Как повысить эффективность управления торговым предприятием

Как повысить эффективность  управления торговым предприятием

Руководитель  любой компании стремится к тому, чтобы его бизнес процветал, приносил стабильный доход и развивался. Разработка стратегии маркетинга — первый шаг на пути к этой цели. Предприятие, которое не может успешно конкурировать на рынке предоставляемых услуг, рано или поздно слабеет и уступает место более успешным компаниям. Конкуренция между торговыми предприятиями отличается особенной остротой. Порой расстояние между магазинами, реализующими схожую номенклатуру товаров,— не более минуты ходьбы. Как выжить в столь жестких условиях? Когда первый шаг сделан, т.е. маркетинговая политика разработана, необходимо направить все силы на ее реализацию.

Главная цель любого коммерческого предприятия — максимизация прибыли. Повысить рентабельность в торговле можно, увеличив выручку и сократив издержки. Следовательно, главным пунктом стратегического плана развития компании является привлечение как можно большего количества новых клиентов и удержание уже имеющихся. Для этого необходимо, во-первых, иметь широкий, постоянно обновляемый ассортимент товаров, вести гибкую ценовую и грамотную маркетинговую политику. Во-вторых, обеспечить максимальное качество обслуживания клиентов — доступность информации о товарах, скорость обслуживания, наличие сопровождающих услуг, таких как доставка и резервирование товара, прием заказов на отсутствующие в ассортименте товары, продажа товаров в рассрочку, всевозможные способы оплаты (за наличный и безналичный расчет, использование пластиковых карт). Для уменьшения издержек компании необходимо оптимизировать все протекающие бизнес-процессы предприятия. Здесь на помощь приходит логистика — наука о планировании, организации, управлении и контроле движения материальных и информационных потоков.

Прогрессивные руководители понимают, что обеспечить выполнение всех вышеперечисленных  требований, используя бумажный документооборот, практически невозможно. Становится очевидной необходимость внедрения  системы автоматизации. Важно помнить, что список задач, стоящих перед  торговым предприятием, не ограничивается только закупкой, хранением и реализацией  товара. Как и перед любым другим предприятием, перед ним встают задачи, связанные с бухгалтерским учетом, учетом персонала, расчетом заработной платы и т.д. Поэтому для эффективного управления необходимо, чтобы система  автоматизации имела соответствующий  функциональный состав, а именно она  должна помогать анализировать, планировать, организовывать и контролировать все  процессы в широком спектре областей деятельности предприятия. Эффективность автоматизации зависит, в первую очередь, от полноты функциональных возможностей системы, которые должны превышать требования заказчика.

Разрабатывая  тиражируемую версию системы "Аккорд" для автоматизации торговых предприятий (в том числе предприятий розничной  торговли), специалисты компании Атлант-Информ (www.atlant-inform.ru) посчитали оптимальным состав системы, включающий функции автоматизации управления кадрами; расчета заработной платы; ведения бухгалтерского учета; управления снабжением, сбытом, запасами; складского учета; торгового зала; маркетинга.

Остановимся подробнее на функциях системы, глубина  реализации которых имеет первостепенное значение для торговых предприятий, а именно: управление товародвижением  с момента заключения договора на поставку до реализации товара.

Для привлечения  клиентов необходимо постоянно поддерживать широкий ассортимент, причем важно  обеспечить постоянное наличие на прилавках  товаров, пользующихся наибольшим спросом. Если с поставкой возникают постоянные перебои, то покупатели будут вынуждены  приобретать отсутствующие товары у конкурентов. Чтобы избежать этого, система автоматизации должна не только вести мониторинг товарных остатков в режиме реального времени, но и  помогать определять потребности в  запасах. В системе "Аккорд" операции снабжения реализуются на основе договоров снабжения, которые используются для регистрации и обработки  информации по договорным обязательствам сторон, в том числе долгосрочным. Информация по договорам снабжения  позволяет контролировать своевременность  поставок и предупреждать возможные  сбои.

Договоры  могут дробиться на этапы, с оформлением  обязательств по каждому этапу в  отдельности. В обязательствах указываются:

• сроки исполнения обязательств;
• состав и количество товарно-материальных ценностей, работ, услуг;
• цена по каждой фактурной позиции и итоговая цена;
• условия поставок и условия платежей.

