Автоматизация бухгалтерского учета

13

14. Как вызвать на экран нужный журнал с хозяйственными операциями?

В программе Инфо-Бухгалтер журнал хозяйственных операций является одним из главных компонентов. Он разработан в строгом соответствии со ст. 10 Федерального закона РФ от 21.11.1996 № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете» (в редакции от 23.07.1998, 28.03.2002, 31.12.2009, 31.12.2002, и 10.01.2010) и представляет собой учетный регистр, обеспечивающий систематизацию и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

В правом части полосы состояния, расположенной вдоль нижней границы главного окна имеется информация, на какой отчетный период настроена программа и какой журнал хозяйственных операций (для сетевой версии - база данных) в настоящий момент является активным.

Откроем журнал хозяйственных операций. Для этого можно воспользоваться специальной кнопкой (крайняя кнопка слева на панели инструментов), которая предназначена для быстрого вызова журнала и обеспечения доступа к операциям отраженным в нем. Достаточно установить указатель мыши на соответствующую кнопку, щелкнуть мышью, и журнал открыт. Здесь и в дальнейшем, мы будем иметь в виду левую клавишу мыши, а если возникнет необходимость применить правую клавишу, на это будет указано дополнительно.

Журнал хозяйственных операций можно открыть и по-другому, через главное меню с которым мы уже знакомы по разделу «Главное меню программы Инфо-Бухгалтер. Для этого необходимо подвести курсор к пункту «Операции» главного меню (рис. 1) и щелкнуть мышью. Обратите внимание, как только указатель мыши окажется над каким-либо пунктом главного меню (на нашем рисунке - пункт «Операции») плоская надпись превращается в кнопку, приобретая объем.

Рис. 1. Фрагмент главного меню программы. Пункт «Операции» - активен

Это свидетельствует о том, что программа «понимает», с каким пунктом собирается работать пользователь и ждет его команды. Команда на соответствующее действие поступает после «нажатия» мышью выбранной кнопки, которая принимает «вдавленный вид», имитирующий нажатую кнопку, а указанный пункт меню раскрывается (рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент главного меню программы. Пользователем выбран пункт «Операции»

Затем, для завершения наших действий по открытию ЖХО, в раскрывшемся подменю необходимо выбрать пункт «Журнал» и, подтверждая выбор, вновь щелкнуть мышью.

Рис. 3. Главное окно программы Инфо-Бухгалтер с открытым журналом хозяйственных операций

В результате, в главном окне программы появится журнал хозяйственных операций (рис. 3) в виде, соответствующем стандартным настройкам «по умолчанию».

В ходе работы настройки «по умолчанию» можно изменить, однако спешить с этим не следует. Итак, журнал хозяйственных операций открыт. Давайте не будем спешить предпринимать какие-то действия, а неторопливо и внимательно посмотрим на него. А, если вы это окно уже видели, да и неоднократно, то и в этом случае предложенный нами взгляд (неторопливый и внимательный) на «знакомое окно», тоже не повредит, а будет весьма полезен. Ведь очень вероятно, что вы обнаружите постоянно присутствовавшие, но почему-то до сих пор не замеченные вами элементы окна журнала хозяйственных операций.

Следует отметить, что информация в журнале хозяйственных операций отражена в двух окнах. Верхнее окно, «окно операций» в настоящий момент активное, о чем свидетельствует особый вид одной из операций. Эта операция - «выделенная» или «активная» (операция 136, рис. 3). В нижнем окне - «окне проводок», представлены проводки, принадлежащие активной операции Перемещаясь по журналу, а это возможно с клавиатуры, либо при помощи мыши. Легко заметить, что в окне проводок информация меняется, отражая проводки активной операции. Однако без дополнительных настроек и действий мы можем увидеть в этом окне не более трех проводок, а ведь их может быть большое количество (программой не ограничивается). Для просмотра остальных можно воспользоваться полосой прокрутки, о которой мы уже говорили. Но это не всегда удобно, ведь есть операции, - например, связанные с начислением заработной платы, - где проводок может быть очень много. Как уже отмечалось, журнал хозяйственных операций у нас открыт в виде, соответствующем настройкам «по умолчанию». Этот режим обеспечивает просмотр в окне проводок лишь трех строк (трех проводок). Увеличить количество видимых сток в окне очень легко. Для этого достаточно подвести курсор к границе между окном проводок и окном операций и, увидев, что стрелка курсора превратилась в двунаправленную стрелку SHAPE \* MERGEFORMAT , нужно нажать кнопку мыши и, удерживая ее «растянуть» окно проводок вверх на необходимую ширину.

