Автоматизированное рабочее место бухгалтера, на примере ОАО "БМЗ"

Все рабочие места бухгалтеров автоматизированы, т.е. на каждом рабочем месте установлен ПК с соответствующим программным обеспечением, позволяющим автоматически обрабатывать учетную информацию и автоматически формировать все учетные регистры и формы отчетности на основе первичных данных, веденных в компьютер.

В качестве программы автоматизации бухгалтерского учета используется программа "1С: Бухгалтерия". За исправную работу программного обеспечения отвечает программист Дембовский Эдуард Вячеславович.

Компьютеры бухгалтерии не имеют выхода в глобальную сеть Интернет, но они соединены между собой локальной сетью, т.е. каждое АРМ может работать как автономно, так и при подключении ресурсов других компьютеров. Значит, можно сделать вывод, что на предприятии применяется сетевой режим работы АРМ.

Регламентация труда бухгалтера определяется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ОАО «БМЗ» по согласованию с главным бухгалтером.

Бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

•          При временном отсутствии  бухгалтера его обязанности выполняет другой бухгалтер по плану взаимозаменяемости.

•          Основной задачей бухгалтера является выполнение работы по закрепленному участку бухгалтерского учета, осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением учетных операций и составлением закрепленных форм отчетности, участие в разработке и осуществлении     мероприятий, направленных      на      соблюдение      отчетной      дисциплины,   сохранности собственности и повышению своих профессиональных знаний.

В своей деятельности  бухгалтер руководствуется:

•       Законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности;

•       Методическими материалами по соответствующим вопросам;

•       Уставом предприятия;

•       Положением о бухгалтерии предприятия;

•       Приказами, распоряжениями директора предприятия;

•       Должностной инструкцией (см. Приложение)

3

2       Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

Характеристика информационной системы бухгалтерского учета

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (см. рис. 1), состоящей из блоков:

•         ввод информации из внешних или внутренних источников;

•         обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

•         вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

•         обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационная система определяется следующими свойствами:

•          любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

•          информационная система является динамичной и развивающейся;

•          при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

•          выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

•          информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

Бухгалтерский учет относится к информационным системам оперативного (операционного) уровня.

Информационная система (ИС) оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, система – это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию. Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности; данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии.

Автоматизированными информационными технологиями в учете называется человеко-машинная система функционирования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.

С учетом функционального состава задач, эксплуатационных возможностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к автоматизированным информационным технологиям, они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде, интеграции данных, банковской организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.

Автоматизированные информационные технологии в учете обеспечивают решение следующих задач.

1.       Учет труда и его оплаты:

•          формирование базы данных по учету кадров;

•          формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;

•          обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;

•          обобщение операций по счету "Расчеты по оплате труда";

•          распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции;

•          формирование выходных документов по учету труда и его оплаты.

2.       Учет основных средств:

•          формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств;

•          формирование инвентаризационных ведомостей;

•          исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

•          расчет переоценки основных средств.

3.        Учет материальных ценностей:

•          формирование первичных документов по движению материальных ценностей;

•          распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции.

4.        Учет работы автотранспорта предприятия.

5.        Учет денежных средств:

•          обработка информации по учету кассовых операций;

•          обработка информации по учету банковских операций;

•          обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

6.        Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства:

•          учет продукции;

•          создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции;

•          закрытие счетов бухгалтерского учета.

7.        Обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету:

•          получение шахматной ведомости и Главной книги;

•          разработка баланса;

•          составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.

Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета

В начале 90-х гг. зародился отечественный рынок экономических программ. Эти программы, выйдя из стен вычислительных центров, попали непосредственно на рабочий стол бухгалтера и стали рассматриваться как продукт, товар. Тогда же в основном формируются юридически самостоятельные коллективы разработчиков. Некоторые из них теперь преуспевающие, известные на всю страну компании.

Рассмотрим программы автоматизации бухгалтерского учета основных фирм.

"1С" (Москва) - бесспорный лидер на сегодня по известности и тиражу продаж.

Прежде всего фирма известна благодаря своему продукту под названием "1С: Бухгалтерия". Существуют базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом вариантах.

Начать работать с "1С: Бухгалтерия" можно практически сразу после ее установки на компьютер. Освоение базовых возможностей программы – процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов: оборотно-сальдовой ведомости, Главной книги, шахматного оборотного баланса и многих других – вполне по силам подготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру.

Наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программы к автоматическому выполнению массовых расчетов, зависящих как от специфики конкретного раздела учета, так и от особенностей учетной политики предприятия. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры, как, например, коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т.п., но и позволяют достаточно полно описать и модифицировать правила выполнения расчетов.

Средства настройки бухгалтерских программ не так сложны, как кажется на первый взгляд, тем более что с программами поставляется достаточное число готовых к использованию и снабженных подробными методическими указаниями примеров. Достаточно сказать, что пользователи любой версии "1С: Бухгалтерия" получают с программой полный комплект настроенных квалифицированными аудиторами правил расчетов всех отчетных форм. При этом фирма "1С" гарантирует бесплатную поставку изменений в настройке при изменении отчетных форм.

Конечно, составление некоторых расчетных формул может оказаться сложным для начинающих пользователей программы, не имеющих определенных навыков в пользовании компьютером. В этом случае на помощь могут прийти дилеры фирмы, специализирующиеся не только на продаже, но и сопровождении, настройке, техническом обслуживании и обучении пользователей "1С: Бухгалтерия".

На настоящий момент настройки всех разновидностей "1С: Бухгалтерия", особенно ее профессиональных версий, так велики, что практически нет таких бухгалтерских расчетов, которые не могли бы быть выполнены программой автоматически. Нужно лишь аккуратно разобраться в том, как ее соответствующим образом настроить, или обратиться к квалифицированным специалистам за помощью.

Фирма "1С" предлагает не только программные средства для автоматизации бухгалтерского учета, но и набор других программных продуктов, таких, как "1С: Электронная почта", "1С: Торговля", "1С: Документооборот", "1С: АФС", "1С: Электронный справочник бухгалтера".

"Интеллект-Сервис". Спектр и качество продукции этой фирмы, комплексный подход к проблемам удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм, и крупных компаний. Среди пользователей – фирмы, торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торговые организации.

БЭСТ – это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и другое оборудование.

Система БЭСТ отличается мощным аналитическим учетом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы "от документа" дает возможность пользователям вести свои операции в естественном, привычном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностями. Так, для организаций, осуществляющих торговые операции, в систему включены соответствующие модули учета и движения товарно-материальных ценностей и готовой продукции на складах; модули управления продажами, анализа движения товаров и готовой продукции, их прибыльности. Для предприятий розничной торговли обеспечивается связь с электронными кассовыми аппаратами торговых залов и пр.