Другие параметры, такие как, дата заключения и период действия, сумма и валюта договора и т.д., указываются в общей  части.

Совокупность  договоров снабжения фактически служит основанием для формирования графика платежей и отражения  предстоящих платежей в бюджете  расходов предприятия.

Использование автоматизированного ввода информации уже на этапе оприходования товара позволяет значительно ускорить эту процедуру и уменьшить вероятность возникновения ошибки. Информация может вводится как вручную, так и с помощью сканирования штрих-кодов. При поступлении новых товаров, не указанных в списке объектов учета, автоматически пополняется справочник номенклатуры. Если штрих-код производителя отсутствует, то система генерирует собственный внутренний код, которым с помощью этикет-пистолетов маркируется поступивший товар. В случае, если при оприходовании товара выявлен брак или обнаружены потери при транспортировке, система автоматически создает документы, отражающие факт возврата товара поставщику и выставление ему претензий.

Рис. 1. Информационные потоки модуля "Торговый зал"

В справочнике  объектов учета хранится вся необходимая  информация по каждой позиции номенклатуры, а именно: название объекта учета, номенклатурный номер, единицы измерения, штрих-код, срок годности товара и т.д. В системе предусмотрена возможность  введения произвольных свойств, необходимых  для описания товара.

Информация  о товаре на складах и в подразделениях хранится с помощью карточек складского учета (КСУ). Учет ведется по партиям как в денежном, так и в количественном выражении. Партия определяется учетной ценой, складом, в котором хранится товар, материально ответственным лицом, индивидуальной характеристикой партии и местом хранения. Карточка складского учета хранит полную историю поступлений и перемещений товара, а именно: вид документа-основания, его номер, дату выполнения операции, контрагента, количество товара, цену и валюту цены. В случае своевременного ведения первичных документов дополнительно по каждому объекту учета можно получить сведения о количестве выписанных, находящихся в пути, зарезервированных и свободных единиц товара.

Списание  товара может производиться по учетным  ценам, средним, а также по методам LIFO или FIFO, в зависимости от того, какой способ практикуется на конкретном предприятии.

Последняя стадия в цикле товародвижения — реализация. В системе "Аккорд" для автоматизации торговых операций за наличный расчет или с использованием пластиковых карт с помощью контрольно-кассовых машин служит модуль "Торговый зал". Он способен автоматизировать как деятельность отдельных магазинов, так и сети магазинов с территориальным распределением любой сложности.

В последнее  время резко возросло число супермаркетов — магазинов, которые работают по системе самообслуживания. И хотя организация торговли по этому принципу сопряжена со множеством дополнительных затрат (тщательная проработка организационной схемы, внедрение охранной системы, перестройка торгового зала, покупка и внедрение автоматизированной системы учета товародвижения, обучение персонала), дальновидные руководители понимают, что такой способ организации торговли имеет неоспоримые преимущества. Это — максимально эффективное использование торговой площади, что позволяет реализовывать более широкий ассортимент товаров; более наглядное представление товара для покупателя, повышение качества обслуживания покупателя за счет снижения времени обслуживания. Ассортимент современного супермаркета составляет огромное количество наименований товаров. Управление ассортиментом в 600 наименований в одном магазине — это предел ручной обработки информации, а в современном супермаркете количество артикулов товаров составляет от 5 до 50 тысяч. А если магазинов не один и не два, а десять? Справиться с такой задачей управления по силам только автоматизированной торговой системе.

Система "Аккорд" совместима со множеством технических средств, облегчающих и упрощающих процесс продажи товара. Например, использование сканеров штрих-кодов избавляет кассира от необходимости каждый раз обращаться к прайс-листу, а покупателя — от необходимости запоминать цены (вспомните, сколько раз вам раньше приходилось возвращаться от кассы к прилавку, чтобы посмотреть цену?). Провести сканером по этикетке — это все, что требуется от кассира, все остальное сделает система. При этом не только экономится время, но и значительно уменьшается возможность возникновения ошибки.

Система "Аккорд" позволяет также вести и секционную (прилавочную) торговлю.