Аналогичным способом можно изменить ширину граф (столбцов). Причем, эта операция возможна не только при работе с журналом хозяйственных операций, но и со многими другими отчетами и справочниками, представленными виде таблиц (план счетов, оборотная ведомость, справочник организаций и др.). Итак, чтобы увеличить или уменьшить размер столбца, необходимо подвести курсор мыши к правой границе его заголовка. При этом курсор приобретет вид [[Image:]]. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно растянуть или сузить (до полного «закрытия») размер столбца. Таким образом, можно оптимально распределить рабочее пространство экрана, а также разумно распределить ширину страницы между столбцами таблицы при подготовке к печати.

План счетов, исходные остатки, журнал хозяйственных операций и проводки к ним хранятся в файле с расширением SHP (локальная версия).

Пользователь может работать с любым журналом хозяйственных операций, открывая файл, в котором хранится этот журнал.

Для выбора журнала необходимо использовать пункт меню «Операции/Журнал» или соответствующую кнопку в панели инструментов.  Откроется журнал, который был загружен при запуске программы (например, ib.shp). При открытом журнале, пользуясь пунктом меню «Файлы/Открыть», открываем диалоговое окно «Считать из файла», в котором показаны все файлы  с расширением .SHP (рис.4). Выделив необходимый файл (например, standart.shp), надо нажать кнопку открыть.

Рис.4. Окно диалога «Считать из файла»

Программа закроет открытый ранее журнал. При этом будет задан вопрос о сохранении изменений в нем. Затем откроется новый журнал хозяйственных операций.

Для удобства в работе рекомендуем создать собственный журнал хозяйственных операций. Целесообразно назвать журнал и файл в котором он хранится по названию предприятия, с указанием года.

  Например,  журнал хозяйственных операций 2003 года ЗАО "Вега"  можно  хранить в файле   ВЕГА_2003.SHP.

Создадим собственный журнал хозяйственных операций и в дальнейшем будем работать только с ним.

Итак, если Вы выполнили действия описанные выше, то в данный момент открыт журнал standart.shp. Сохраним его без изменений в другом файле с именем Вега_2003.shp. Для сохранения журнала выберем пункт меню «Файлы/Сохранить как...». Откроется окно «Записать в файл». В этом окне в поле «Имя файла» напишем «Вега_2003.shp» или «Вега_2003» (можно без расширения, программа самостоятельно добавит расширение) (рис. 5).

Рис.5 Окно диалога «Записать в файл»

Имя файла может содержать буквы, цифры и знак подчеркивания «_». Начинаться имя должно с буквы. Не допускается использование других символов и пробелов.

При нажатии кнопки «Записать», программа сохраняет открытый журнал в файле с указанным именем.

После осуществления указанных операций мы получили два одинаковых журнала, хранящихся в файлах  standart.shp и Вега_2003.shp.  Открыт журнал Вега_2003shp.

Таким образом мы создали собственный (пользовательский) журнал хозяйственных операций.

Журнал хозяйственных операций (ЖХО) можно открыть выбрав пункт меню «Операции/Журнал» или соответствующую кнопку на панели инструментов.

Вид ЖХО можно изменить, задавая те или иные параметры в настройках программы (пункт меню «Установка/Настройки» закладка «Хозяйственные операции»).

В основном это относится к отображению проводок. В одной операции может быть несколько (от одной до нескольких сотен) проводок. Большое количество проводок  формируется, например, при начислении зарплаты и единого социального налога.

Программа позволяет представить ЖХО в 2-х видах:

      в  окне  журнала отображается вся информация, занесенная в ЖХО, за исключением проводок. Проводки к выделенной в журнале хозяйственной операции отображаются в отдельном окне, находящимся снизу от основного окна. Этот режим удобен при повседневной работе с ЖХО, т.к. проводки не загромождают ЖХО, и в тоже время их всегда можно просмотреть в отдельном окне (рис.6);

      отдельное окно проводок не открывается, а проводки отображаются вместе с хозяйственными операциями (справа от хозяйственных операций). Этот режим можно использовать при подготовке и выводе ЖХО на печать (например, по окончании отчетного года).

В ЖХО в любой момент времени можно ввести новую операцию, отредактировать или удалить существующую. При вводе новых операций необязательно соблюдать хронологию, программа сама отсортирует операции в хронологическом порядке. Например, Вы можете вводить информацию о хозяйственных операциях, совершенных в марте, а затем – совершенных в январе или феврале. Никаких ограничений здесь не существует.

Для того, чтобы программа проверяла даты операций и предупреждала о возможных ошибках можно в настройках программы  (пункт меню «Установка/Настройки» закладка «Хозяйственные операции»)  ограничить рабочий период.

Если при вводе дата операции будет находится за границами этого периода программа выдаст предупреждение «Дата хозяйственной операции выходит за пределы рабочего периода». Несмотря на это предупреждение, Вы можете ввести информацию в ЖХО, т.е. программа не запрещает ввод, а только предупреждает.

Рис.6 Журнал хозяйственных операций

Например, Вы вводите информацию в ЖХО в марте, и ограничили рабочий период текущим месяцем. При вводе операций, совершенных в феврале, программа выдаст указанное предупреждение.

Более подробно ввод информации в ЖХО рассмотрен в следующих разделах.

Для редактирования  операции, занесенной ранее в ЖХО, необходимо выделить указанную операцию в ЖХО, и нажать кнопку «Редактировать» в панели инструментов или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на выбранной строке.

Отроется окно «Редактирование хозяйственной операции» (рис.6.22) или, если в настройках не стоят запреты на редактирование в строке, редактирование будет возможно непосредственно в строке  ЖХО.

Рис.7. Окно редактирования хозяйственных операций

В этом окне можно произвести необходимые  изменения, а затем, нажав кнопку «ОК», записать измененную операцию в ЖХО.

Для удаления хозяйственной операции из ЖХО необходимо выделить данную операцию и нажать кнопку «Удалить» на панели инструментов или клавишу «Delete» на клавиатуре.

Программа при этом задает вопрос «Удалить хозяйственную операцию?», и если Вы ответите «Да», то операция будет удалена из ЖХО.

Этим режимом надо пользоваться с осторожностью, т.к. восстановить операцию после ее удаления из ЖХО невозможно.

Можно удалить одновременно несколько операций, выделив мышью необходимые  строки в ЖХО.

35. Каков порядок расчета баланса за текущий период?

Баланс предприятия. Данный режим предназначен для расчета и печати Балансового отчета предприятия. Экранная форма состоит тз двух страниц – Условия формирования (рис. 8) и Баланс.

Рассчитанный Баланс и параметры условий его расчета сохраняются для каждого пользователя до следующего перерасчета, поэтому для просмотра сформированного Баланса достаточно перейти на вторую страницу экрана.

На странице Условия формирования находятся данные, относящиеся к расчетной части: период, за который есть данные для расчета (данные в Главной книге); расчетный период, т.е. месяц и год, на который необходимо рассчитать отчет, а также валюта расчета и данные для печати отчета.

Рис 8. Страница Условия формирования Баланса.

Для расчета  Баланса следует щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Расчет (F4) или нажать клавишу <F4>. Для выхода из режима без проведения расчета следует щелкнуть по кнопке Выход (Esc) или нажать клавишу (Esc).

44. Учет услуг сторонних организаций

Документы по учету услуг сторонних организаций. Для просмотра документов по полученным услугам используется журнал Услуги сторонних организаций. (рис. 9.)

Принятие к учету услуг, полученных от сторонних организаций. Для принятия к учету полученных услуг предназначен документ Услуги сторонних организаций (рис. 10) предполагается, что расчеты за услуги могут производиться как в рублях, так и в валюте (например, расчет с нерезидентами).

Предъявление поставщиком счета-фактуры может быть отражено непосредственно в документе поступления или отдельно документом Счет-фактура полученный (рис. 11). Документ Счет-фактура полученный удобно вводить на основании документа Услуги сторонних организаций. Для этого необходимо в журнале найти документ – основание и выбрать пункт Ввести на основании из подменю Действия.