Аудит расчетов с подотчетными лицами в РФ

 

В бухгалтерии  для отражения операций по расчету  с подотчетными лицами ведется учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где обобщается вся информация о расчетах с работниками организации.

Аналитический учет по счету 71  ведется по каждой сумме, выданной под отчет работнику организации, при этом учитываются все первичные документы, имеющие отношение к конкретному работнику, для того чтобы учесть все хозяйственные операции, осуществленные в процессе использования подотчетных сумм.

Таким образом, ведение расчетов наличным и безналичным  способом с подотчетными лицами имеет  свои особенности на каждом предприятии. Связано это с тем, что руководитель или бухгалтер выбирает ту форму учета, и ведения расчетов с подотчетными лицами, которая будет выгодной, удобной и наименее затратной.

Однако, несмотря на особенности, каждая организация  должна отражать в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета все операции, связанные с суммами, выданными под отчет, четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств», своевременно вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.

Выполнение  этих условий необходимо  для  того, чтобы в ходе последующих  ревизий со стороны компетентных органов, либо аудиторских проверок избежать недоразумений связанных с тем, что отчетность является неполной, либо недостоверной.

 

2. Анализ аудита расчетов с подотчётными лицами в РФ

 

Ведение бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами, нередко сопровождается ошибками вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля над учетом расчетов данного вида. Данные ошибки могут повлечь для организации негативные последствия и, кроме того, значительно повлиять на налогообложение организации и соответственно их следует избегать.

В связи с  этим проводится аудит расчетов с подотчетными лицами, который заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

 Аудит проводится  на основании планы и программы,  которые разрабатываются аудитом  самостоятельно в зависимости  от объекта, который он проверяет.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

1)  Проверка документального подтверждения расчетных операций;

2) Контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа; 

3) Проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

4) Проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

5) Сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

Основные нарушения в области ведения учета по подотчетным лицам, которые ходе проверки включают в себя злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами и могут быть классифицированы следующим образом, представленным в таблице 1.2.[30, c.242].

В качестве аудиторских  доказательств используется следующая информационная база: учетные документы,  авансовый отчет (Приложение 15); журнал регистрации авансовых отчетов; приказ о направлении работника в командировку.

При необходимости  указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку, а также предоставляется командировочное удостоверение (Приложение 18); служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Помимо этого, при аудите возможен запрос дополнительных документов, таких как список подотчетных,  главная книга,  журнал ордер

( Приложение 9); бухгалтерский баланс и т.д.

Выявленные  в ходе проверки существенные и несущественные нарушения действующего законодательства отражаются в рабочих документах аудитора. При этом рабочие документы используются при планировании; осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы; для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых с целью подтверждения мнения аудитора.

Аудитор вправе, руководствуясь своим профессиональным мнением, определять объем рабочих документов по каждой конкретной аудиторской проверке.

Таким образом, отметим, что  аудиторская проверка является сложным  многоэтапным процессом, который является крайне необходимым для предприятия  ведущего хозяйственную деятельность в современных рыночных условиях.

 

3. Основная цель при проведении аудиторской проверки расчетов с подотчётными лицами для организации и его источники информации

 

Аудит, как законно  установленный способ контроля над  экономически активными субъектами, связан с анализом бухгалтерской финансовой отчетности предприятия для установления достоверности ведение первого исходя из операций, на основании которых они составлены.

Именно установление достоверности бухгалтерской отчетности предприятия по расчетам с подотчетными лицами, является основной целью аудита при проведении аудиторской проверки.

Данная цель обусловлена  тем, что подотчетные суммы имеют  определенное влияние на налогообложение  организации по налогу на прибыль. Связано  это с тем, что в случае экономически обоснованных затрат  подотчетным лицом  они будут приниматься к учету в целях налогообложения прибыли как расходы и уменьшать  налогооблагаемую базу на величину произведенных затрат.

Поэтому имеет значение отражение  затрат произведенных подотчетным лицом организации в бухгалтерской отчетности. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если понесенные расходы  не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль и соответственно не будут учитываться как расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу[2,c.122].

