Постановлением
Госкомстата России от 30 октября 1997
г. № 71а (в редакции от 21 октября 2003 г.)
утверждены унифицированные формы
первичной документации по учету
материалов. Движение материалов в
организациях осуществляется по следующим
направлениям: поступление, внутреннее
перемещение, отпуск и продажа.
Материалы могут поступать в организацию
различными способами: от поставщиков,
через подотчетных лиц, из собственного
производства, от списания пришедших в
негодность основных средств.
Производственные запасы пополняются
за счет их приобретения у поставщиков
или снабженческо-сбытовых организаций
на основании договора поставки или договора
купли-продажи. Поставщики на отгруженную
продукцию выписывают товарно-сопроводительные
и платежные документы (платежные требования,
счета-фактуры, накладные всех видов, квитанции
к железнодорожным накладным, спецификации,
удостоверения качества). Товарно-транспортная
накладная предназначена для учета движения
товарно-материальных ценностей и расчетов
за их перевозки. Данный документ состоит
из двух разделов:
1) товарного, который определяет взаимоотношения
грузоотправителя и грузополучателя;
2) транспортного, который определяет взаимоотношения
грузоотправителя, заказчиков транспорта
с организациями – владельцами автотранспорта.
Расчетно-платежные документы направляются
в отдел снабжения для регистрации и проверки.
Для получения материальных ценностей
со склада поставщика выдается доверенность
(установленной формы), которая применяется
для оформления права лица выступать в
качестве доверенного лица организации
при получении материалов. Выдача доверенности
регистрируется в специальном журнале
учета выданных доверенностей. Доверенность
должна быть подписана руководителем,
главным бухгалтером, иметь печать и содержать
паспортные данные получателя ценностей.
Передача ценностей, приобретенных доверенным
лицом, осуществляется на соответствующий
склад под расписку материально-ответственного
лица (кладовщика, заведующего складом).
Материальное лицо проверяет соответствие
данных, указанных в документах, с фактическими
данными и при отсутствии каких-либо расхождений
выписывает приходный ордер, который подписывает
заведующий складом и экспедитор. Если
материалы поступили с какими-то повреждениями
или расхождениями, то создается комиссия,
которая оформляет акт о приемке материалов.
Поступление материалов, изготовленных
на собственном производстве, оформляется
путем выписки требования – накладной.
Материалы могут также приобретаться
за наличный расчет через подотчетных
лиц. Авансовые отчеты подотчетных лиц
должны подтверждаться первичными документами
(кассовые чеки, квитанции к приходным
кассовым ордерам, товарные чеки, накладные).
Складской учет наличия и движения материальных
ценностей ведут в количественном выражении
по наименованиям, видам, размерам в карточках
и книгах складского учета материалов
или в партионных картах.
Материалы отпускаются со склада в производство
на ремонтные и хозяйственные нужды, переработку,
для продажи и прочее выбытие. Отпуск материалов
в производство оформляется лимитно-заборными
картами, накладными на внутреннее перемещение,
которые предназначены для оформления
отпуска материалов, а также для текущего
контроля за соблюдением установленных
лимитов, норм, отпуска материалов на производственные
нужды. Перемещение материалов из одного
склада в другой оформляется требованием
– накладной на внутреннее перемещение
материалов, отпуск материалов на сторону
оформляется накладной, на отпуск материалов
на сторону. Прочее выбытие – списание
материалов в случаях обнаружения недостач
порчи и других причин. Решение о списании
материалов в этом случае принимает комиссия,
назначаемая руководством организации.
На основании выводов, сделанных при осмотре
материальных ценностей, составляется
акт на списание материалов, в котором
указываются наименования списываемых
материалов, причины списания, фактическая
себестоимость. Акт утверждается руководителем
организации.
Таким образом, в процессе документального
оформления движения МПЗ можно выделить
следующие их группы и виды:
- первичные: расчетные и платежные, товарно-сопроводительные,
доверенности, накладные всех видов, лимитно-заборные
накладные, наряды на выполнение работ,
акты приемки и акты списания, приемные
квитанции и др.;
- складского оформления: книги, карточки,
приходные и расходные реестры, партионные
карты, отчеты материально-ответственных
лиц и др.
В основе организации учета материально-производственных
запасов лежат следующие принципы:
- организация учета по каждому материально-ответственному
лицу, бригаде;
- организация учета по местам хранения
и нахождения;
- способы аналитического учета МПЗ на
складах и в бухгалтерии:
а) индивидуальная (по предметная), когда
фиксируется движение каждой единицы
(драгоценные металлы, комиссионные товары
и т. п.),
б) натурально-стоимостная – фиксирует
движение МПЗ по отдельным наименованиям
в натуральном и стоимостном измерениях
(партионный, количественно-сортовой и
его разновидность – сальдовый способ),
в) стоимостная, когда фиксируется общий
объем массы МПЗ по материально ответственным
лицам;
- организация учета транспортно-заготовительных
расходов, порядок их списания.
Право выбора способов аналитического
учета МПЗ и транспортно-заготовительных
расходов предоставляется руководителе
и бухгалтеру, исходя из конкретных условий
работы организаций их необходимо закрепить
в учетной политике организации.
Выбранные способы аналитического учета
предусматриваютпорядок и последовательность
учета материалов, виды учетных регистров,
взаимную сверку показателей складского
и бухгалтерского учета. Наиболее распространенными
способами аналитического учета МПЗ являются
количественно-стоимостной и оперативно-бухгалтерский
(сальдовый).
При количественно-стоимостном способе
учет на складах и в бухгалтерии осуществляется
одновременно как в количественном, так
и в денежном выражении. При этом в бухгалтерии
и на складах на каждый вид запасов оформляются
карточки аналитического учета, на основании
которых составляются оборотные ведомости
по каждому складу. Возможен вариант, когда
карточки аналитического учета не ведутся,
все приходные и расходные документы группируются
по номенклатурным номерам, и их итоговые
данные по приходу и расходу заносятся
в оборотные ведомости. При этом проводят
ежемесячные сверки данных карточек, составленных
в бухгалтерии, с карточками аналитического
учета склада. Учет транспортно-заготовительных
расходов осуществляется отдельно.
При сальдовом методе в бухгалтерии учет
движения материалов осуществляют по
группам МПЗ только в денежном выражении
и, как правило, в учетных ценах, а учет
на складе ведут по номенклатурному номеру
(наименованиям) и количеству. В этом случае
остатки МПЗ в натуральном выражении на
1-е число каждого месяца (из карточек и
книг) по каждому номенклатурному номеру
передаются в бухгалтерию для составления
сальдовой ведомости. В сальдовой ведомости
путем таксировки остатков МПЗ по каждому
номенклатурному номеру и цен за единицу
получают суммовые остатки по видам МПЗ
и в целом по складу. Таким образом устраняется
дублирование информации склада и бухгалтерии.
Учет транспортно-заготовительных расходов
и в данном случае осуществляется отдельно. |