Методы выявления бизнес-процессов

4.  МЕТОДЫ ВЫЯВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

В цивилизованной компании могут быть сформулированы следующие цели выявления бизнес-процессов:

- анализ и реорганизация деятельности компании;

- постоянное улучшение бизнес-процессов компании;

- оптимизация бизнес-процессов компании;

- создание систем менеджмента качества;

- создание регламентированной документации по процессам;

- разработка системы документооборота;

- реализация процессного подхода к управлению организацией.

- разработка и внедрение информационной системы поддерж-ки деятельности организации;

- прозрачность, контролируемость, управляемость бизнеса.

Для разработки и внедрения процессного подхода в управление необходимым условием является участие в проекте  руководителя верхнего уровня, который формулирует чёткие цели проекта. Существенным фактором успеха реализации процессного подхода является наличие утверждённой методологии ведения проекта, включая методологию создания моделей процесса. Проект должен возглавлять профессиональный руководитель проекта. Под его руководством находится рабочая команда, которая сформирована в соответствии с задачами проекта. Для моделирования бизнес-процессов важно эффективное использование инструментальных средств. Руководитель проекта должен иметь опыт работы в организации не менее трёх лет и знать методики и практический опыт управления проектами не менее двух лет. Руководитель проекта должен знать и понимать принципы процессного управления и методов менеджмента качества, методологии моделирования бизнес-процессов (знание нотаций), владеть методологией ведения проекта по описанию процессов. Существенное значение имеют знания инструментальных средств моделирования бизнес-процессов.

Рассмотрим несколько методов выявления  бизнес-процессов, разработанных В.В. Репиным, В.Г. Елиферовым.

4.1.«Ускоренный» метод выявления бизнес-процессов

«Ускоренный» метод выявления бизнес-процессов включает следующие последовательно выполняемые действия:

Шаг 1. Определить окружение организации (внешних клиентов, поставщиков, т.е. задать границы внешней среды или входы и выходы).

Шаг 2. Составить перечень ключевых (основных) бизнес-процессов, формирующих выходы. После этого «привязывают» внешние выходы.

Шаг 3. Определить внутренние входы, выходы процесса

Шаг 4. Описать каждый процесс как набор функций.

Шаг 5-1. Распределить функции по подразделениям.

Шаг 5-2. Детально описать каждый процесс при помощи выбранных нотаций.

Шаг 6. Составить регламент, матрицу ответственности.

Система управления процессом, как и любая функция процесса необходимо документировать. В настоящее время деятельность руководителя любого масштаба документирована достаточно слабо. В перечень обязанностей  руководителя должны входить пять основных функций, сформулированных А. Файолем: планирование, организация, контроль, координация и мотивация. Функция «мотивация» соотносится с управлением ресурсом «персонал». За выполнение каждой функции, их которых состоит процесс,  должен отвечать какой-то исполнитель. В виде наглядной формы распределения ответственности за функции процесса используется матрица ответственности, представленная в табл. 4.1. При заполнении матрицы следует соблюдать несколько достаточно простых правил [Репин, Елиферов, Регламентация …]:

Правило 1. В каждой строчке матрицы может стоять только одна  «О» (ответственный), т.е. за каждую функцию может отвечать только один сотрудник.; букв «У» (участвует) и «И» (получает информацию) может быть несколько, так как участвовать и получать информацию о работах могут получать несколько сотрудников.

Таблица 4.1

Матрица ответственности

Условные обозначения:  «О» - ответственный, «У» - участвует в работе, «И» получает информацию о результате.

Правило 2. В столбце владельца не должно быть пустых клеток. Это говорит о том, что руководитель отвечает за функцию, или участвует в её выполнении, или получает информацию о результате.

Правило 3. функции в матрице начинаются с  «Планирования» и заканчиваются  «Контролем выполнения», «Управлением процессом» и «Отчетностью о ходе процесса.

После заполнения такой матрицы  информация об ответственности за выполнение функций процесса переносится в соответствующие инструкции исполнителей и руководителей.

Владелец процесса является таким же сотрудником в ходе выполнения процесса, как и остальные, то целесообразно в документацию, регламентирующую его деятельность,  инструкции о выполнении им его функций. Документация должна регламентировать следующие действия:

- как, когда и на основании чего производится им планирование работ по процессу;

- по каким показателям и критериям , в какие сроки владелец контролирует ход выполнения процесса,

- каков порядок и критерии принятия управленческих решений, каковы полномочия владельца, и способ документирования принятых решений;

- в какой форме и по каким показателям , в какие сроки владелец отчитывается  перед вышестоящим руководством о ходе процесса.

В инструкции для исполнителей необходимо внести:

- ответственность за выполнение работ, закрепленных за исполнителем в матрице ответственности - в должностные инструкции;

- технология выполнения данных работ и порядок сбора, обработки и предоставления данных о качестве (информация о ходе процесса) -  в технологические  инструкции.

4.2 «Полный» метод выявления бизнес-процессов

«Полный» метод выявления бизнес-процессов является более детальным и осуществляется также рядом последовательно выполняемых действий:

Шаг 1. Описание внешней среды

Шаг 2. «Привязать» входы-выходы к подразделениям.  

Шаг 3. Установить внутренние входы-выходы для каждого подразделения (внешняя среда для каждого подразделения).

Шаг 4. Определить, составить перечень функций

подразделения.

Шаг 5. Для каждого подразделения сгруппировать, формирующие выходы подразделения, «привязать» к входам.

Шаг 6. Сформировать бизнес-процессы организации в целом

Шаг 7. Взаимоувязка процессов

Шаг 8. Матрица ответственности

Особенности метода: привязка выходов организации к подразделениям и их функциям.

Получение информации для определения показателей процесса

Документы, регламентирующие проведение процесса

       Документация внешнего происхождения (законы, постановления правительства, государственные и международные стандарты, правила эксплуатации и прочее)

       Документация внутреннего происхождения

o  Регламентирующая (инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, программы, договора, приказы, распоряжения и т.д.). создаётся для управления и в процессе работы меняется (корректируется).

o  Информация (факты, протоколы, справки, отчёты, сертификаты, акты проверки, контроля, испытаний. «Данные о качестве» - по терминологии ИСО 9000:2000). Эта информация неизменяема и предназначена для фиксации какого-либо факта или события.

Документация внутреннего происхождения