Внутренняя среда организации и ее основные элементы

Внутренняя среда  организации и ее основные элементы

 Инфopмaция o внyтpeннeй cpeдe фиpмы нeoбxoдимa мeнeджepy, чтoбы oпpeдeлить внyтpeнниe вoзмoжнocти, пoтeнциaл, нa кoтopыe фиpмa мoжeт paccчитывaть в кoнкypeнтнoй бopьбe для дocтижeния пocтaвлeнныx цeлeй. Анaлиз внyтpeннeй cpeды пoзвoляeт тaкжe лyчшe yяcнить цeли и зaдaчи opгaнизaции. Вaжнo тo, чтo пoмимo пpoизвoдcтвa пpoдyкции, oкaзaния ycлyг opгaнизaция oбecпeчивaeт вoзмoжнocть cyщecтвoвaния cвoим paбoтникaм, coздaeт oпpeдeлeнныe coциaльныe ycлoвия для иx жизнeдeятeльнocти. 

Анaлиз внyтpeннeй cpeды пpoвoдят пo cлeдyющим нaпpaвлeниям: 

пpoизвoдcтвo: oбъeм, cтpyктypa, тeмпы пpoизвoдcтвa; нoмeнклaтypa пpoдyкции пpeдпpиятия; oбecпeчeннocть cыpьeм и мaтepиaлaми, ypoвeнь зaпacoв, cкopocть иx иcпoльзoвaния, cиcтeмa кoнтpoля зaпacoв; нaличный пapк oбopyдoвaния и cтeпeнь eгo иcпoльзoвaния, peзepвныe мoщнocти, тexничecкaя эффeктивнocть мoщнocтeй; мecтoнaxoждeниe пpoизвoдcтвa и нaличиe инфpacтpyктypы; экoлoгия пpoизвoдcтвa; кoнтpoль кaчecтвa, издepжки и кaчecтвo тexнoлoгий; пaтeнты, тopгoвыe мapки и т.п.;

пepcoнaл: cтpyктypa, пoтeнциaл, квaлификaция, кoличecтвeнный cocтaв paбoтникoв, пpoизвoдитeльнocть тpyдa, тeкyчecть кaдpoв, cтoимocть paбoчeй cилы, интepecы и пoтpeбнocти paбoтникoв;

opгaнизaция yпpaвлeния: opгaнизaциoннaя cтpyктypa, cиcтeмa yпpaвлeния; ypoвeнь мeнeджмeнтa, квaлификaция, cпocoбнocти и интepecы выcшeгo pyкoвoдcтвa; фиpмeннaя кyльтypa; пpecтиж и имидж фиpмы; opгaнизaция cиcтeмы кoммyникaций;

мapкeтинг: тoвapы, пpoизвeдeнныe фиpмoй, дoля нa pынкe; вoзмoжнocть coбиpaть нeoбxoдимyю инфopмaцию o pынкax; кaнaлы pacпpeдeлeния и cбытa; мapкeтингoвый бюджeт и eгo иcпoлнeниe; мapкeтингoвыe плaны и пpoгpaммы; нoвoввeдeния; имидж, peпyтaция и кaчecтвo тoвapoв; cтимyлиpoвaниe cбытa, peклaмa, цeнooбpaзoвaниe;

финaнcы и yчeт: финaнcoвaя ycтoйчивocть и плaтeжecпocoбнocть; пpибыльнocть и peнтaбeльнocть (пo тoвapaм, peгиoнaм, кaнaлaм cбытa, пocpeдникaм); coбcтвeнныe и зaeмныe cpeдcтвa и иx cooтнoшeниe; эффeктивнaя cиcтeмa yчeтa, в тoм чиcлe yчeтa издepжeк, фopмиpoвaния бюджeтa, плaниpoвaния пpибыли.

Характеристика внешней  среды организации и ее основные элементы

 В настоящее  время менеджерам необходимо  учитывать действие факторов, находящихся  вне организаций, поскольку организация  как открытая система зависит  от внешнего мира в отношении  поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей. Менеджер должен уметь  выявлять существенные факторы  в окружении, которые повлияют  на его организацию, подбирать  методы и способы реагирования  на внешние воздействия. Организации  вынуждены приспосабливаться к  среде, чтобы выжить и сохранить  эффективность. 

 Выделяют следующие  основные характеристики внешней  среды: 

взаимосвязанность факторов внешней среды — уровень  силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения  может обуславливать изменение  других;

сложность внешней  среды — число факторов, на которые  организация обязана реагировать, а также уровень вариативности  каждого фактора;

подвижность среды  — скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций  изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения  может быть выше для одних подразделений  организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация  или подразделение должны опираться  на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные  решения;

неопределенность  внешней среды — соотношение  между количеством информации о  среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные  решения.  

Среда прямого воздействия  включает факторы, которые непосредственно  влияют на деятельность организации. К  ним относят поставщиков, акционеров, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, профсоюзы, потребителей и конкурентов. 

 Под средой  косвенного воздействия понимают  факторы, которые могут не оказывать  прямого немедленного воздействия  на организацию, но сказываются  на ее функционировании. Речь  идет о таких факторах, как  состояние экономики, научно-технический  прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Внутренняя и внешняя  среда организации

 Все организации  являются открытыми системами,  т. е. они испытывают влияние  внешней среды. Эффективный менеджер  должен держать в центре внимания  внутренние переменные организации  и оценивать состояние внешней  среды. 

 Основными внутренними  переменными организации являются  цели, структура, задачи, технология  и люди. 

Цели - это желаемый результат, который стремится достигнуть человек или организация.

 В ходе управления  руководство разрабатывает цели  и сообщает их исполнителям. Цели  являются мощным мобилизующим  фактором. У каждой организации  есть множество целей. 

 В качестве  целей на предприятиях торговли  могут возникать увеличение объема  товарооборота, увеличение каналов  сбыта продукции, увеличение доли  на рынке, повышение имиджа  предприятия и т. д. 

Структура организации - это логические взаимоотношения  уровней управления и функциональных областей, построенных в такой  форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. 

 Структура основывается  на делегировании полномочий, т.  е. работа закрепляется за теми  работниками, которые могут лучше  выполнить эту работу с точки  зрения организации как целого. 

Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть  работы, которая должна быть выполнена  заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

 С технической  точки зрения задача предписывается  не работнику, а его должности. 

 Предполагается, что если все задачи организации  будут выполняться определенным  способом в установленные сроки,  то деятельность организации  будет успешной. 

Технология - это  средство преобразования входов, будь то люди, информация или материалы, в исходящие результаты. 

 Люди, различаются  своими способностями. 

 Организации всегда  пытаются воспользоваться различными  способностями при решении вопроса,  какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. В этом и заключается использование выгоды от специализации. 

 На предприятие  влияет также внешняя среда.  Различают факторы прямого воздействия  и косвенного воздействия внешней  среды.

К факторам прямого  воздействия относят: закон, поставщиков, конкурентов, потребителей и профсоюзы.

К факторам косвенного воздействия относят: состояние  экономики, научно-технический прогресс, политику, социально-культурный фактор, а также международный фактор. 

 Руководитель  предприятия не в силах изменить  внешнюю среду. Следовательно,  он должен изучать ее и приспосабливаться  к ней. При этом следует использовать  выгоды для организации из  внешней среды и отводить угрозы  от организации, которые могут  от нее исходить. 

Внешняя среда имеет  следующие характеристики: 

сложность среды, так  как она характеризуется большим  числом факторов, на которые организация  должна реагировать;

подвижность среды - это скорость, с которой происходит изменение в окружающей организацию  среде;

неопределенность  внешней среды предполагает, что  если информации мало или есть сомнения в ее точности, то среда становится более неопределенной, что затрудняет работу организации.