Для того, чтобы данные расходы  были приняты для целей налогообложения, необходимо иметь первичные документы подтверждающие информацию о хозяйственных операциях. В частности, сопоставление отраженных в учете операций и первичных документов является одной из задач аудитора.

Особое место  в разрезе включения подотчетных расходов в состав прибыли играет задолженность подотчетного лица, по которой истек срок исковой давности. Такой вид подотчетных расходов в целях налогообложения прибыли признается безнадежным и отражается во внереализационных расходах [35]. Кроме того, указанная задолженность включается в расходы текущего отчетного (налогового) при условии подтверждения хозяйственного характера данных затрат и сроков истечения задолженности.

Аудитору также  необходимо выяснить в случае обнаружения  задолженности причины ее возникновения, а в случае необоснованного включения в затраты в целях налогообложения прибыли исключить.

Таким образом, анализируя вышеописанное влияние  подотчетных сумм на налогооблагаемую прибыль предприятия, становится очевидным  что аудиторская проверка является  главным способом выявить такие затраты и обосновать их включение в состав расходов, либо в случае необоснованно произведенных затрат исключить из состава расходов уменьшающих налогооблагаемую базу.

Отметим, что  в данной ситуации  проведение аудита расчетов с подотчетными лицами оказывает благоприятное воздействие как на внутренний климат предприятия, поскольку позволяет снизить сумму налоговых платежей по налогу на прибыль, либо избежать штрафных санкций со стороны налоговых органов в случае излишне включенных сумм[29, c.98].

Помимо этого  аудит расчетов с подотчетными лицами является одним из вспомогательных  путей контроля над исчислением прибыль организаций в рамках содействия деятельности налоговых органов, которые зачастую в силу высокого объема работы, связанного с громоздкой документацией не могут выявить неправомерного включения  необоснованных расходов подотчетных лиц и просроченной задолженности подотчетного лица.

Кроме того, данные явления влекут неблагоприятные  последствия для государственного бюджета в целом, поскольку возникает незаконное уменьшение прибыли, за счет которого уменьшается суммарный размер платежей.

Таким образом, проведение аудита расчетов с подотчетными лицами является необходимой мерой  контроля над достоверностью бухгалтерской финансовой отчетности, которая обеспечивает формирование обоснованных сумм расходов, учитываемых в целях налогообложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»

 

 

2.1.Организационно-экономическая характеристика ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» является научно- технической фирмой целью, создания которой, является обеспечение юридических и частных лиц современными средствами  связи.

Уставный капитал ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» по состоянию на конец 2009-2011 год составляет 10 000 руб. Регистрация изменений в Уставе компании проводилась в Государственной регистрационной палате  и сопровождалась постановкой на учет в качестве предприятия с инвестициями, так как доля отечественного инвестора, а именно ООО «ВЭБР»  превысила 8 000 рублей.

В организационной структуре «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» выделяется четыре подразделения: техническая дирекция, административно-финансовая дирекция, коммерческая дирекция и служба генеральной дирекции.

Целью деятельности фирмы  является извлечение прибыли в интересах  её учредителей. Основными видами деятельности являются:

• Реализация средств связи и сопутствующих для её построения компонентов  на всей территории РФ;
• Оказание услуг пуско-наладочных и ремонтных работ.

Особо важным звеном в оценке предприятия, является статистическая обработка финансово-экономических  показателей «Белгород-ОРБ и ТЕЛ. Ниже в таблице 2.1. представлены основные показатели, характеризующие деятельность фирмы за период с 2009 по 2011 год.

 

 

 Таблица 2.1.

Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности

ООО «Белгород-ОРБ  и ТЕЛ» за 2009 -2011 гг.

