Общая характеристика документооборота и системы управления документацией

y">Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.

Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

1.2 Функции системы документооборота и требования к ней

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

Три категории работников СДОУ:

1) руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части;

2) специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь министра;

3) технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводи-тель, машинистка 1, 2 категории, стенографист 1, 2 категории, секретарь - машинистка, секретарь - стенографистка.

Функции структурных частей СДОУ:

1) функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонден-ции в структурные подразделения и адресатам;

2) функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов;

3) функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения;

4) функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей;

5) функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив;

6) функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокумента-ционное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ:

1) контроль за соблюдением стандартов на документы;

2) экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

3) регистрация документов и учётно-справочная работа;

4) контроль за исполнением документов;

5) формирование, оформления, хранения и использования дел;

6) оформление и выпуск распорядительной документации учреждений;

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, то есть имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

1)     входящие;

2)     исходящие (внутренние);

3)     письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и так далее. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и так далее.

Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.

При регистрации документа, поступившего в орган государственной

риваемом комплексе программных средств передача дел на архивное хранение производится автоматизировано, за счет тесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела.

Система автоматизации архивного дела, разработанная партнером компании Microsoft – компанией «Электронные офисные системы», предназна

1        . – 2001. - № 1. – с. 4-8