Набор инструментов автоматизации ценообразования  системы позволяет вести любое  количество прайс-листов в любой  валюте с расчетом цен по алгоритмам пользователя, а также с использованием шкал, что позволяет гибко подходить  к ценовой политике и системе  скидок. Автоматически происходит формирование ценников. Для каждого товара можно  настроить внешний вид ценника (этикетки), размер и отражаемую информацию.

Инвентаризация  товаров — неотъемлемая процедура в работе любого магазина. И если пересчет товаров автоматизации поддается слабо, то все процедуры, связанные с обработкой информации, упрощаются многократно. Фактическое количество товара заносится в инвентаризационную ведомость, после чего система автоматически выдает данные о несоответствиях с исходными документами. Значительно облегчается распознавание фактических и документарных несоответствий. Ошибки, связанные с неправильным вводом информации (например, дважды введен один и тот же документ) исправляются за минимальное время. (Грамотная организация ввода первичной информации позволяет практически избежать подобных ошибок.) Когда фактические излишки и недостатки определены, происходит оприходование и списание соответственно. После чего производится автоматическая бухгалтерская обработка полученных результатов.

Функции системы "Аккорд" не ограничиваются лишь автоматизацией работы склада и торгового  зала в отдельности. Использование  логистического подхода позволяет осуществлять их взаимодействие оптимальным образом и реально экономить деньги и время. Система позволяет автоматизировать процесс определения потребности в товарах для распределенных торговых точек. Информация со всех точек стекается в головной офис, и в системе создается консолидированный отчет о потребностях организации в целом. Далее разрабатываются планы поставок на каждую позицию номенклатуры и номенклатурных групп. В системе реализованы различные варианты функционирования системы Поставщики — Склады — Магазины, в том числе вариант прямой поставки Поставщик — Магазин. Оптимизируется не только процесс распределения товаров по подразделениям, но и внутрискладские перемещения.

Успешное  управление компанией невозможно без  планирования ее деятельности и контроля выполнения планов, причем планирование и контроль должны быть неотъемлемыми  частями всех процессов в организации. Как следствие, особую важность приобретает  комплексность подхода к автоматизации, т.е. интеграция всего цикла хозяйственных  операций, формирование бухгалтерской  отчетности и аналитических инструментов в единое информационное пространство. Комплексная система учета и  управления предприятием "АККОРД" охватывает большую часть финансовой и хозяйственной сфер деятельности торгового предприятия и имеет  широкий набор управленческих инструментов для финансового, экономического и  маркетингового анализа и планирования.

Тенденция развития современных компьютерных технологий в сфере автоматизации предприятий  показывает, что программные решения  перестают быть только инструментами, облегчающими учет на предприятиях и становятся инструментами управления для высших руководящих лиц, позволяя принимать стратегические решения.

Для обеспечения  устойчивого развития предприятия  и поддержки маркетинговой стратегии  современная комплексная система  автоматизации должна иметь широкий  спектр возможностей, позволяющих анализировать  деятельность предприятия в различных  функциональных срезах. Система "Аккорд" позволяет проводить аналитику  продаж в различных плоскостях с  любой степенью детализации. С помощью  аналитических отчетов значительно  упрощается анализ динамики продаж товаров  по отдельным номенклатурным позициям и по номенклатурным группам. Аналитические  отчеты представляют собой информацию о различных хозяйственно-экономических  показателях работы организации (определяемых пользователем) за произвольные временные  периоды. Фактически управленческие отчеты представляют собой сечения 3-мерного куба данных (см. рис. 2) в различных плоскостях, т.е. можно, например, создать таблицу, отражающую размер выручки в интересующих магазинах по любым товарам за любой срок; или в сечении конкретного магазина таблицу показателей по интересующим товарам; или для определенного товара — сводку информации об экономических показателях по выбранным магазинам. Такой многогранный анализ данных, характеризующих качество ассортиментной и сбытовой политики сети магазинов, позволяет руководителям предприятий оперативно обнаруживать слабые места в организации бизнеса и помогает принимать решения по их ликвидации. Система не уменьшает количество работы управленца, а переводит ее в другое качество, позволяя максимально сократить время, затрачиваемое на сбор информации, и освободить его для анализа и планирования, позволяя менеджерам полностью раскрыть их творческий потенциал.