної з осіб, щодо якої надійшла справа, та норма закону відповідно до обвинувального висновку, протоколу про адміністративне правопорушення;

- у цивільній, адміністративній справі – прізвище, ім’я, по батькові чи найменування сторін (заявника), суть вимог позивача (заявника);

- у разі пред’явлення зустрічного позову в цивільній, адміністративній справі – зазначення про це та суть вимог за зустрічним позовом;

- у справі іншої категорії – прізвище, ім’я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи;

- дата надходження справи в суд.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

Перед формуванням справи, що порушується не інакше як за скаргою потерпілого, перевіряється наявність зазначених у додатку до скарги приватного обвинувачення документів, послідовність аркушів кожного документа.

Бланк опису документів у кримінальних справах підшивається тільки в справах за скаргами потерпілих. У інших кримінальних справах, що надійшли до суду, опис документів продовжується.

Документи, що були отримані під час розгляду справи, або якщо в судовому засіданні оголошена перерва і документи були надані після перерви, підшиваються перед протоколом судового засідання в хронологічному порядку.

Документи цивільної чи адміністративної справи підшиваються в міру надходження до суду чи формування у суді з дотриманням такої послідовності:

- бланк опису документів (чисті аркуші для продовження опису, початого на другій сторінці обкладинки)(Додаток  Б);

- документи, що підтверджують сплату судового збору та оплату витрат на інформаційно-технічне забезпечення розгляду справи (якщо такі проводилися);

- позовна заява (первинна позовна заява у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем, заявником усунуто);

- конверт, у якому надійшла позовна заява;

- якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки позивачем усунуто, – ухвала про залишення позовної заяви без руху та документи, надані позивачем, заявником, скаржником (крім документів, що підтверджують сплату судового збору, а також позовної заяви, що надійшла в порядку усунення недоліків, які підшиваються відповідно до абзаців четвертого та п’ятого цього пункту);

- супровідний лист про направлення копії ухвали про залишення позовної заяви (заяви, адміністративного позову) без руху;

- позовна заява (заява, адміністративний позов), яка надійшла в порядку усунення недоліків (у разі, якщо позовну заяву було залишено без руху і недоліки щодо форми чи змісту позовної заяви позивачем (заявником) усунуто);

- документи, додані до позовної заяви;

- конверт, у якому надійшла позовна заява;

- ухвала про відкриття провадження у справі (Додаток В);

- заяви про забезпечення позову чи доказів, ухвали суду, винесені за результатами розгляду заяв про забезпечення позову;

- документи і матеріали, що надійшли до суду в стадії підготовки справи до судового розгляду;

- розписки про одержання сторонами та іншими особами, які беруть участь у справі, судових повісток про розгляд справи (судових повісток про виклик у судове засідання);

- інше листування (у хронологічному порядку).

Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа. Документи, що підшиваються до судової справи, мають бути тільки в одному примірнику. На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов’язково зазначається дата надіслання з проставлянням у правому нижньому куті підпису особи, яка здійснила відправлення.

Усі аркуші у справі нумеруються з дотриманням таких правил:

- аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому куті, не торкаючись тексту, м’яким простим графічним олівцем або нумератором;

- аркуші справи, розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

- фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому куті;

- якщо до справи долучений конверт з документами, то на ньому вказується, які саме документи зберігаються;

- якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

- при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на не пронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі, а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості. Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду із зазначенням посади та дати складання напису.

У кожній судовій справі складається опис документів у справі. У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи. Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища.

На третій сторінці обкладинки справи обов’язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій обвинувального висновку, вироку, рішення, витребування документів, звернення до виконання судових рішень, заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, карток обліку сум шкоди, завданої злочином, тощо).У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалів. Нерозглянуті по суті судові справи зберігаються у сейфі головуючого судді.

2.4. Оформлення кримінальних справ у стадії попереднього розгляду справи суддею

У межах встановленого Кримінально-процесуальним кодексом України строку попереднього розгляду справи, що надійшла від прокурора, суддя вивчає справу та визначає день і час попереднього розгляду кримінальної справи. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов’язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження подальшого руху кримінальної справи.

За вказівкою судді надсилаються повідомлення про день і час попереднього розгляду справи прокурору та іншим учасникам процесу (обвинуваченому, його захиснику та законному представнику, потерпілому та його представнику). Обвинувачений, який тримається під вартою, інформується про попередній розгляд справи через адміністрацію слідчого ізолятора. Учасники процесу повинні бути повідомлені про дату і час попереднього розгляду справи суддею завчасно.

Залежно від рішення судді за результатами попереднього розгляду справи працівник апарату суду проводить відповідні дії.

Кримінальна справа з підшитими постановою судді про призначення справи до судового розгляду та іншими документами повертається в апарат суду, після чого заповнюється відповідний розділ обліково-статистичної картки.

Суддя визначає категорію кримінальної справи, за якою вона враховується у відповідному звіті суду, про що робиться відмітка у верхній частині першої сторінки обкладинки справи. Інформація про це вказується в обліково-статистичній картці на кримінальну справу.

2.5. Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних та адміністративних справах, залишеними без руху

Позовні заяви, заяви про перегляд заочного рішення, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження, залишені в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі „Матеріали, залишені без руху”, передбаченій номенклатурою справ суду.

Позивачу (заявнику) не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення позовної заяви (заяви) без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з позовною заявою (заявою) та ухвалою).

Позовна заява (заява) з ухвалою про залишення позовної заяви (заяви) без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача (заявника) додаткових документів – невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк – не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви (заяви) без руху терміну. Про рух позовної заяви (заяви) робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

У разі усунення позивачем (заявником) недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви (заяви) без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви (заяви) вважається день першого її подання до суду.

У разі винесення суддею ухвали щодо повернення позовної заяви (заяви) її копія не пізніше другого дня надсилається позивачу (заявнику) рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання.              

У разі надходження апеляції на ухвалу про повернення позовної заяви (заяви) вона разом з усіма матеріалами невідкладно передається до апеляційного суду для вирішення питання про її прийняття, про що робиться відмітка в обліково-статистичній картці.

Оригінали ухвал про залишення позовної заяви (заяви) без руху, про повернення позовної заяви (заяви) з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал, про повернення позовної заяви (заяви) підшиваються в обкладинку і зберігаються в порядку, визначеному для розглянутих судових справ. В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух позовної заяви (заяви). Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

Позовні заяви, залишені в передбачених Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі „Адміністративні позови, залишені без руху”, передбаченій номенклатурою справ суду.

Позовна заява з ухвалою про залишення позовної заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від позивача  додаткових документів – невідкладно, у разі не усунення недоліків у визначений суддею строк – не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення позовної заяви без руху терміну. Про рух позовної заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

У разі усунення позивачем недоліків, зазначених в ухвалі про залишення позовної заяви без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку. Датою надходження позовної заяви вважається день першого її подання до суду.