Как правильно написать пресс-релиз

1. Зачем писать пресс-релизы?

1.1. Пресс-релиз – это краткое информационное сообщение для прессы.

1.2. Одним из  наиболее "революционных" открытий  начинающих рекламных менеджеров  компаний, а порою и некоторых  руководителей, является идея  о том, что прямая реклама в наше время является не очень эффективной, и что гораздо полезнее разместить в газете статью о своем товаре или о своих услугах.

Увы, статья, чаще всего, получается очень рекламной, а чаще всего и вообще не получается, поскольку на такие эпохальные труды, как правило, не хватает ни времени, ни сил, и революционная идея погибает на корню.

В отличие от статьи пресс-релиз – это короткая заметка, которая требует гораздо  меньше времени и сил на ее написание.

1.3. Вторым, не  менее "новаторским" изобретением, является способ подачи информации в такой статье. Вначале, что называется, создается проблема, где описывается, как тяжело живется в эпоху современных информационных технологий. Затем с улыбкой человека, рекламирующего жвачку или стиральный порошок, читателю сообщается, что есть, оказывается, чудодейственное средство для решения всех его проблем, и это средство продается в такой-то компании.

Но чаще всего  получается так, что запуганному  читателю уже не до чудодейственного средства.

1.4. Пресс-релиз  используется как инструмент PR-деятельности компании и располагается в одном ряду с такими рекламными и маркетинговыми мероприятиями как прямая реклама и тематические статьи.

Особенность пресс-релиза в отличие от прямой рекламы и  тематической статьи состоит в том, что это краткое сообщение, содержащее в себе ту или иную новость.

Конечная цель деятельности по рассылке пресс-релизов  состоит в том, чтобы формировать  и поддерживать определенный имидж  компании в глазах широкой общественности.

2. Что писать в  пресс-релизах

2.1. Информацию, а не рекламу. 

Это бывает довольно сложно отличить, но есть 2 подсказки: Информация – это "рассказ не о том, что  вы продаете, а о том, как вы живете".

Пресс-релиз  обычно пишется не в разговорной, повествовательной манере, а в  телеграфной, обезличенной. Пример стиля, не совсем подходящего для пресс-релизов – PR-от менеджера одной известной компании в свое время приходили художественные релизы в лирическом стиле, больше подходящем для сетевой литературы.

2.2. Пресс-релиз  пишется по поводу какой-то новости, события, которые называются информационным поводом. Отсюда, содержание релиза, как правило, связано с определенным временным периодом. Например, сообщение о состоявшемся интернет-форуме. Тем самым релиз отличается от статьи, которая чаще строится на тематической основе, например, особенности новых товаров и др.

2.3. Темы, для  написания пресс-релизов 

Сообщения о  создании новых фирм в РФ, о разработке новых программ (в том числе  и частными лицами) или выпуске  новых версий, работе над проектами автоматизации деятельности предприятий, внедрении тех или иных информационных систем, проведении семинаров, презентаций, пресс-конференций, конкурсов, об участии в выставках, поставке в Рф новых видов оборудования, открытии новых ресурсов в рунете, проведении конкурсов, викторин и т.п.

3. Как, собственно, писать пресс-релизы

3.1. Структура  пресс-релиза, перечень основных  составляющих:

• Заголовок
• Резюме
• Основная часть
• Контактные реквизиты
• Сведения о фирме, фирмах
• Сведения о продукте, товаре, услуге

3.2. Заголовок  – обязательная часть. Чем  короче, тем лучше. Должен содержать  основную идею сообщения и  быть, по возможности, ярким, интересным, запоминающимся.

Навык придумывания заголовков – отдельное искусство. Могут использоваться различные подходы и приемы.

3.3. Резюме –  очень желательная часть. 

В одной фразе  необходимо ответить на вопрос - "Что  я (автор релиза) хочу сказать?". Конкретизирует название. В СМИ резюме обычно не публикуется и используется главным  образом в технических целях для определения того, к какой тематике относится данное сообщение.

Для авторов  пресс-релизов, в то же время, это  очень полезная работа по пониманию  смысла написанного. Если текст пресс-релиза не удается выразить в одной фразе, значит его надо переделывать.

Дополнительно можно использовать и такие наводящие  вопросы как "Зачем/почему пишется  этот релиз?", "Для кого он пишется?"

3.4. Основная  часть 

Основное содержание релиза. Желательно при этом придерживаться правила "Что, где, когда, кому и сколько", т.е. ответы на эти вопросы и составляют, по сути дела, основное содержание релиза.

Само собой  разумеется, что очень важно правильно  указывать названия мероприятий, организаций, даты и место проведения, фамилии  упоминаемых лиц и т.д.

Рекомендуемый объем основной части - порядка половины страницы формата А 4, или примерно 1,5 тыс. знаков. Но, в зависимости от темы и содержания новости, объем пресс-релиза может варьироваться по усмотрению автора.

3.5. Контактные  реквизиты – очень важная часть для самой компании и автора релиза. При этом желательно в первую очередь указывать реквизиты мобильных контактов – телефон, e-mail.

Необходимым является и указание полного ФИО и должности  автора релиза, или лица, к которому можно будет, при необходимости, обращаться за пояснениями, комментариями или с вопросами.

Адрес сайта, если он есть, также очень желателен.

3.6. Сведения  о фирме, фирмах 

Необязательная, но желательная часть релиза. Краткое  сообщение о том, что это за компания, чем она занимается. Если в релизе упоминается несколько фирм, например, две фирмы заключили соглашение о сотрудничестве, то желательно сообщить информацию об обеих. Все это помогает редакции сориентироваться, с кем она имеет дело.

В то же время  нежелательно злоупотреблять этой частью и впихивать туда всякие рекламные тексты, поскольку это производит впечатление не солидной фирмы.

Не стоит также  делать вид, что компания настолько  известна, что редакция все должна знать заранее.

Пример: релизы от Микрософт всегда в конце содержат краткую информацию о компании.

3.7. Сведения  о продукте, товарах, услугах 

Та же Микрософт  использует иногда эту часть релиза, если речь идет о каких-то новых действиях  с этими товарами, услугами. Например, проводится какая-то промоушн-акция  с каким-то программным продуктом. В самом релизе он только упоминается, а в этом разделе, как бы вне основного текста, кратко напоминается, что собой представляет этот программный продукт.

Опять же, не следует  здесь злоупотреблять рекламой.