Разработка бюджета проекта

•              государственная или национальная политика и законодательство (Стратегия сокращения бедности, в рамках которой государственные меры по борьбе с бедностью могут меняться);

•              стихийные бедствия или эпидемии (засуха, негативно влияющая на людей, с которыми вы работаете);

•              политические условия (выборы, которые могут нарушить уклад жизни или вызвать нестабильность);

•              глобальные экономические факторы (изменение на мировом рынке цен на товары, производимые фермерами);

•              местные социально-экономические факторы (повышение цен на топливо, ограничивающее ваши возможности передвижения);

•              наличие средств доноров и ресурсов (изменение приоритетов финансирования у спонсоров).

Составные  элементы  бюджета

Ниже приведены те области, на которые следует обратить внимание при подготовке бюджета:

Доходы: Спонсоры хотят видеть наличие разнообразных источников доходов, которое показывает, что устойчивость проекта не зависит от одного единственного источника финансирования. Доходы могут включать выручку от продажи продукции, государственные контракты, гранты фондов и пожертвования частных лиц. В некоторых случаях организации могут не иметь доходов.

Расходы: Расходы должны приводиться постатейно с указанием удельных затрат, например, размера суточных или стоимости проезда в расчете на человека.

Заголовки статей бюджета: Проследите, чтобы в организации повсеместно использовались единые заголовки или названия категорий бюджета по статьям доходов и расходов. Это упростит бухгалтерский учет и поможет при составлении отчетов и проведении финансовой ревизии. Заголовки могут быть следующие: заработная плата сотрудников, арендная плата, коммунальные услуги, телефоны, оборудование, страхование, топливо, проезд, гонорары профессиональных консультантов и т.п.

Валюта: Обязательно укажите, какую денежную единицу и какой обменный курс вы используете, представляя свой бюджет спонсору. В некоторых случаях вас могут попросить перевести национальную валюту в доллары США или в другую валюту.             

Примечание: Ведите записи в процессе составления бюджета. Эти записи объясняют способ и цель расчетов по бюджету. Вкупе с бюджетом, записи могут служить в качестве четкого описания порядка расходования средств и принятия решений в вашей организации. Четкость бюджета и наличие таких записей означает, что в случае новых обстоятельств, можно будет легко внести изменения в бюджет для отражения в нем новых реалий. Это также помогает в случае проверки деятельности.

Резервные фонды: Включите в бюджет статью, предусматривающую средства для компенсации превышения расходов или непредвиденных расходов.

Взносы в натуральной (неденежной) форме: Полезно показать стоимость услуг, которые берет на себя ваша организация (такие как заработная плата для руководителя программы или стоимость труда по строительству какого-либо объекта). Спонсоры рассматривают взносы в неденежной форме как свидетельство поддержки проекта со стороны организации и местного общества, придающей устойчивость проекту.

ШАГ ЗА ШАГОМ: Составление бюджета

Ниже приведены некоторые из важных шагов, которые необходимо предпринять при подготовке бюджета и для контроля его исполнения:

1.              Определение  и  планирование деятельности  на указанный период вместе с вашими сотрудниками.

2.              Определение размера всех предстоящих расходов по категориям. Можно сверяться с данными предыдущих бюджетов или счетами об оплате. Предположите рост стоимости жизни по сравнению с объемом расходов за предыдущий год.

3.              Оценка источников дохода в предстоящий период,

включая выручку от реализации услуг, поступления от местных фондов, международных спонсоров и правительства. Также примите в расчет услуги или пожертвования в неденежной форме, например, в виде продуктов питания или услуг волонтеров.

4.              Анализ  разницы между объемом ваших доходов и расходов. Внесите коррективы, чтобы сбалансировать свой бюджет. Определите, какие расходы следует сократить, и в какой мере вы можете понизить уровень услуг.

5.              Разработка плана на случай непредвиденных обстоятельств, например, на тот случай, если средства не поступят в срок, разразится кризис или произойдет повышение цен.

6.              Представление проекта бюджета и финансовый прогноз сотрудникам, правлению или прочим ключевым группам людей в вашей организации, чтобы получить от них предложения и одобрение. Обеспечение прозрачности вашего бюджета для основных заинтересованных сторон помогает укрепить доверие к вашей организации.

7.              Внесение необходимых изменении и завершение подготовки доходной и расходной статей бюджета, а также графиков ваших расходов и доходов.

8.              Осуществление текущего контроля исполнения бюджета в ходе реализации вашего проекта.

Используемая литература:

1. Журавлев Д. Анализ исполнения бюджета проекта по методу освоенного объема. 2008. Интернет-ресурс: Управление проектами в сфере разработки программного обеспечения. Интернет-ссылка на материал http://pm.by/tools/analiz-ispolneniya-byudzheta-proekta-po-metodu-osvoennogo-obema/

2. Товб А., Ципес Г. Управление проектами: стандарты, методы, опыт.

3. Портал Бюджетирование.ru Адрес в интернете http://www.budzhetirovanie.ru/p1.html

4. Веретнов В. (Директор консалтинговой компания «Рабикон») Сущность бюджетирования и его организация. 2004.  Ссылка на материал: http://www.klubok.net/article1401.html