Автоматизация бухгалтерского учёта

Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует  решить:

1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что при большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу.

Очень важно спланировать порядок  автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его  опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги.

Очевидно, что почти в большинстве  случаев начинать надо с ведения  главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера. При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом.

Хорошо автоматизированный бухучет  в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем  информации, требуемый для внутреннего  пользования в организации и  произвести настройку программы  так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание  с заинтересованными службами предприятия  и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.

Если, например, отдел сбыта ведет  свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна. Когда бухучет  ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации  бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере.

Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Этап III. Постановка задачи

Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы  в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет  будет давать на выходе.

На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для бухгалтерии.

3. Регистры и информацию для  внутренних нужд предприятия  (см. предыдущий этап).

4. Бухгалтерскую отчетность и  расчеты по налогам и другим  платежам.

Постановка задачи состоит в  том, что в письменном виде фиксируется  конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие  как информация, содержащаяся в учетных  регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности.

Например в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется  наличие долларового эквивалента  цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того ни другого). Отделу сбыта  может потребоваться ведомость  отгруженных товаров с указанием  продажной цены товара и датой  отгрузки.

Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня  того, что надо сделать и каким  условиям это должно удовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

 

Этап IV. Выбор программного средства

Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен  масштаб и порядок автоматизации  и завершена постановка задачи можно  переходить к выбору программы.

Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни.

 Таким образом, задача состоит  в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт.

Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче.

Все множество программ четко делится  на программы для автоматизации  малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более  человека (об этом уже говорилось в  Этапе II при выборе масштаба автоматизации).

Программы для автоматизации малой  бухгалтерии сравнительно проще  в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной.

К таким малым программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур". Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко.

Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует  тому или иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS-balance", программы СКБ "Контур" и "Бонус", систем "Галактика".

Этап V. Вопросы техники

Технические вопросы, связанные с  компьютерами не входят в бухгалтерские  функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая  зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера".

 

3.2 Процесс автоматизации

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и  порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная  для предприятия программа и  решены технические вопросы можно  приступать к собственно работе с  программой.

Качественное внедрение программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней  организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями: отсутствие опыта автоматизации; отсутствие времени на внедрение, поскольку  бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс  внедрения, тем более актуальны  эти трудности. На практике попытки  внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров  превышает 4 практически всегда приводят к "псевдоавтоматизации".

Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться  к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация  не может обойтись дешево так как  она занимает достаточно много времени  и требует квалифицированных  и опытных специалистов. Собственно процесс внедрения программы  можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

 

3.2.1 Этап настройки

Все широко распространенные программы  автоматизации бухучета (и большие  и малые) имеют аналогичные набор  изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки  любой программы можно, в хронологическом  порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

1. Настройка (доработка стандартного  поставляемого с программой) плана  счетов в соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи.

2. Настройка (доработка стандартных  поставляемых с программой) типовых  проводок в соответствии с  особенностями предприятия, проведенной  оптимизацией бухучета и постановкой  задачи. В случае внедрения больших  комплексных программ настройку  каждого раздела бухучета в  своем отдельном модуле необходимо  производить отдельно с учетом  специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты  придется настраивать алгоритмы  расчета различных начислений  и удержаний.

3. Настройка (доработка стандартных  поставляемых с программой) форм  первичных документов в соответствии  с особенностями предприятия,  проведенной оптимизацией бухучета  и постановкой задачи.

Примером может являться настройка  формы акта на списание МБП, который  должен автоматически печататься при  списании МБП в эксплуатацию, в  акте должна автоматически проставляться  количество, стоимость и НДС по МБП, после этого должны автоматически  проводиться проводки по списанию МБП  в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и  начислению аммортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо делать также по каждому разделу бухучета.

4. Настройка (доработка стандартных  поставляемых с программой) форм  бухгалтерской отчетности и расчетов  по налогам в соответствии  с особенностями предприятия,  проведенной оптимизацией бухучета  и постановкой задачи. При качественной  автоматизации бухучета вся ежеквартальная  отчетность должна обязательно  составляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет на  компьютере, ежеквартально по-старинке составляет отчет на бумаге и тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным признаком "псевдоавтоматизации".

Настройка форм отчетности и налоговых  расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации - процесс весьма сложней и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количество стандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на таком условном примере.

 

3.2.2 Этап обучения

По окончании настройки программы  начинается этап обучения персонала  работе с ней.

Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального  времени", то есть если, например, требуется  оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу  его номер и сумму, а также  код типовой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций.

2. Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):·

Изменится характер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям.

Изменятся формы бухгалтерской  отчетности и расчетов по налогам  и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой.

Следует, однако, отметить, что большинство  фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям  своих программ уже готовые новые  формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку, во-первых даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы; во-вторых могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут.