Применение казначейских технологий для повышения эффективности внутреннего аудита

Применение казначейских технологий для повышения эффективности внутреннего аудита

В Российской Федерации помимо органов государственного финансового контроля, непосредственно занимающихся контрольной деятельностью, например, таких как Счетная палата РФ или Федеральная служба финансово-бюджетного надзора, в некоторых органах исполнительной власти существуют подразделения, осуществляющие внутренний контроль. Характерным примером такого ведомства являются органы Федерального казначейства (ФК). В организационной структуре ФК контрольно-аудиторскими подразделениями являются: на федеральном уровне - Управление внутреннего контроля (аудита) и оценки эффективности деятельности Федерального казначейства; на уровне субъекта РФ - отделы внутреннего контроля и аудита УФК по субъектам Федерации.

В настоящее время в ФК проводится значительная работа по совершенствованию внутреннего контроля и аудита. Так, в 2011 г. был утвержден ряд нормативных правовых документов, определяющих основы контрольной деятельности в органах ФК. Например, приказом Федерального казначейства от 25 января 2011 г. N 19[1] утверждено Положение о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе, которое определяет основные цели, принципы, требования и структуру внутреннего контроля и внутреннего аудита в казначейской системе. Кроме того, в рамках реализации Концепции развития системы внутреннего контроля и аудита в Федеральном казначействе в 2006 - 2011 гг., приказом Федерального казначейства от 29 июня 2011 г. N 253[2] утверждены Стандарты внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемые контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности. Целью утверждения Стандартов являлось установление общих правил, требований и процедур осуществления контрольных и аудиторских мероприятий в органах ФК.

В Федеральном казначействе внутренний контроль - это непрерывный процесс, осуществляемый руководством, сотрудниками и контрольно-аудиторскими подразделениями в рамках управления казначейскими рисками, направленный на обеспечение соблюдения требований нормативных правовых актов РФ и регламентов, повышение эффективности и результативности осуществляемых операций в разрезе финансового, административного и технологического направлений деятельности. А проверка - это один из его основных элементов, единичное контрольное действие, проводимое на предмет соответствия деятельности объекта внутреннего контроля (объекта внутреннего аудита) установленным правилам, регламентам. В последнем определении присутствует относительно новое понятие в деятельности ФК - внутренний аудит. В ФК он представляет собой деятельность контрольно-аудиторских подразделений по предоставлению руководству независимой и объективной информации о состоянии деятельности органов ФК по осуществлению возложенных на них функций и полномочий, в том числе надежности функционирования системы внутреннего контроля.

Особенности осуществления внутреннего аудита в ФК, этапы совершенствования его технологий и методов рассмотрим на примере деятельности контрольно-аудиторского подразделения УФК по Калужской области - отделе внутреннего контроля и аудита.

Сегодня основными целями деятельности Отдела являются:

1. В рамках внутреннего контроля - установление соответствия деятельности структурных подразделений Управления и его сотрудников положениям нормативных правовых актов и регламентов.

2. В рамках внутреннего аудита - предоставление руководству Управления независимой и объективной информации о работе его отделов (отделений) при осуществлении ими функций в установленной сфере деятельности.

Для достижения поставленных целей отдел должен решать следующие задачи:

- установление соответствия проводимых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражение в бюджетном учете и отчетности требованиям нормативных правовых актов (финансовый контроль);

- установление соответствия осуществляемых операций регламентам, полномочиям сотрудников (административный контроль);

- соблюдение установленных технологических процессов и операций при осуществлении функциональной деятельности (технологический контроль);

- анализ и оценка проводимого внутреннего контроля исполнения органами ФК по Калужской области нормативно-правовых актов РФ и иных документов, регламентирующих осуществление ими функций и полномочий в установленной сфере деятельности;

- оценка эффективности и результативности деятельности объектов внутреннего аудита по осуществлению функций в установленной сфере деятельности;

- оценка эффективности использования финансовых и нефинансовых ресурсов, целесообразности проводимых операций объектами внутреннего аудита.

Основным методом осуществления решения поставленных перед отделом задач является проверка, комплексная или тематическая.

Комплексная проверка - контрольное действие, при котором проверяются все направления деятельности объекта внутреннего контроля.

Тематическая проверка - контрольное действие, проводимое в целях проверки отдельных направлений деятельности объекта внутреннего контроля.

Сейчас на всех уровнях в органах государственной власти РФ (федеральном, региональном, местном) ведется работа по внедрению технологий электронного правительства. Федеральное казначейство стало одним из первых ведомств, в котором внедрен электронный документооборот с применением средств электронной цифровой подписи. Начиная с 2005 г. Федеральное казначейство в целом, и УФК по Калужской области в частности, начали активную работу по развитию системы электронного документооборота (СЭД). Сегодня отделения, управления и ФК работают по СЭДу не только между собой, но и с большинством участников бюджетного процесса федерального, областного и местного уровней. Использование в работе казначейской системы электронных документов (документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме), подписанных электронной цифровой подписью, обусловило необходимость совершенствования и технологий внутреннего контроля (аудита).

