Исследование системы управления

Содержание 
 

1. Введение __________________________________________________3
2. Объект и предмет исследования_______________________________4
3. Место систем управления в организации_______________________12
4. Заключение________________________________________________20
5. Список литературы__________________________________________21

Введение 

  Исследование представляет собой процесс изучения какого-либо объекта и получения новых знаний. Его также можно рассматривать как научный труд, вид познавательной деятельности; научное изучение некоего предмета, какого-либо явления (объекта) с целью определения законов и закономерностей его возникновения, функционирования, совершенствования, развития, особенностей и тенденций перехода из одного состояния в другое, получения и применения новых знаний в теории и на практике.

  Исследование  обладает основополагающими характеристиками, определяющими его направленность и результаты. К таким характеристикам в первую очередь относят: потребность в исследовании (острота и необходимость решения проблем и задач); его цель, объект и предмет; методология, вид исследования, ресурсы (определенный комплекс средств и возможностей, обеспечивающих успешное проведение исследования и достижения его целей); результаты исследования (как конечный итог и эффективность исследования, определяющая соотношение и соразмерность использованных ресурсов на проведение исследования и достигнутых при этом целей) и т.п.

  При проведении исследования важно правильно  и четко определить цель, объект и предмет исследования. Большое значение имеет также сам процесс исследования, представляющий собой совокупность последовательно выполняемых операций.

  Любое исследование эффективно лишь тогда, когда  достигнуты установленные цели исследовательских  работ при соблюдении других условий (сроков и затрат). В связи с этим первостепенное значение имеет тот смысл, что заложен в содержание понятия «цель». 

1.  Объект и предмет  исследования 

     В современном менеджменте рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия. Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

    Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

  Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются:

• цели организации;
• ее организационная структура;
• внешняя и внутренняя среда;
• совокупность ресурсов;
• нормативная и правовая основа;
• специфика процесса функционирования;
• система социальных и экономических отношений;
• организационная культура.

  Каждая  организация имеет конкретную систему  управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

  Прежде  всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

  Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность — это прежде всего управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

  Система управления любой организации является сложной, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

  Говоря  об управлении организацией, в частности  предприятием, мы употребляем термин «система», например: производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему же мы используем данный термин? Прежде всего потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять, каковы его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует, и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие, как систему.

  Как правило, представление объекта  в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

  В настоящее  время можно выделить по крайней  мере пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное. Каждое из них отражает определенную группу характеристик системы.

Микроскопическое  представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

   Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

  Макроскопическое  представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

   Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

  И наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

  Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; сама она является единым и неразрывным целым, т.е. целостной системой для нижестоящих иерархических уровней; имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

  Предметом исследования выступают конкретные проблемы, стороны деятельности организации, познание и разрешение которых требует проведения исследования.

  Изучая  систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые.к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

• детерминированность элементов системы;
• динамичность системы;
• наличие в ней управляющего параметра;
• наличие контролирующего параметра;
• наличие каналов обратной связи (по крайней мере одного). 
  Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия

эффективного  уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность проявляется в организации   взаимодействия  подразделений  органов  управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

  Вторым  требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

  Любые воздействия среды оказывают возмущавшее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

  Под воздействием таких внешних и  внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

  Чтобы обеспечить быстрое перестроение системы (организации) в условиях изменения среды, система управления должна: иметь элемент, фиксирующий факт появления возмущения; обладать минимально допустимой инерционностью для своевременного принятия управленческих решений; иметь элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

  Третье требование в системе управления — наличие управляющего параметра, посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы — позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

  Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

  Четвертым требованием, предъявленным к системам управления, является наличие контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

  Контроль  субъекта управления предполагает курирование  обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

  Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

  Итак, мы рассмотрели требования, предъявляемые  к системе управления как объекту исследования. Что это нам дает в смысле методологии процесса управления?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование требуется доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.
4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.
5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления следует предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию  подготовки   новых  решений,  обусловленных новыми целями.
6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.