Показатели	Годы			Абсолютные  отклонения (+, -)			Относительные отклонения (%)
	2009	2010	2011	2010 год к 2009 году	2011 год к 2010 году	2011 год к 2009 году	2010 год к 2009 году	2011 год к 2010 году	2011 год к 2009 году
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Выручка от продажи  продукции  за вычетом НДС и  других отчислений, тыс. руб.	3611	3673	3628	62	-45	17	101,7	98,8	100,5
Себестоимость проданных товаров, тыс. руб.	3579	2660	2685	-919	25	-894	74,3	100,9	75,0
Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.	32	33	35	1	2	3	103,1	106,1	109,4
Чистая прибыль (убыток), тыс. руб.	6	5	11	-1	6	5	83,3	220,0	183,3
Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.	23	14	9	-9	-5	-14	60,9	64,3	39,1
Среднегодовая численность работников, чел.	11	12	11	1	-1	0	109,1	91,7	100,0
Фонд оплаты труда, тыс. руб.	754	815	819	61	4	65	108,1	100,5	108,6
Среднегодовая кредиторская задолженность, тыс. руб.	262	133	114	-129	-19	-148	50,8	85,7	43,5
Среднегодовая дебиторская задолженность, тыс. руб.	79	116	121	37	5	42	146,8	104,3	153,2
Производительность  труда, тыс. руб./чел.	68,5	67,9	74,5	-0,6	6,5	6	99,1	109,7	108,8
Фондоотдача	155,6	190	298,3	102,1	-5	142,7	122,1	157,0	191,7
Рентабельность  продукции, %	0,2	0,2	0,4	0,1	0,2	0,2	100,0	200,0	200,0

Оценивая динамику изменения финансового результата организации, отметим, что она имеет неустойчивую динамику на протяжении трех последовательных лет функционирования на рынке услуг связи с 2009 по 2011 года. Опираясь на данные таблицы, отметим, что объем чистой прибыли к 2011 году увеличился с 6 тыс. руб. до 11 тыс. руб., в относительном выражении составляя 83 %.

Данная динамика обеспечила положительный рост уровня рентабельности ООО «Белгород – ОРБ и ТЕЛ» к 2011 году суммарный рост рентабельности продукции составляет 100 %, увеличившись с показателя 0,2 до 0, 4.

 

 

Рис.2.1.Соотношение  дебиторской и кредиторской задолженности  в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» за 2009-2011 гг.

 

Кроме того, в рамках анализа финансовой деятельности предприятия остановимся на оценке динамики изменения заемного капитала, представленного в виде кредиторской задолженности, сопоставляя его с величиной дебиторской задолженности.

Данные изменения  представлены на рисунке 2.1., который  позволяет проследить активное снижение кредиторской задолженности перед  кредиторами к 2011 году с 282 тыс. руб. до 114 тыс. руб. При этом дебиторская  задолженность увеличивается, что  с одной стороны свидетельствует о росте «некачественных должников» предприятия, а  также о возможных увеличениях объемов продаж.

 

 

Рис. 2.2. Динамика дебиторской задолженности предприятия  и выручки от реализации за 2009-2011 гг.

 

В соответствие с рисунком 2.2., становится, очевидно, что объемы продаж не имеют тенденции к увеличению и сохраняют свою величину на среднем уровне равном 3637 тыс. руб., что говорит о «некачественной» дебиторской задолженности.

Тем не менее, в итоге экономического анализа  деятельности «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» с 2009 по 2011 год необходимо отметить, что в соответствии с бухгалтерской отчетностью данного предприятия мы можем сделать выводы о его самоокупаемости. И в условиях повседневно растущего спроса на услуги связи, есть все основания предполагать о дальнейшей максимизации прибыли и успешной работы на рынке поставщиков услуг средств связи.  

 

 

2.2. Анализ  движения по кассе, связанного  с расчетами с подотчетными  лицами в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ»

 

 

Бухгалтерский учет в ООО «Белгород-ОРБ и ТЕЛ» ведется по каждому подотчетному лицу в пределах, установленных к выдаче сумм.

Прежде всего, необходимо выделить состав расходов, связанных с деятельностью подотчетных  лиц. В  состав расчетов с подотчетными лицами в ООО «Белгород-ОРБ и Тел» включаются такие виды расходов как: командировочные расходы и расходы на хозяйственные нужды.