Діагностика управління організацією

Діагностика управління організацією

1. Характеристика діагностики як процесу та її основні параметри.

2. Види діагностики.

3. Етапи та методи діагностики.

1. Характеристика діагностики як процесу та її основні

параметри

Слово „діагностика" від слова „діагноз", у перекладі з грецької означає розпізнавання, визначення. У повсякденному житті, вживаючи слово „діагноз", ми і маємо на увазі, по-перше, констатацію результатів дослідження когось чи чогось, по-друге, висновок за результатами на основі показників, нормативів, характеристик тощо.

Діагноз — це щось конкретне, фіксоване за часом і таке, що має адресну прив'язку. Можливість установити діагноз нам дозволяє така дослідницька категорія, як діагностика. Діагностика — визначення стану об'єкта, предмета, явища чи процесу управління за допомогою реалізації комплексу дослідних процедур, пошук у них слабких ланок і „вузьких місць". Діагностика — це не одноразовий акт, а процес, який здійснюється в часі й просторі. Процес діагностики — дослідницький, пошуковий, пізнавальний. Найбільш корисне застосування діагностики для визначення реального стану процесів управління. Перш ніж докладніше зупинитися на процесі, необхідно визначити, що може бути об'єктом діагностування, мету та задачу діагнозу, базові параметри та інші супутні поняття.

Об'єктом діагностики може бути як складна, високо-організована динамічна система (вся економіка країни, окрема галузь, конкретна фірма або організація будь-якої форми власності), так і будь-який елемент цих систем (внутрішнє середовище організації, конкретні види ресурсів, виробничі функції, організаційна структура, собівартість тощо).

В основі управління об'єктом діагнозу лежать конкретні управлінські процедури.

Ціль діагностики - встановити діагноз об'єкта дослідження і зробити висновок про його стан на дату завершення цього дослідження і на перспективу. Реалізувавши мету на основі даних діагнозу, можна буде вибрати правильну та грамотну економічну (політичну, соціальну) політику, стратегію і тактику.

Задачі діагностики полягають у визначенні заходів, спрямованих на налагодження роботи всіх складових елементів системи і способів їхньої реалізації. Не можна здійснювати управління на будь-якому господарському і управлінському рівні, не маючи чіткого уявлення про його стан. Завдання діагностики тісно переплітаються з двома іншими завданнями -прогнозом і аналізом походження.

У економічній діагностиці дуже часто прогноз дозволяє уточнити діагноз. Дослідження процесу розвитку об'єкта також допомагає краще усвідомити його реальний стан. Водночас діагностика є вихідним пунктом прогнозу, оскільки без чіткої та достовірної констатації сформованого положення неможливо оцінити альтернативи розвитку об'єкта. Звідси можна зробити висновок, що проведення діагностичних досліджень необхідне у всіх структурах і на всіх рівнях управління. Як уже зазначалося, діагностування - це дослідницький процес, а значить на нього автоматично переносяться всі основні вимоги, які пред'являються до будь-якого дослідження.

По-перше, воно повинне бути аутогенним, тобто основаним на першоджерелах (на первинній достовірній інформації будь-якого виду та будь-якої форми подання).

По-друге - об'єктивним. Це означає, що перед тим як розпочати процес діагностування, його учасникам необхідно виробити процедуру оцінки і скласти програму дослідження об'єкта. Ця процедура повинна враховувати три обов'язкові умови: хто проводить дослідження; де воно проводиться і чітке визначення базових параметрів, за якими проводиться дослідження. Це дозволить мінімізувати вплив фактора суб'єктивізму при постановці діагнозу, а значить, підвищити його об'єктивність і точність.

Точність - це третя вимога до правильності діагнозу. Існує і така вимога, як відтворюваність дослідження, але це швидше бажана його якість, тому що якщо це не хронометраж, фотографія робочого дня чи кіноплівка, відтворити один до одного проведене дослідження неможливо, хоча б в силу фактора часу, тому що з його плинністю обов'язково зміниться один, два чи всі три обов'язкові умови процедури і оцінки дослідження.

Ціль, задачі і відповідність вимогам, що пред'являються до процесу діагностування, реальні, якщо все дослідження планується, організується і контролюється відповідно до логіки діагнозу.

Тепер з'ясуємо, що ж таке базові параметри? Для того, щоб правильно оцінити стан об'єкта діагнозу, необхідна система критеріїв, здатних адекватно відобразити специфіку конкретного об'єкта з урахуванням факторів, які впливають на нього в той чи інший період часу. Це, насамперед, побудова системи показників для оцінки стану об'єктів, розробка якісних та кількісних характеристик, шкали для виміру певних значень цих характеристик та показників.