Внутренняя среда  организации 

  

В большинстве случаев  менеджмент имеет дело с организациями, представляющими собой открытые системы и состоящие из множества  взаимозависимых частей. Рассмотрим наиболее существенные внутренние переменные организации. 

К основным внутренним переменным традиционно относят: структуру, задачи, технологии и людей. 

  

В целом вся организация  состоит из нескольких уровней управления и различных подразделений, взаимосвязанных  между собой. Это принято называть структурой организации. Все подразделения  организации можно отнести к  тем или иным функциональным областям. Функциональная область относится  к работе, выполняемой для организации  в целом: маркетинг, производство, финансы  и т. д.  

  

Задача - это предписанная работа, которая должна быть выполнена  установленным способом и в установленные  сроки. Каждая должность в организации  включает в себя ряд задач, которые  необходимо выполнить для достижения целей организации. Задачи традиционно  делятся на три категории: 
 

задачи по работе с людьми; 
 

задачи по работе с машинами, сырьем, инструментами  и т. п.; 
 

задачи по работе с информацией. 

В век бурного  роста инноваций и нововведений задачи становятся все более и  более детальными и специализированными. Каждая отдельная задача может быть весьма сложной и углубленной. В  связи с этим возрастает значение управленческой координации действий при решении таких задач. 

  

Следующей внутренней переменной является технология. Понятие  технологии выходит за пределы такого обычного понимания, как технология производства. Технология - это принцип, порядок организации какого-либо процесса для оптимального использования  разного рода ресурсов (трудовых, материальных, временных денежных). Технология представляет собой способ, который позволяет  осуществить какое-либо преобразование. Это может относиться к сфере  продаж - как наиболее оптимально реализовать  произведенный товар, или к сфере  сбора информации - как наиболее грамотно и с меньшими затратами  собрать необходимую для управления предприятием информацию и т. д. В  последнее время именно информационные технологии стали ключевым фактором получения предприятием устойчивого  конкурентного преимущества при  ведении бизнеса. 

  

Люди являются центральным  звеном в любой системе управления. Существует три основных аспекта  человеческой переменной в организации: 
 

поведение индивидов; 
 

поведение людей  в группах; 
 

характер поведения  руководителя. 

Понимание и управление человеческой переменной в организации  является наиболее сложной составляющей всего процесса управления и зависит  от многих факторов. Перечислим некоторые  из них:

Способности человека. По ним люди наиболее наглядно разделяются  внутри организации. Способности человека относятся к характеристикам, которые  легче всего поддаются изменениям, например, обучением.

Потребности. У каждого  человека существуют не только материальные, но и психологические потребности (в уважении, признании и т. д.). С точки зрения управления организация  должна стремиться к тому, чтобы  удовлетворение потребности работника  вело бы к реализации целей организации.

Восприятие, или как  люди реагируют на окружающие их события. Этот фактор важен для разработки различного рода стимулов для работника.

Ценности, или общие  убеждения по поводу того, что хорошо или плохо. Ценности закладываются  в человека с детства и формируются  на протяжении всей деятельности. Общие  ценности помогают руководителям объединять работников для достижения целей  организации.

Влияние среды на личность. Сегодня многие психологи  говорят о том, что поведение  человека зависит от ситуации. Было замечено, что в одной ситуации человек ведет себя честно, а в  другой - нет. Эти факты указывают  на важность создания такой окружающей обстановки па работе, которая поддерживала бы желательный для организации  тип поведения. 

Кроме перечисленных  факторов на человека в организации  влияют группы и управленческое лидерство. Любой человек стремится принадлежать к какой-либо группе. Он принимает  нормы поведения этой группы в  зависимости от того, насколько ценит  свою принадлежность к ней. Организация  может рассматриваться как некая  формальная группа людей, и в то же время в любой организации  есть много неформальных групп, формирующихся  не только по профессиональному признаку. 

Кроме того, в любой  формальной или неформальной группе есть лидеры. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей и заставляет их вести себя определенным образом.