Классификация документов в деле

Классификация документов в деле. Архивные описи.

     Архивная  опись строится в соответствии с  классификацией дел АР.

Классификация дел состоит из 2-х элементов:

1. Разработка схемы классификации дел фонда.
2. Распределение дел в соответствии со схемой классификации.

Классификационная схема дел – это основа структурной  описи.

     Схема классификации дел АФ представляет собой систематизированный список наименования структурных подразделений  учреждения – фондообразователя, его функции или вопросы и направления его деятельности.

     Классификационная схема является основанием для организации  АФ. Для распределения дел фонда  по группам, отражающих наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя и функции и структуру, что закрепляет опись.

      К основным классификационным признакам относятся:

1. Структурный – в соответствии со структурными подразделениями;
2. Функциональный;
3. Отраслевой;
4. Тематический – с учётом функции или отраслевой деятельности учреждения, а так же тех, которые касается содержание документа;
5. Хронологический – по датам или периодам, к которым относятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

1. Нормативный – по видам дел, видам и разновидностям документов;
2. Корреспондентский – по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователями;
3. Авторские – по наименованию учреждений или фамилий лиц, которые являются авторами документа;
4. Предметно-вопросные – по темам и вопросам, которые отображаются в документах;
5. Географические – по территориям, населенным пунктам, с которыми связано содержание документа,  их авторы и корреспонденты.
6. Хронологический – по датам.

     При разработке классификации следует  запомнить: необходимо использовать только основные признаки. Из всей совокупности основных признаков берут только два, один из двух выбранных признаков, как правило, должен присутствовать хронологический. Выбранные признаки могут меняться местами.

      Для фондов учреждений имеющих четкую структуру, сочетания таких признаков как  структурный и хронологический  образуют 2 варианта схемы классификаций: хронологическо-структурный или структурно хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. В хронологической структуре, схемы применяются обычно в том случае, если структура фондообразователя изменилась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп – по структурным подразделениям. Для фонда учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а так же при её отсутствии необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фонда образователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом сначала группируют по годам, а внутри хронологически по отраслям деятельности учреждения фонда образователя.