Діагностика також передбачає класифікацію можливих відхилень основних параметрів явищ, що досліджуються; їхніх проявів, процедури збору і обробки діагностичної інформації. У загальному вигляді проведення діагностичних досліджень, зазвичай, припускає порівняння стану вибраного об'єкта з якою-небудь нормою чи еталоном для того, щоб виявити наявність відхилень та визначити їхній характер — позитивний чи негативний. Цей перший тип визначається як діагноз, що встановлює відхилення від норми чи патологію. Він застосовується у тих випадках, коли необхідно отримати висновок про відповідність техніко-економічних та інших параметрів об'єктів, що діагностуються наявним вітчизняним аналогам.

Наступна традиційна форма або другий тип діагнозу, дозволяє визначити належність досліджуваного об'єкта до конкретного класу чи групи сукупності. Застосування цього типу дає можливість впорядкувати та систематизувати зміни, які відбуваються в результаті проведення конкретних досліджень. Прикладом тут є розподіл результатів на принципово нові та модифікуючі. Проведення діагностичних досліджень припускає отримання висновків про позитивний чи негативний стан об'єкта.

Третій тип діагнозу дозволяє оцінити вибраний об'єкт як унікальне сполучення ознак. Він використовується в ситуаціях, коли неможливо провести порівняльні оцінки і зіставлення через відсутність базових параметрів (їх просто немає). Його відмітною рисою є те, що тут немає необхідності в статистичній чи іншій інформації для доказу переваги об'єкта діагнозу. Досліджуючи стан об'єкта як унікальне сполучення ознак, досить переконатися в їхній наявності та надати їм докладну характеристику. Підсумком будь-якого дослідження є результат — діагноз стану об'єкта діагностування. Результат — це відповідність об'єкта, що діагностується, якомусь рівню, вимогам, еталону, нормі, характеристиці тощо чи відхилення від бази порівняння. Результати надаються у вигляді статистичних таблиць чи діаграм та дозволяють визначити прогноз стану об'єкта на основі динаміки зміни даних про об'єкт у часі. Постановка діагнозу — необхідна умова успішного функціонування та розвитку окремих систем та суспільства в цілому, а в разі потреби врахування його результатів може запобігти кризовій ситуації в тій чи іншій сфері.

Особливе місце в діяльності менеджера займає проблема управління кризовими ситуаціями, розв'язання якої дозволяє уникати непередбачених тенденцій і знижувати негативні наслідки. В умовах ринку при розвитку конкуренції і виникненні непередбачених ситуацій жоден вид діяльності підприємства не обходиться без проблем. Одна з основних цілей менеджменту полягає в тому, щоб мінімізувати кількість таких проблем шляхом вибору відповідних форм, методів і засобів управління, які дозволяють отримувати певні гарантії від ймовірних помилок і прорахунків. У діагностиці кризи об'єктом може бути вся економіка країни, окрема її галузь чи складна проблема. Діагностика проблеми — перший крок на шляху її вирішення чи локалізації. Діагноз проблеми в ряді випадків стає процедурою в кілька кроків із прийняттям проміжних рішень.

Центральне питання в діагностуванні складної проблеми — усвідомлення і встановлення симптомів чи труднощів наявних можливостей. Виявлення симптомів допомагає визначити проблему в загальному вигляді. Це сприяє також скороченню числа факторів, які слід враховувати стосовно управління. Доцільно уникати негайної дії для усунення симптому. Для виявлення причин виникнення проблеми необхідно зібрати і проаналізувати зовнішню і внутрішню інформацію досліджуваного об'єкта. Таку інформацію можна збирати на основі формальних методів аналізу ринку, аналізу фінансових звітів, інтерв'ювання, запрошення консультантів з управління чи опитування працівників. Інформацію можна збирати і неформально. У ході спостережень важливо бачити розходження між релевантною (доречною) і недоречною інформацією, а також уміти відокремлювати одну від іншої.

Релевантна інформація — це дані, що стосуються конкретної проблеми, людини, мети і періоду часу.

Коли діагностують проблему, необхідно усвідомлювати те, що саме можна з нею зробити. Для оперативного управління кризами необхідно володіти їхньою чіткою класифікацією, виходячи з різних критеріїв класифікації криз. До них можна віднести такі: тип чи вид; сфера впливу чи виникнення кризи; метод визначення кризи; ступінь розвитку кризи; розподіл кризи в часі; характер обліку кризи; можливість регулювання кризи.

