Контроль и оценка эффективности принятия управленческих решений

ПСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

СЕРВИСА И ЭКОНОМИКИ

 

 

 

 

 

Доклад на тему:

Контроль и  оценка эффективности принятия управленческих решений

 

 

Подготовила:

Студентка 4 курса

Группа ОМ-91

Сютина Анна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Псков

2012

Введение

Управленческие решения  – один из наиболее важных процессов. От его эффективности в значительной степени зависит успех дела. Только профессиональный менеджер владеет  технологиями выработки, принятия, реализации управленческих решений, без которых  эффективное управление организацией в сложной экономической обстановке практически невозможно. Каждый менеджер знает, что, прежде чем начинать какое- либо дело, необходимо определить цель своих действий: стратегическую (на долговременную перспективу) и тактическую (для конкретного действия).

Цели должны быть конкретными  и измеримыми, т.е. для каждой цели должен существовать критерий, который  позволил бы оценить степень ее достижения. Если такого критерия нет, то невозможна реализация одной из основных функций  управления – контроля. И в этом смысле цель, степень достижения которой  можно количественно измерить, всегда лучше цели, сформулированной лишь словесно.

Не менее важное профессиональное качество менеджера – умение предвидеть. Тот, кто не умеет предвидеть, не может управлять.

Внешняя и внутренняя среда, в которой функционирует организация, подвержена непрерывным изменениям, степень значимости которых различна. Чтобы не оказаться в ситуации водителя, не заметившего резкого  поворота дороги, контроль за состоянием внешней и внутренней среды организации должен осуществляться непрерывно. 

Именно результаты оценки эффективности и контроля управленческих решений являются основанием для  руководителей организации корректировать принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее  решений значительны.

Только правильно оценив возможные потери и выигрыши, разработав программу действий по предотвращению возможных отрицательных последствий, можно принять эффективное управленческое решение.

 

 КОНТРОЛЬ РЕАЛИЗАЦИИ  УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ 

 

Контроль — это одна из основных функции управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.

При помощи контроля руководство  организации определяет правильность своих решений и устанавливает  потребность в их корректировке.

Процесс контроля - это, с  одной стороны, процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и их отклонения от этих стандартов; с другой - процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки результатов в ходе их выполнения.

Основная причина необходимости  контроля — это неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом  будущего и присущая любому управленческому  решению, выполнение которого предполагается в будущем.

Между прогнозировавшимся развитием  ситуации при принятии управленческого  решения и реальным развитием  ситуации принятия решения всегда неизбежен  некоторый зазор, некоторые отклонения, поскольку принятие решения осуществляется на основании того или иного видения  ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда является неполной.

Насколько удачна модель и  эффективно принятое управленческое решение, зависит от профессионализма менеджера, принимающего решения.

Поэтому при осуществлении  контроля оценивается и измеряется как ход выполнения принятых организацией решений, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшемуся развитию ситуации принятия решения.

Кроме того, нельзя забывать, что исполнители принятых решений  — люди, а не машины и возможны отклонения в ходе выполнения принятых решений, и по этой причине, например может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, наконец, исполнитель может заболеть, его может переманить конкурент и т. д.

Отсутствие надежной системы  контроля, и как следствие эффективной  обратной связи, может привести организацию  к кризисной ситуации, что и  стало причиной краха многих крупных  и мелких организаций.

Если принятое ранее решение  оказалось недостаточно эффективным  или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить  своевременно это установить и внести коррективы в действия организации.

Хорошо отлаженная система  контроля своевременно выявляет проблемы.

Это справедливо и для  решений, содержащих элемент риска, так как она позволяет выявить  те положительные аспекты и сильные  стороны, которые определились в  организации при осуществлении  ее деятельности.

Любая функция управления может эффективно действовать только при наличии эффективно действующей  системы контроля.

Функция контроля является всеобъемлющей. Она не является только полномочиями специально назначенного контролера. Функцию контроля должен осуществлять любой руководитель.

Контроль подразделяется на предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. На этом этапе контролируются правила, процедуры и линия поведения, чтобы убедиться, что работа развивается  в правильном направлении. На этом этапе  контролируются, как правило, человеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль поступающей  и исходящей из организации информации — самостоятельная управленческая задача, которой ни один руководитель не вправе пренебрегать.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ организацией в соответствии с принятыми решениями. Как правило, он осуществляется непосредственным начальником  и основан на измерении фактических  результатов проделанной работы.

Основным инструментом осуществления  контроля является обратная связь. Она  позволяет установить наметившиеся отклонения в ходе выполнения работ  и принять корректирующие решения.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Если в процессе заключительного  контроля отсутствует возможность  непосредственно влиять на ход выполнения работы, то результаты контроля могут  быть учтены при проведении последующих  работ.

