Учет кассовых операций в коммерческих банках

1. Учет кассовых операций.

 

При работе с наличными  денежными средствами российские банки  руководствуются следующими нормативными документами:

- Положением Банка России от 5 января 1998г.№14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;

- Положением Банка России от 24 апреля 2008г. №318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

В настоящее время любая  организация или учреждение должны хранить денежные средства на счетах в банках. Наличные деньги, поступающие  в кассы организаций, подлежат сдаче  в банк для последующего зачисления на счет. Денежная наличность сдается  либо непосредственно в кассу  банка или через объединенные кассы при организациях, а также  организациям Федеральной службы по связи и информатизации для перевода на соответствующие счета в банк. Наличные деньги могут сдаваться  организациями через инкассаторские службы банков или специализированные инкассаторские службы.

В кассах организаций могут  храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями этих организаций. Лимит устанавливается  банком ежегодно всем организациям, имеющим  кассу осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита организация  представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по специальной форме по Положению Банка России от 5 января 1998г. № 14-П. При наличии нескольких счетов в разных банках организация по своему усмотрению обращается в один из них с этим расчетом. После установления лимита в одном из банков организация направляет уведомления об определенном ей лимите остатка кассы в другие банки, где у нее открыты счета.

Установленные банком лимиты остатка наличных в кассе письменно  сообщаются каждой организации, для  чего используются вторые экземпляры представленных организациями расчетов.

Наличные деньги сверх  лимита организации обязаны сдавать  в банк. Исключение может делаться для выдачи заработной платы, социальных выплат и стипендий на срок не выше трех рабочих дней, включая день получения денежных средств в банке. По истечении срока неиспользованный остаток сдается в банк.

Положением Банка России от 5 января 1998г.№14-П предусмотрены  процедуры проверки организаций  банками по соблюдению ими порядка  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью. Аналогичным  образом Банк России контролирует банки.

Целесообразность создания тех или иных касс, их количество и численность кассовых работников, а также необходимость установки  банкоматов, автоматических сейфов определяются самим банком. Кассовое подразделение  возглавляет заведующий кассой или  могут возглавлять заведующий хранилищем ценностей, главный, старший кассир или другой кассовый работник. Непосредственное выполнение операций с наличными  деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники. Выполнение ими операции определяются функциональными обязанностями, возложенными на них распорядительным документом банка.

С должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассирами  и инкассаторами заключаются  договоры о материальной ответственности. Кассовые операции при обслуживании юридических и физических лиц  могут производиться кассовым работником с возложением на него обязанностей бухгалтерского работника. Кассовый работник проверяет принятые от клиентов кассовые документы, оформляет их, отражает сумму  денежных средств в кассовом журнале, принимает или выдает денежную наличность, отражает сумму принятых или выданных средств по банковскому счету клиента.

Кассовым работником запрещено:

• передоверять порученную работу с ценностями другим лицам, выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей;

• выполнять поручения клиентов по проведению операций с денежной наличностью по их счетам, минуя бухгалтерских работников при отсутствии системы контроля;

• хранить личные деньги вместе с банковскими;

• убирать из поля зрения клиента принимаемые/ деньги до окончания операции.

Для хранения наличных денег  в течение рабочего дня кассиров обеспечивают металлическими шкафами  или сейфами.

Оформление кассовых документов может производиться как от руки, так и с помощью компьютера. При ведении документов на компьютере должно обеспечиваться хранение данных в электронном виде и исключение возможности их изменения. Несанкционированного доступа лицами, ответственными за сохранность ценностей. При ведении  от руки книг хранилища ценностей, учета  принятых и выданных ценностей, журналов приема из-под охраны и сдачи под  охрану хранилища ценностей, учета  выдачи и приема явочных карточек, штампов, ключей и доверенностей  листы до начала их ведения брошюруются  и пронумеровываются. В книге  хранилища ценностей количество листов заверяют руководитель, главный  бухгалтер и заведующий кассой, ставится печать. Перед закрытием хранилища  лица, ответственные за сохранность  ценностей, сверяют фактическое  наличие с данными книги хранилища  и заверяют сумму остатка подписями. Электронные формы документов ежедневно  распечатывают.

Кассиров, выполняющих приходные  и расходные операции, снабжают образцами  подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерских работников - образцами подписей кассиров.

Прием наличности от организаций  в приходную кассу производится по объявлениям на взнос наличными  в виде комплекта документов, состоящего из объявления, ордера и квитанции. В бухгалтерском учете внесение организацией выручки отражается следующем  образом:

Д-т 20202 К-т 40702

Бухгалтерский работник после  проверки передает документы в кассу. Кассир проверяет наличие и тождественность  подписи бухгалтера образцу, сличает  соответствие суммы цифрами и  прописью, проверяет наличие подписи  клиента и принимает наличные деньги полистным и поштучным  пересчетом. Деньги принимают так, чтобы  клиент мог наблюдать за действиями кассира.

Приняв наличные деньги, кассир сверяет сумму, указанную  в документах, с фактической. При их соответствии кассир подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю. Объявление кассир оставляет у себя, ордер передает соответствующему бухгалтеру. Если установлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом наличных денег и суммой, указанной в объявлении, оно переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму.

Первое объявление кассир перечеркивает, на обороте квитанции  указывает фактически принятую сумму  и расписывается. Объявление передается бухгалтеру, который вносит исправления  в кассовый журнал, оформляет вновь  полученный документ и передает в  кассу. Первоначальные объявление и ордер уничтожают, а квитанцию направляют в кассовые документы.

Для совершения расходных  кассовых операций заведующий кассой выдает кассирам под отчет необходимую  сумму наличных денежных средств  под роспись в книге учете  принятых и выданных ценностей.

Выдача наличных денег  организациям с их счетов производится по денежным чекам. Для получения  наличных денег клиент предъявляет  чек бухгалтерскому работнику. После  проверки клиенту выдают контрольную  марку от чека для предъявления в  кассу.

Получив денежный чек, кассир выполняет следующие действия:

• проверяет наличие подписей должностных лиц банка, оформивших и проверивших чек, и соответствие подписей образцам;

• сличает суммы, представленные цифрами и прописью;

• проверяет наличие на чеке росписи клиента в получении наличных денег и данных удостоверяющего его личность документа;

• готовит сумму денег для выдачи и уточняет у клиента получаемую сумму;

• сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает марку к чеку;

• повторно пересчитывает сумму в присутствии клиента;

• выдает деньги, ставит штамп кассы и подписывает чек.

Если пачки банкнот, тюбики или мешки с монетой имеют  неповрежденную упаковку, их выдают по обозначенным на накладках суммам. В противном случае- пересчитывают. Получатель наличных денег таким же образом проверяет их, не отходя от кассы и в присутствии кассира. Клиент вправе пересчитать наличные деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии одного из кассиров. На выявленные недостачу или излишек составляют акт. Совершение операций, при которых клиент, не внося наличных средств, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными, не допускается.

Прием и выдача наличности физическим лицам по договорам банковского  счета, а также сотрудникам банка  производятся по приходным и расходным  кассовым ордерам. В ордерах указывается  фамилия, имя, отчество или другие персональные данные клиента. Для подтверждения  приема и выдачи наличных денежных средств в сберегательной книжке делается соответствующая запись, если книжки нет, клиент получает второй экземпляр ордера с подписью кассира и штампом кассы.

В бухгалтерском учете  при приеме вклада оформляется запись по дебету счета 20202 и кредиту счета  депозитов соответствующей срочности. Закрытие вклада отражается следующим  образом:

Д-т 42301-42307 (в зависимости от срочности)

К-т 20202.

Прием кассиром наличных денег  для перевода по поручению физического  лица без открытия банковского счета, в том числе для уплаты коммунальных и налоговых платежей, переводов  по системам MoneyGram, Western Union, Аллюр и некоторым другим, производится по документу, заполняемому клиентом. Форма документа устанавливается банком либо соответствующими получателями денежных средств, в чей адрес направляются платежи, с учетом требований Банка России. Клиенту выдают подтверждающий документ о приеме наличных денег за подписью кассира и с печатью кассы. Для отражения сумм принятой наличности при переводе средств ведут реестр, содержащий следующие реквизиты:

• наименование банка, филиала, внутреннего структурного подразделения;

• дата заполнения;

• вид операции;

• принятая сумма.

Завершив работу, кассир подписывает реестр и передает его бухгалтеру для оформления приходных кассовых ордеров на итоговые суммы по видам платежей используется счет 40911 (40909, 40910- переводы в Россию, 40912, 40913- из России): Д-т 20202 К-т 40911.

Если вносимая клиентом сумма  расходится с суммой, указанной в  приходном кассовом документе, обнаружены неплатежные либо сомнительные денежные знаки, кассир предлагает клиенту довнести недостающие наличные деньги или возвращает излишек. В случае отказа необходимо заново заполнить приходной ордер на новую сумму.

При получении денег клиент пересчитывает их в присутствии  кассира, не отходя от кассы. В случае расхождения составляется акт пересчета. Деньги могут быть пересчитаны в  специальном помещении для пересчета, процедура проходит в присутствии  контролирующего работника банка.

В конце дня кассир сверяет  сумму, выданную ему утром, с суммами, указанными в приходных и расходных  документах, и суммой, имеющейся  в наличии, составляет справку о  суммах принятой и выданной наличности и подписывает ее. Кассовые обороты  по справке сверяют с записями в кассовых журналах бухгалтеров  и оформляют подписями кассира  и бухгалтера. Остаток наличных денег, справку, реестр, приходные и расходные  кассовые документы сдают под  роспись заведующему кассой.

Для работы в послеоперационное  время, в выходные и праздничные  дни кассиру выдают необходимую  сумму по расходному кассовому ордеру. Остаток наличных денег и ценностей  во вне рабочее время хранится в сейфе. На следующий или в первый рабочий день после выходных или праздников кассир сдает заведующему кассой неиспользованный остаток по приходному кассовому ордеру вместе с другими кассовому документами.

Операции по загрузке и  изъятию наличных из банкомата осуществляют кассовые и инкассаторские работники  банка либо подразделения инкассации в количестве не менее двух человек, на одного из которых возлагаются  контрольные функции. Выдача и прием  наличных денег происходит в кассе  банка. Заведующий кассой выдает наличные по расходному кассовому ордеру, во время приема деньги пересчитывают  и вкладывают в кассеты, закрываемые  на ключ. К кассете прикрепляют  ярлык с номером банкомата, суммой, датой, фамилией с инициалами и подписью заведующего кассой. При изъятии  кассет кассир или инкассатор выводит  из банкомата распечатку о сумме  выданных и оставшихся наличных. При  загрузке выводится распечатка, подтверждающая факт вложения денежных средств.

На основании распечатки бухгалтер выписывает приходный  кассовый ордер на сдаваемую в  кассу наличность. Сверку остатков производит заведующий кассой, он же расписывается  в ордере.

В бухгалтерском учете  операции по пополнению банкомата отражаются следующим образом: Д-т 20208 К-т 20202.