Проблема специфічних властивостей економічної діагностики є актуальною і включає:

• вивчення нових якостей об'єкта управління в результаті розвитку соціально-економічної системи;

• виявлення причинно-наслідкових зв'язків у розвитку об'єкта і суб'єкта управління;

• визначення меж експертних знань менеджера і використовуваних експертних систем у діагностуванні;

• моніторинг за зміною станів ситуації в умовах високої ентропії ринкового макросередовища підприємств, що істотно знижує керованість і ступінь інформаційного контролю та ймовірність прогнозування;

• необхідність підвищення ефективності антикризових і прогностичних функцій діагностики.

Різке підвищення рівня складності функціонуючих соціально-економічних систем відбивається на вимогах до якості та ефективності їхнього менеджменту. Це вимагає концептуального переосмислення деяких напрямів і завдань в управлінні. Поряд із цим необхідно узагальнити теорію діагностики, щоб синтезувати різноманіття підходів до діагнозу фінансово-економічного стану підприємства, його організаційної структури і системи управління.

Відповідно до сучасних загальнонаукових визначень, управління є аспектом самоврядування системи й у загальному вигляді представляє упорядкування системи і вирішення проблемних ситуацій. Управління і самоврядування в межах однієї фірми чи підприємства взаємозалежні і є загальним ситуативно-цільовим полем виникнення проблем і їхніх можливих вирішень, що сприяє упорядкуванню в них різних процесів.

Діагностика як спосіб розпізнавання стану соціально-економічної системи за допомогою реалізації комплексу дослідницьких процедур і виявлення в них слабких ланок і вузьких місць відноситься до методів непрямих вимірів. Елементи соціально-економічних систем, властивості яких підлягають визначенню, звичайно недоступні для безпосереднього спостереження і виміру. Тому варто вимірювати не їхні параметри, а параметри процесів, які породжуються елементами цих систем і доступні для вимірів.

Діагностика як процес характеризується об'єктом, метою, завданням та методами (рис. 1).

При управлінні господарська структура підприємства характеризується двома фундаментальними економічними вимірами. З одного боку, має вимір функціональний стан основних факторів виробництва (капітал, робоча сила, організація), що охоплюється поняттям "фінансово-економічний стан". З іншого боку, підлягають виміру види промислової діяльності, яких, за А. Файолем, нараховується шість: технічна діяльність, що включає виготовлення і виробництво; комерційна діяльність; фінансова діяльність; робота з забезпечення безпеки; облікова діяльність; управлінська діяльність, що охоплює прогнозування, планування, організацію, управління, координацію і контроль.

Проблема діагностики досліджувалася у деяких сферах досить активно і з різних точок зору. Із сукупності вивчених наукових праць можна виділити кілька груп досліджень, що різняться за проблематикою і методологією діагностики. У діагностиці підприємства як соціально-економічної системи можна виділити:

• вивчення соціально-економічних систем як об'єктів діагностики;

• побудова і вивчення відповідних моделей соціально-економічних систем;

• дослідження діагностичних систем і їхніх зв'язків з об'єктом діагностики.

Ці напрямки відрізняються як за безпосереднім предметом дослідження, так і за використовуваними методами.

Перший напрямок діагностики пов'язаний з розробкою методів вирішення таких задач:

• вивчення умов функціонування і станів виробничих соціально-економічних систем;

• вивчення елементів систем і зв'язків між ними;

• вивчення можливих станів системи;

• аналіз можливостей проведення дослідження ознак, що характеризують стан системи;

• збір і обробка статистичних матеріалів, що дозволяють визначити розподіл ймовірностей можливих станів системи (діагнозу), а також закономірності прояву ознак;

• збір експериментальних даних про витрати, які пов'язані зі здійсненням дослідження виробничих соціально-економічних систем.

Другий напрямок діагностики в управлінні пов'язаний з побудовою моделей соціально-економічних систем і процесів діагностики і, отже, з аналізом таких основних задач:

• розробка методів діагностування кризи і причин, що породжують її в соціально-економічних системах;

• розробка правил побудови моделей, що дозволяють визначити стан соціально-економічних систем.

Обидва напрямки діагностики в управлінні тісно пов'язані; причому зв'язок цей носить двосторонній характер. З одного боку, емпіричний матеріал, отриманий при аналізі конкретних систем, необхідний для побудови моделей і для оцінки відповідності цих моделей тому чи іншому класу систем. З іншого боку, рішення теоретичних задач, сформульованих стосовно до побудови моделей соціально-економічних систем, не тільки важливе саме по собі, але й розширює межі емпіричного дослідження кризи і причин, що породжують її в соціально-економічних системах.

Нині відома порівняно невелика кількість моделей соціально-економічних систем як об'єктів діагностики в управлінні. їх можна розбити на кілька груп залежно від ступеня їхньої абстрактності, тобто від того, які сторони систем одержали чи не одержали своє відображення в цих моделях. Разом з тим було б передчасно говорити про створення вичерпної класифікації моделей соціально-економічних систем в умовах управління.

Вивчивши опубліковані в літературі класифікації таких моделей, ми маємо можливість констатувати, що в найбільш простих моделях діагностики стану соціально-економічних систем не враховується структура системи, тобто передбачається, що система складається з деякого числа не пов'язаних між собою елементів. В іншому класі моделей, які враховують структуру системи, їх можна розподілити на дві групи залежно від того, явно чи не явно враховується ця структура.

У першому випадку при створенні моделі повинні бути зазначені впливи до зовнішніх входів системи і функціональні зв'язки між впливами і реакціями, що спостерігаються на зовнішніх виходах системи залежно від стану системи. Будь-яка, можлива для даної моделі, перевірка складається у визначенні реакції системи на заданий вплив.

У другому випадку модель соціально-економічної системи, яка діагностується, можна розглядати як кінцеву безліч пов'язаних між собою підсистем. Кожен елемент системи відповідає визначеною реакцією на прикладену до нього сукупність впливів, до числа яких можуть входити реакції інших елементів. Для створення даної моделі соціально-економічної системи необхідно вказати безліч елементів, безліч можливих станів системи, її структуру, що відбиває зв'язки між елементами.

Розглядаючи елементи систем, що діагностуються, не завжди можна ототожнювати їх з "фізичними" елементами системи, сукупністю частин, з яких дана система складається. Кожен з елементів системи (підсистеми) може викликати не один, а кілька кризових станів, і якщо поділ цих станів входить до завдання діагностики, то кожен такий елемент необхідно розглядати як сукупність елементів. Кризова ситуація в системах, шо діагностуються може бути викликана не тільки елементом системи, але і порушенням зв'язків між ними. Отже, схему об'єкта діагностики не можна змішувати зі звичайною функціональною схемою обстежуваної системи.

Третій напрямок діагностики припускає аналіз існуючих діагностичних систем, виявлення принципів їхньої побудови і розробку методів рішення, оцінку оптимальності. Цей напрямок має важливу теоретичну і практичну значущість, оскільки він пов'язаний з розробкою критеріїв інформативності показників, що характеризують стан системи, аналізом способів діагностики, побудовою відповідного діагностичного процесу.

При діагностиці стає істотним вибір інформативних ознак для опису соціально-економічних систем (рис. 2). У багатьох випадках це пов'язано з труднощами одержання інформації, часом з її пошуком, систематизацією, аналізом і обробкою, вартістю діагностичного дослідження. Параметри елементів системи, що діагностуються, не рівноцінні за кількістю зведень про її стан. Одні приносять інформацію про багато властивостей елементів системи, інші незрівнянно менші й іншої якості.

Перевагу варто віддавати параметрам, що мають динамічний характер, а не тим, що стабільні чи повільно змінюються.

Рис. 2. Предмет дослідження діагностики в управлінні

Отже, діагностика в управлінні — це:

• дослідження базових показників господарської діяльності соціально-економічної системи;

• всебічний аналіз впливу внутрішніх і зовнішніх факторів на фінансово-економічний і техніко-технологічний стан підприємства;

• експертна оцінка розроблених заходів і перспектив фінансового оздоровлення, превентивної санації, досягнення цілей прогнозування;

• збагнення кількісно невизначених і якісно „надскладних" рівнів економічної організації фірми, що С. Бір позначає термінами „метасистема", „гомеостазис" і „ентелехія" організації, а Б. Райан — терміном „етичний світ". Метасистемнірівні і якості соціально-економічних систем обумовлюють потребу в діагностиці як специфічному способі одержання і використання інформації.

Розглянемо застосуван ня деяких положень теорії інформації до визначення цінності результатів діагностики в управлінні. Як міра виміру кількості інформації спочатку використовується синтаксична міра інформації. Інші міри виміру інформації знайдуть своє застосування при оцінці діагностичної цінності ознак (табл. 1).

