Соціальне житло

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків також зазначають у тексті.

Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна такими зворотами: "Просимо взяти участь у ..."; "Запрошуємо ..."; "Запрошуємо Вас ...".

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про відправлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи слід починати словами: "Надсилаємо ..."; "Направляємо..."; "Відправляємо..." тощо.

Перелік документів, надсилання яких супроводжується даним листом, оформлюють як додатки до текста супровідного листа. Супровідним листом можна оформлювати й пересилання інформаційних довідок службового характеру до вищих інстанцій.

Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій та ін. Текст таких листів починається словами, утвореними від слова "підтверджувати". Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки та направлення листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов'язань), проведення заходів і необхідність у наслідок цього вжити відповідних заходив. Тексти таких листів можуть складатись з 1-2 речень і починаються словами, утвореними від дієслова "нагадувати".

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось (наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення робочого місця тощо). Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті. У такому разі гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (організації, установи).

Ініціативні листи - це службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі, відповідь може бути позитивною чи негативною. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи трудового колективу.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповіді на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне із них, незалежно від того, яка відповідь -позитивна чи негативна. Текст таких документів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обгрунтованим.

Рекомендаційні листи - видаються при клопотанні про посаду, влаштуванні на нову відповідальну роботу, поданні на здобуття гранту. Такі листи подаються тими, хто добре знає особу, її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці і має певний авторитет та визнання у своїй галузі.

План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.

Під загальною назвою "план" об'єднається далеко неоднакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.

Надзвичайно важливим для цього  документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу  викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.

Плани робіт поділяють на наступні групи:

перспективні (розраховані на кілька років);

• річні;
• піврічні;
• квартальні;
• місячні;
• тижневі;
• денні.

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. На практиці більш зручною вважається таблична форма.

Особливими реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані  робіт, є:

• гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи);
• назва виду документа разом із заголовком - зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на II півріччя 2005 року), а також назви структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області).

У плані робіт належить вказувати  прізвище виконавця; термін виконання. Відмітка про виконання проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт.

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи. Індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає, і затверджуються безпосереднім керівником (наприклад план складено головним спеціалістом організаційного відділу, підпис цього спеціаліста, затверджено керівником організаційного відділу).

Графік відпусток - складається на рік. Містить такі реквізити:

• найменування організації;
• найменування структурного підрозділу;
• дата, індекс, місце видання;
• гриф затвердження;
• текст;
• візи узгодження.

Текст починається повідомленням, на який рік складений графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників, заплановані строки відпусток (місяць, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).

Графік підписується керівником підприємства або його підрозділу й погоджується із профспілковим комітетом.

 

 

Звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо .

До основних реквізитів звіту можна  віднести:

• назва установи чи структурного підрозділу - автора звіту;
• найменування виду документа; дата;
• грифи затвердження та погодження;
• текст;
• підписи та відбиток печатки.

Розрізняють статистичні, текстові та змішані звіти. Статистичні звіти  мають у своєму складі табличні форми, до яких зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання завдань, доручень за якийсь визначений проміжок часу. Змітана форма звіту-це текст, до якого включено статистичні таблиці.

Звіти складаються відповідно до напрямків  проведення чи виконання роботи: щомісяця, щокварталу тощо. Вони можуть бути як періодичними, так і разовими чи постійними.

Вимоги до оформлення звіту, порядку  викладу в ньому матеріалу  та його змісту викладено в ДСТУ 3008-95 "Документація. Звіти у сфері  науки і техніки. Структура і  правила оформлення". Згідно з  цим стандартом, звіт умовно поділяють  на: вступну частину; основну частину; додатки.

Вступна частина містить такі основні структурні елементи:

• титульний аркуш;
• список авторів;
• зміст;
• перелік умовних позначень, символів, одиниць, скорочень і термінів;
• передмову.

Основна частина містить такі структурні елементи:

• вступ;
• суть звіту;
• висновки;
• рекомендації;
• перелік посилань.

У вступі коротко викладають: оцінку сучасного стану проблеми, відмічаючи практично розв'язані задачі, прогалини знань, що існують у даній галузі, провідні фірми та провідних учених і фахівців даної галузі; світові тенденції розв'язання поставлених задач; актуальність даної роботи та підставу для її виконання; мету роботи та галузь застосування; взаємозв'язок з іншими роботами.

Суть звіту викладають, поділяючи  матеріал на розділи. Розділи можуть поділятися на пункти або на підрозділи і пункти. Пункти, якщо це необхідно, поділяють на підпункти. Кожен пункт і підпункт повинен містити закінчену інформацію. Звіт має інформувати відповідно до ситуації, наскільки досягнуто результату, яка вірогідність того, що відбудеться позитивний результат, чому проблему невирішено зовсім, які заходи необхідно вжити тощо.

Висновки розміщують на новій сторінці. У висновках наводять оцінку одержаних  результатів роботи або її окремого етапу (негативних також), з урахуванням  світових тенденцій вирішення поставленої задачі. Текст висновків і додатків може поділятись на пункти.

Рекомендації розміщують після висновків, починаючи з нової сторінки. У рекомендаціях визначають подальші роботи, які вважають необхідними, приділяючи основну увагу пропозиціям щодо ефективного використання результатів дослідження чи розроблення.

Бібліографічні описи посилань у переліку наводять відповідно до чинних стандартів із бібліотечної та видавничої справи.

Додатки розміщують після основної частини звіту. У додатки можуть бути включені: ілюстрації або таблиці, матеріали, які через великий обсяг, специфіку викладення або форму подання не можуть бути внесеш до основної частини, додатковий перелік джерел, на які не було посилань у звіті, але які можуть викликати інтерес.

Відгук - документ, у якому висловлюється обгрунтована точка зору фахівця щодо наукової й дослідницької роботи. На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їхньої публікації й підписуються безпосередньо науковцем. Супровідний лист до відгуку, якщо він. складається, підписує керівник установи.

Відгук складається з назви  документа, заголовка й тексту. Текст  включає вступ, у якому дається загальна характеристика матеріалу, основний зміст роботи й висновки.

Визначаючи актуальність теми, доцільно вказати на її зв'язок із державними чи галузевими науковими програмами, пріоритетними напрямками розвитку науки й техніки, визначеними Верховною Радою України тощо. У відгуку слід наголосити на ключових проблемах, які стали предметом рецензованого дослідження, звернути увагу на твердження, що викликають сумніви й можуть слугувати підґрунтям дискусії. Належить оцінити обгрунтованість й достеменність отриманих результатів, їх наукову новизну, адекватність використаної методології. Слід також визначити значущість праці для науки й практики, вказати можливі. конкретні шляхи використання результатів дослідження. Також викладають зауваження щодо оформлення роботи, на яку подається відгук.

Колективний відгук підписують фахівці, із зазначенням наукових ступенів і вчених звань, займаних посад, після чого проставляється дата. Автори відгуків несуть відповідальність за Об'єктивність свого відгуку. За необхідності, вважається за можливе доопрацювання неякісно підготовленого відгуку.

Висновок - документ, у якому висловлена думка про той або інший предмет, робиться підсумок його розгляду. Надсилається установою вищому органу для розгляду й затвердження.