Справочно-информационные документы

Вступ

     Актуальність  теми. Переважна більшість документів, які відправляються із установ та надсилаються (надходять) до них, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації.

     Інформація, яка міститься в цих документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома. 

     До  довідково-інформаційних належать такі документи: службові листи, звіт, службові записки (доповідна та пояснювальна), телеграма, телефоно- і радіограма, анотація, рецензія, відгук, прес-реліз, стаття, тези, план, протокол, довідка, факс, висновок.

     Мета – вивчення теоретичних основ складання довідково-інформаційних документів, зокрема звітів, службових записок та повідомлень про заходи.

     Об’єкт – довідково-інформаційні документи.

     Предмет – зразки написання звіту, службової записки, повідомлення про захід

     У роботі визначено поняття звіту, службової записки й повідомлення про захід як найпоширеніших довідково-інформаційних  документів. Крім цього визначено  їх функції, розглянуто  зразки для написання, запропоновано низка рекомендацій щодо вимог складання, правил написання тексту,використання типових мовних зворотів. 
 
 

1. Довідково-інформаційні документи. 

     До  довідково-інформаційних належать такі документи: службові листи, звіт, службові записки (доповідна та пояснювальна), телеграма, телефоно- і радіограма, анотація, рецензія, відгук, прес-реліз, стаття, тези, план, протокол, довідка, факс, висновок.

     Звіт - це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

     Звіти бувають статистичні (цифрові) й  текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові –  на звичайному папері за встановленим зразком.

     Реквізити звіту наступні:

1. Штамп установи
2. Назва виду документу
3. Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період)
4. Текст, який має такі частини:

• вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

• основна частина (містить точний опис виконаної роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів);
• висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту

6. Дата складання
7. Печатка

     Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

     У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка та штамп установи не ставляться.

     Розрізняють звіти періодичні і разові. Перші  затверджуються керівником, який раніше підписав план, другі – не затверджуються, а лише адресуються посадовим особам, від яких одержано завдання або доручення.

     Текст разового звіту, як правило, розпочинається словами: За вашим розпорядженням від (такого) числа… Це посилання на завдання слугує першим логічним елементом змісту цього документа. Далі йдуть описання виконаної роботи і заключна частина, в якій аналізуються її підсумки, потім  – висновки і пропозиції.

     Текст звіту має бути чітким за побудовою, логічною послідовністю викладу  матеріалу, містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

     Звіт  допомагає вивчити й узагальнити  чиюсь роботу, знайти в ній позитивне  і негативне, зробити висновки, окреслити  перспективи.

      

     Службові  записки.

     Існує два види службових записок – доповідна записка та пояснювальна записка.

     Доповідна записка – це документ, адресований  керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про  виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

     З погляду адресності розрізняють  внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, в якому працює укладач, і зовнішні, що адресуються  керівникові вищої організації.

     Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується .

     Пояснювальна  записка з’ясовує зміст певних положень основного документа плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини  певного факту, вчинку, події.

     Виклад  тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотнім, коли висновки передують доказовій частині.

     Пояснювальна  записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або  на стандартному аркуші паперу формату  А4.

     Якщо  записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформлюють на бланку і  реєструють.

     Реквізити службових записок:

1. назва структурного підрозділу;
2. адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);
3. назва виду документа (доповідна записка);
4. дата;
5. індекс;
6. місце видання;
7. заголовок (стислий зміст тексту);
8. текст;
9. додаток (якщо є);
10. підпис.

 
 

Ректорові Луганського

державного аграрного університету

проф. Ткаченко В.Г.

декана агрономічного факультету,

завідувача кафедри ґрунтознавства

та агрохімії

Денисенка Анатолія Івановича 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 

     Доводжу до Вашого відома, що Яворівська Алла Василівна працює лаборантом на кафедрі ґрунтознавства та агрохімії з 1981 року й до теперішнього часу. Її праця впродовж трьох десятиріч відзначається винятковою сумлінністю, відданістю справі та компетентністю.

     Яворівська  А.В. зарекомендувала себе як висококваліфікований фахівець. Свої безпосередні функціональні  обов’язки в разі потреби вона ефективно поєднує з проведенням  навчального процесу кафедри: вела практичні заняття з мікробіології, фізіології рослин та ґрунтознавства.

     З огляду на викладене вище прошу видати Яворівській А.В. винагороду на відзнаку 30-річчя її роботи в нашому навчальному  закладі та у зв’язку з 55-річчям від дня народження. 

24.09.2011р.                                                                               Підпис 
 
 

Деканові  дефектологічного

Факультету

Проф. Матвійчуку К.Є.

ПОЯСНЮВАЛЬНА  ЗАПИСКА 

Про порушення  навчальної дисципліни

     Студенти 14-ї групи спеціальності «Сурдопедагогіка і українська мова» не з’явилися  на заняття з педагогіки тому, що відвідували виставку комп’ютерів. Виставку організувала науково-виробнича  фірма «Інтеграл» і запросила  студентів на 11-ту годину. 

Староста 14-ї  групи                   (підпис)           В.І.Гнаткевич 

     Повідомлення  про захід – це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь в якійсь нараді, конференції, зборах.

     У повідомленні повинні бути такі реквізити:

1. Дата й час засідання.
2. Місце засідання.
3. Його назва (тематика).
4. Порядок денний.
5. Прізвища доповідачів із кожного питання.
6. Прізвище й телефон відповідальної особи.
7. Спосіб проїзду до місця засідання.

     Повідомлення  підписує голова колегіального органу або керівник установи. 

Зразок  повідомлення 

Шановний  Томілін Микола Анатолійович!

     Запрошуємо  Вас взяти участь у роботі наради  міських, селищних та сільських голів, яка відбудеться в актовій залі Краснодонської міської ради (майдан Леніна, буд.6) 21 листопада 2011р.

     Початок об 11.00.

     Проїзд: тролейбус №4 до зупинки «Пошта».

 Краснодонський  міський голова

Баклагов Ю.Б. 
 
 
 

     

2. Вимоги  до складання довідково-інформаційних  документів.

     Основою довідково-інформаційних документів є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

     Текст — це сукупність речень, об'єднаних  у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

     Текст документа повинен містити певну  аргументовану інформацію, викладену  стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і  зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у  вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм.

     Суцільний складний текст документа містить  граматично і логічно узгоджену  інформацію про управлінські дії  та використовується під час складання  службових записок,повідомлень.

     Тексти  у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

     Текст поділяється на взаємозумовлені  логічні елементи: вступ, основну  частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання  документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

     Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

     - Текст викладати від третьої  особи:

     Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...

     - Від першої особи пишуться  доповідні й пояснювальні записки.

     - Не вживати образних виразів,  емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

     - Уживати стійкі (стандартизовані)  сполучення типу:

     відповідно  до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

     - Використовувати синтаксичні конструкції  типу:

     Доводимо  до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...;

     - Дієприслівникові звороти вживати  на початку речення:

     Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

     - Використовувати мовні засоби, що  відповідають нормам літературної  мови і зрозумілі для широкого  кола читачів.