Таблиця 1 Оцінкадіагностичної цінності

Встановлення і дослідження специфічних властивостей економічної діагностики, що виявляються в управлінні, дозволяє нам сформулювати слідуючі висновки:

- об'єктивний розвиток соціально-економічної системи означає появу нових якостей в об'єкті управління;

- процес розвитку приведе до зміни і самого суб'єкта управління;

- безупинний процес банкрутства, розпаду й одночасного виникнення нових підприємств і фірм свідчить про межі експертного знання як самого менеджера, так і застосовуваних експертних оцінок у діагностуванні кризи, її попередженні і методології виходу з неї;

- висока ентропія ринкового макросередовища підприємств істотно знижує керованість, зменшує ступінь інформаційного контролю за зміною станів ситуації та ймовірність прогнозування;

- постійна погроза кризових станів обумовлює виділення і посилення прогностичних, антикризових, попереджувальних функцій діагностики стосовно стабілізації економічного розвитку підприємств.

Одним із перспективних напрямків в економічній діагностиці є експертна фінансова діагностика і діагностика банкрутства, результати яких складають інформаційно-аналітичну основу системи управлінського обліку.

Інформація, необхідна для діагностики, різноманітна. Це сукупність зведень про стан об'єкта управління, в минулому і сьогоденні, а також зв'язки, тенденції та закономірності. У кожній соціально-економічній системі її інформаційний простір функціонує як єдине ціле і розвивається разом із самою організацією.

В умовах кризи змінюються характер і обсяг інформації, способи її одержання й обробки. Якщо менеджер використовує інформацію, яка дає змогу бачити процеси, що відбуваються в соціальному організмі підприємства, під різним кутом зору і в специфічному ракурсі, то це дозволяє йому вчасно виявити й оперативно зреагувати на зміни тенденцій, тих чи інших показників діяльності підприємства.

Діагностика вимагає варіювання альтернативними проектами з виведення підприємства з кризи чи її недопущення.

Природно, це вимагає інформації, яка б об'єктивно відбивала реальні процеси в системі.

Структура. Економічна діагностика являє собою стійкий зв'язок умов діагнозу і його верифікованого результату. Отже, вона має логічну форму істинності, виражену у виконанні матеріальної імплікації: якщо вчасно (А), вірогідно і з достатньою повнотою інформації (У), обгрунтованою методикою її обробки (3) проводяться діагностичні процедури, то з великою часткою ймовірності гарантоване одержання достовірного знання про досліджуваний об'єкт, визначення діагнозу (D). Таким чином, якщо дотримуються: А, У, 3, то вірогідно D. І, навпаки, сумнів у вірогідності результату діагностики D викликає критику і призводить до перевірки вихідних умов: А, У, 3. Якщо не вірогідно D, то неправильна яка-небудь передумова: А, У, 3.

У будь-якій функціонуючій соціально-економічній системі існує мінімальний рівень ефективності прийнятих управлінських рішень, який визначається сформованими правилами збору й обробки інформації на даному підприємстві. Як правило, це елемент корпоративної культури, формально описаний у нормативній базі підприємства (інструкції, посадові положення, внутрішній стандарт підприємства тощо), або історично сформовані відносини й обов'язки.

У процесі проведення діагностики для визначення базових параметрів відбувається формалізація правил збору й обробки сформованих потоків інформації (інвентаризація складу, зв'язків, переліку реквізитів тощо). Це дозволяє менеджерам одержувати доступ до раніше наявної на підприємстві інформації для прийняття управлінських рішень.

Для ефективного управління підприємством в умовах кризи недостатньо тієї інформації, що виходить, обробляється в традиційному порядку. У ній може не міститися необхідних зведень про зміни в системі, на які необхідно реагувати негайно з метою зменшення негативного впливу кризових явищ.

Цінність інформації залежить від того, який вплив вона робить на ухвалення рішення. Інформація має ціну, якщо вона змінює уявлення менеджера про реальну дійсність, якщо менеджер відповідної ланки управління реагує на виявлені зміни, і якщо ефективність управління змінюється в зв'язку з впливом виявлених змін на процес прийняття управлінських рішень.

Інтеграція операцій управління в єдине ціле здійснюється „розумними" інформаційними системами. Комп'ютерно-інтегроване управління і виробництво використовують розподіл інформаційних потоків так, що підприємство стає сукупністю взаємодіючих і керованих гнучких систем.

Формування автоматизованої системи управління на базі сучасних технологій може забезпечити взаємозв'язок інформаційних потоків, засобів обробки даних, передачі і збереження інформації і менеджерів, які приймають управлінські рішення.

У результаті використання можливостей інформаційних і комунікаційних технологій може стрибкоподібно підвищитися рівень взаємозв'язків у системі управління. Ключовим питанням при діагностиці систем управління повинне стати питання, чи володіє підприємство необхідними інформаційними технологіями, що забезпечують постійне пристосування до динамічного навколишнього середовища, гнучкість системи управління, підтримку конкурентноздатності і здатності навчатися.