Еще одной важной функцией заключительного контроля является его определяющая роль при реализации функции мотивации. Мотивация осуществляется по результатам контроля.

Основными составляющими  процесса контроля являются выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов, осуществление  корректирующих действий.

Стандарты — это конкретные цели, степень достижения которых  может быть измерена. Для каждой из таких целей должны быть определены временные рамки их выполнения и  критерии, позволяющие оценить степень  их достижения при выполнении работы.

Только четкие количественные показатели позволяют сопоставить  конкретные результаты работы, конкретные результаты принятых решений с запланированными.

Конечно, не любая цель может  быть выражена количественно, но, используя  аппарат обследований и опросов, экспертных оценок, вербально числовых шкал, можно получить инструментарий, позволяющий пусть в первом приближении, но количественно оценить степень  достижения цели, не имеющей четкого  количественного выражения.

Заметим также, что для  оценки степени достижения такого рода целей могут быть использованы косвенные  количественные критерии.

Так, например, для оценки степени удовлетворенности работой  исполнителей может служить такой  критерий, как процент сотрудников, уволившихся за год из организации.

Отсутствие же возможности  измерить результат принятого ранее  решения и выполненной работы делает невозможным реальное осуществление  контроля.

Измеримость степени достижения цели позволяет определить, выполнены  ли установленные стандарты, т. е. реализовать  вторую составляющую процесса контроля.

На этой стадии также важно  определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается  с учетом масштаба и поэтому часто  может выражаться в процентах  или долях единицы.

На этой стадии принимается  решение о целесообразности корректировки  принятых ранее решений.

Основная задача контроля на этой стадии состоит в том, чтобы  выявить действительно важные отклонения, а не мелочи, которые практически  не оказывают влияния на достижение поставленных организацией целей.

Естественно, что затраты  на осуществление контроля не должны превышать полученного в результате осуществления контрольных мероприятий  эффекта.

Третья составляющая контроля — принятие необходимых корректирующих решений.

В зависимости от сопоставления  результатов выполненной работы, принятого ранее решения со стандартом, если отклонения незначительны, можно  ничего не предпринимать.

Если отклонения превышают  допустимую норму, то необходимы корректирующие действия.

Однако может случиться, что изменившаяся ситуация принятия управленческого решения потребует  пересмотра принятых ранее стандартов и установленных норм.

При установлении системы  контроля целесообразно придерживаться таких принципов, таких как: осмысленность  и однозначное восприятие стандартов сотрудниками, двустороннее общение  с сотрудниками, отсутствие чрезмерного  контроля, установление жестких, но достижимых стандартов, вознаграждение за достижение установленных стандартов и норм.

Контроль должен быть своевременным  и гибким, ориентированным на решение  поставленных организацией задач и  соответствующим им.

Непрерывность контроля обеспечивается специально разработанной системой мониторинга хода реализации работ  и принятых решений.

Для более эффективного осуществления  контроля выполнения достаточно большого числа работ и принятых решений  целесообразно использовать сетевые  и ленточные графики, диаграммы  Ганта, матричные расписания и т. д.

В заключение отметим, что  эффективное функционирование системы  контроля в современном управленческом контуре невозможно без использования  современной вычислительной техники  и современных систем поддержки  и сопровождения процесса выработки  и принятия управленческих решений.

 

Социально - психологические  аспекты контроля и оценки исполнения решений

Контроль занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том  числе по силе своего социально-психологического воздействия. Психологию поведения  необходимо учитывать как в отношении  проверяемого, так и исполнителя. В ходе проведения контроля нередко  обнаруживаются трудности:

·     сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;

·     влияние обычных человеческих «слабостей», простительных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь «обидеть» слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника;

·     недостаток компетентности;

·     ограниченность времени для глубокого анализа;

·     отсутствие гражданского мужества сказать правду.

Отдав распоряжение о выполнении принятого решения, руководитель далее  ориентируется на обратную связь - поступающую  информацию о ходе реализации решения. Но это не решает всей проблемы.

Во - первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Мы оцениваем себя чаще не по фактическим результатам труда, а по напряжению усилий, которые потребовались. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел;

Во - вторых, руководителя интересует не столько объективная информация отдельных участков, сколько сравнительные  данные о степени выполнения его  решений в разных коллективах (подразделениях);

В - третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим  целям, способам действий, мотивам, результатам  и условиям принципиально отличаются и требуют различной профессиональной подготовки и опыта;

В - четвертых, руководителю в разное время требуется различная  информация, для этого подчиненные  должны обеспечить непрерывное представление  разной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению решений;

В - пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь  с исполнителями, кроме информации, какой бы объективной она не была.