До 2008 г. контрольные мероприятия, проводимые отделом, в основном заключались в проверке документов на бумажном носителе. Начиная с 2008 г. в ходе комплексных и тематических проверок, проводимых отделом, стали использоваться электронные документы, подписанные ЭЦП и хранящиеся в базах данных прикладного программного обеспечения "ЦентрКС", "СЭД" и "АКСИОК". В основном это были документы на зачисление средств на лицевые счета участников бюджетного процесса и их платежные документы (ППО "ЦентрКС"), а также регистры бюджетного учета (ППО "АКСИОК"). Практика проверки именно электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью, выявила целый ряд значительных преимуществ в сравнении с проверкой их на бумажных носителях:

- экономия времени при проверке каждого документа;

- существенное увеличение количества проверенных документов в ходе контрольных мероприятий;

- повышение качества проверки в связи со снижением вероятности риска несоответствия электронного образа документа его образу на бумажном носителе при занесении документа в программный продукт сотрудником казначейства;

- упрощение выборки (поиска) документов в зависимости от их видов и периодов проверки;

- возможность прослеживания связей между отдельными документами;

- упрощение проверки сроков исполнения документов в связи с возможностью просмотра времени изменения их статусов, вплоть до секунд;

- снижение загруженности сотрудников объекта проверки, так как отпала необходимость поиска документов на бумажном носителе и, следовательно, снизилась степень отвлечения их от выполнения непосредственных функций.

Учитывая вышеперечисленные преимущества, в дальнейшем был проведен анализ возможности увеличения объемов проверяемых электронных документов, в ходе которого было выявлено следующее. В ходе комплексной проверки отделений УФК по Калужской области проверялись следующие направления деятельности:

- проведение и учет операций по поступлениям в бюджетную систему РФ;

- исполнение расходной части федерального бюджета;

- кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта РФ (местных бюджетов);

- ведение бюджетного учета и составление бюджетной отчетности по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджета субъекта РФ (местных бюджетов);

- ведение бюджетного учета исполнения бюджетной сметы отделения;

- защита сведений, составляющих служебную тайну;

- кадровая работа;

- правовое обеспечение деятельности отделения;

- внутренний контроль деятельности отделения.

Оказалось, что большинство вышеперечисленных направлений может быть проверено с использованием электронных документов. Проанализировав все вышеперечисленное, Управление приняло решение о необходимости совершенствования технологии внутреннего контроля (аудита) в виде перехода к проверкам электронных документов. В связи с этим, а также в целях повышения эффективности проведения контрольных мероприятий в отделениях и в целях ограничения доступа к базам данных электронных документов посторонних лиц Управлением в 2010 г. был разработан Порядок передачи копий баз данных ППО "АКСИОК", "AKCHOK.NET" и "ЦентрКС" и проверки информации, содержащейся в них. В соответствии с этим порядком за неделю до проведения комплексной проверки проверяемым отделением на машинном носителе (оптический диск) представлялись в отдел электронные базы данных. Сотрудниками отдела проводились камеральные проверки представленных баз.

При проведении тематических проверок сотрудникам отдела оформлялся допуск к базам электронных документов, отражающих проверяемые вопросы.

Отдельно необходимо отметить появившуюся возможность при проверке порядка санкционирования оплаты денежных обязательств в части соответствия содержания операции санкционированного кассового расхода коду бюджетной классификации видеть проверяющим сотрудникам не только сами платежные документы, но и отсканированные копии документов-оснований (договора, государственные контракты, счета, накладные, акты выполненных работ и пр.). Это позволило существенно повысить качество проверок этого направления, так как ранее зачастую нечетко сформулированное участниками бюджетного процесса в платежных документах назначение платежа не позволяло сотруднику, осуществляющему проверку, сделать однозначную оценку, является ли санкционированный кассовый расход правомерным в части соответствия содержания операции коду бюджетной классификации. Сегодня возможность сопоставления платежного документа с его документами-основаниями практически исключает вероятность неоднозначных суждений при проверке порядка санкционирования оплаты денежных обязательств.

Таким образом, в настоящее время проверка электронных документов является одним из основных инструментов внутреннего контроля (аудита) в органах ФК по Калужской области. Кроме того, внедрение инновационных казначейских технологий, таких как ППО "АС ФК", в работу казначейской системы позволило существенно расширить возможности использования в ходе контрольных мероприятий электронных документов. С внедрением этого программного обеспечения доступ к просмотру баз данных Отделений стал возможен с рабочих мест сотрудников отдела внутреннего контроля и аудита Управления. То есть, если до внедрения ППО АС ФК для проверки, например, отделения по Кировскому району УФК по Калужской области, находящемуся на расстоянии 200 км от Управления, выезд рабочей группы из г. Калуги в г. Киров был обязательным, сегодня целый ряд вопросов можно проверить, не покидая стен Управления.

Переход в будущем к внутреннему контролю (аудиту) посредством камеральных проверок электронных документов позволит существенно повысить его эффективность. Выразится это как в повышении количества проверяемых документов на одного сотрудника и улучшении качества проводимых контрольных мероприятий, так и в снижении государственных затрат на командировочные расходы сотрудникам, осуществляющим контрольные мероприятия.

ЛИТЕРАТУРА

1.               Журнал «Финансы», № 2, февраль 2012, с. 30-32

2.               Приказ Казначейства РФ от 29.06.2011 N 253 "Об утверждении Стандартов внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности"

3.               Приказ Федерального казначейства от 25 января 2011 г. N 19 "Об утверждении Положения о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе"

[1] Приказ Федерального казначейства от 25 января 2011 г. N 19 "Об утверждении Положения о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе"

[2] Приказ Казначейства РФ от 29.06.2011 N 253 "Об утверждении Стандартов внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности"