Факторы проведения делового совещания

Калининград 2009 г. 

 Содержание 

Введение………………………………………………………………………..стр 3

Деловые совещания……………………………………………………………..стр 5

Виды деловых  совещаний………………………………………………………стр 11

Основные правила ведения делового совещания………………………………стр 15

2 стиля проведения  деловых совещаний…………………..……………………стр  18

Факторы успеха в проведении делового совещания……………..……………Стр 19

Основные ошибки при проведении деловых совещаний…………………….Стр 21

Заключение………………………………………………………………………стр 22

Список используемой литературы……………………………………………..стр 23  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
                                            

 Введение:  
  
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.  
Чаще всего деловые совещания проводятся:   
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение   
если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы   
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.   
Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как "пожирают" дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.   
В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.   
Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.   
Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва.   
  
 

С учетом общих  затрат времени (не только непосредственно  для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.   
Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.   
Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.   
Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний рассмотрим подробнее.  
  
                                       

 Деловые  совещания.

Деловое общение – один из самых ответственных видов деятельности руководителя. сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Совещание. Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников;
• принятие решения.

Кроме того, что  деловое совещание является способом привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений  по актуальным и наиболее сложным  вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу.

На совещании  сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению  общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и  т. п.

Для некоторых  предприятий деловое совещание – это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание – возможность показать свой талант менеджера.

Основные задачи, которые можно решить с помощью  деловых совещаний:

• развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь;
• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
• выявление и расчет коллективных результатов;
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Классификация деловых  совещаний.

Деловые совещания  представляют собой особый вид организации  труда. Существует определенная классификация  совещаний, которая зависит от следующих  основных признаков:

По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетческие).

По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По степени  стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По принадлежности:

• общественных организаций;
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

Планирование  проведения совещаний.

Проведение любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без  наличия четырех обязательных этапов.

• Подготовка совещания.

Начинается с  определения целесообразности его  проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и  альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

На этом же этапе  должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса  по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если менеджер все таки убедится в полезности совещания, его можно проводить. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято. Следующим элементом данного этапа является определение повестки дня.   
  
  
 

Здесь необходимо определить:

• содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;
• условия, которым должен отвечать конечный результат совещания (они определяют цели совещания). Нужно, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;
• кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т. д.

При формировании повестка дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджмеров-организаторов  совещаний. Выделяются 6 групп ошибок:

• отсутствует главная тема совещания;
• при наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;
• участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
• в повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами. Число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей, увеличивается;
• на совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;
• не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данного предприятии постоянно.

Состав  участников.

Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Количественный  состав.

Оптимальным считается  такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством  работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний (так называемое приглашение «для массовости»).

Качественный  состав.

К участию в  совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.   
 

Назначение  дня и времени проведения совещания.

Как правило, для  проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда и четверг, т. к. недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше  проводить во второй половине дня, т. к. из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый – с 11 до 12 и второй – между 16 и 18 ч. Деловое совещание лучше всего приурочить ко второму пику. Это послужит для участников совещания дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Поскольку деловое  совещание - это деятельность, связанная  с принятием решений группой  лиц, на характер выступлений его  участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление   
Непродуктивные совещания могут вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Совещания - это средство управления и оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.   
Успех совещания зависит от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.   
  
  
  
  
 

На этапе определения  цели важно продумать, действительно  ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем  группой целесообразно в случаях, когда:   
- проблема является сложной, а вероятность, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;   
- разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;   
- желательны также и потенциальные решения, а не только одно;   
- полезна проверка различных взглядов;   
- руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;   
- членам группы необходимо получше узнать друг друга.   
Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.   
На практике эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой дискуссии.   
Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:   
- обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;   
- четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, что способствует возникновению на совещании творческой дискуссии;   
- тщательная фиксация выступлений участников совещания, вскрывающих трудности и препятствия и показывающих пути их преодоления. Относящиеся к этому определения, вопросы, требования, аргументы, альтернативные решения следует формулировать так, чтобы побудить участников к разбору данной проблемы и поискам путей ее решения; стремление к достижению цели совещания с позиции экономии времени;   
- корректное прерывание тех выступлений, которые повторяют в общих чертах уже изложенные факты, носят нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишены конкретности;