Системы
характеризуются активным вовлечением
в процесс документооборота руководящего
звена предприятия и выраженным стремлением
к отказу от бумажных носителей информации.
Основной
особенностью западной технологии является
моделирование конкретных реальных процессов
документооборота и настройка на эти модели
программных систем.
Как
правило, система поставляется заказчику
не в виде автономного, отчужденного
от разработчика «коробочного» продукта,
а как набор программных средств, из которых
собирается готовое решение. При адаптации
системы к конкретным процессам организации
на персональные компьютеры работников
(ролевое рабочее место) устанавливаются
необходимые функциональные компоненты,
позволяющие решать определенный круг
задач в соответствии с ролью каждого
работника в документообороте организации.
Администратором системы формируются
бизнес-функции, определяющие маршруты
движения документов по организации, т.е.
по ее подразделениям и работникам.
К
системам данного направления относятся
следующие.
Русифицированные
версии популярных западных систем:
- DocsOpen (PC DOCS);
- LinkWorks (DEC);
- Staffware (Staffware
PLS);
- Lotus Notes (Lotus-IBM).
Программные
решения, созданные российскими
компаниями на основе западных систем:
- система Office
Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
- система «Ирида»
компании IBS, Москва (Lotus Notes);
- комплекс
программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон,
Челябинск (Lotus Notes);
- система «Золушка-Кабинет»
НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
- решения компании
АО «Весть», Москва (DocsOpen);
- решения компании
«Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
- система Optima-WorkFlow
компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).
Разработки
российских компаний:
- система LanDocs
компании «Ланит»;
- система Effect
Office компании «Гарант International»;
- система «Документ2000»
компании Telcom Service;
- система «Крон»
компании «Анкей»;
- система «Евфрат»
компании Cognitive Technologies.
В
следующем разделе будут подробно
рассмотрены различные автоматизированные
системы документооборота, которые, в
частности, автоматизируют регистрацию
документов.
2.
СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ
СИСТЕМЫ документооборота
Система
автоматизации делопроизводства и
документооборота «Дело» (ЗАО «Электронные
офисные системы», ООО «Компания НетКом
Текнолоджи») предназначена для автоматизации
делопроизводственной деятельности (основанной
на традиционных отечественных технологиях
и закрепленных соответствующими стандартами)
и документационного обеспечения управленческой
деятельности государственных организаций.
Система
обеспечивает выполнение следующих операций:
- Отслеживание
всех этапов делопроизводственных операций
и результатов выполнения работ по основным
функциональным процессам организаций
и учреждений.
- Единая регистрация
всей поступающей корреспонденции, включая
письма и обращения граждан, путем создания
регистрационной карточки, в которую заносятся
сведения о документе, с последующим направлением
корреспонденции на рассмотрение руководству
и в структурные подразделения. Регистрируются
как поступившие извне документы, так
и созданные внутри подразделений. К их
числу относятся входящие, исходящие документы,
письма и обращения граждан.
- Ввод текстов
резолюций, включая повторные, и назначение
исполнителей по ним.
- Направление
резолюций и документов на рабочие места
пользователей-исполнителей.
- Пересылка
отчетов исполнителей по документу ответственным
исполнителям и/или авторам резолюций.
- Регистрация
движения документов (документооборота)
внутри организации, включая перемещения
бумажных оригиналов и бумажных копий
документов и соответствующих резолюций,
отчеты об исполнении, согласование (визирование)
документов.
- Осуществление
контроля за своевременным исполнением
поручений, обращений учреждений, организаций,
резолюций и указаний руководства; проверка
правильности и своевременности исполнения
документов.
- Объединение
и группирование документов, зарегистрированных
в системе делопроизводства, по различным
признакам.
- Выполнение
поиска по совокупности реквизитов регистрационных
карточек и резолюций с целью осуществления
функций контроля исполнения документов
и резолюций и ведения справочно-аналитической
работы.
- Ввод сведений
об отправке исходящих документов адресатам
с созданием реестров рассылки документов.
- Получение
согласно действующим правилам и инструкциям
информационных материалов, сводок, отчетов
для предоставления руководству.
- Получение
и вывод на печать статистических справок
и отчетов, а также регистрационных карточек
для обеспечения совместимости с традиционной
(«бумажной») технологией делопроизводства.
- Хранение
электронных образов документов.
- Списание
документов в дело в соответствии с принятой
в организации номенклатурой дел и при
необходимости извлечение их из дела.
- Протоколирование
работы пользователя с системой, включая
работу с регистрационными карточками
и резолюциями.
В
последней версии системы поддерживается
доступ к документам посредством Internet-технологии.
Система
LanDocs (фирма АО «Ланит») предназначена
для автоматизации процессов управления
документами, документооборотом и делопроизводством
на предприятиях и в организациях различного
профиля и масштаба. Система LanDocs реализована
как адаптивная CASE-модель электронного
офисного документооборота и делопроизводства.
Настройка системы на конкретные условия
эксплуатации осуществляется модификацией
параметров CASE-моделей без изменения программного
кода. Поставляется в двух вариантах: как
законченная система (программное обеспечение,
документация, обучение пользователей)
или как открытый к развитию вариант (базовый
набор CASE-моделей, специализированная
библиотека диалоговых элементов, CASE-технология
адаптации и поддержки, обучение пользователей,
разработчиков и специалистов группы
поддержки).
Основные
достоинства системы:
- высокая функциональность
(ввод, регистрация, рассылка, отправка
заданий, контроль);
- адаптивность
(настройка на конкретные условия с помощью
CASE-моделей);
- соответствие
стандартам;
- открытость
(легко интегрируется с офисными приложениями
и корпоративными БД);
- доступность
и легкость освоения конечными пользователями.
Программный
комплекс LanDocs позволяет реализовать
в автоматизированном режиме следующие
операции по работе с документами:
- Регистрация
входящих, внутренних и исходящих документов
с использованием механизма регистрационных
карточек. Система сохраняет документы,
созданные разнообразными приложениями
в виде файлов текстов, таблиц, изображений,
звука и т.д. При открытии пользователем
документа осуществляется интегрированный
вызов соответствующего приложения.
- Рассылка
документов, заданий, поручений как одному
пользователю, так и по списку.
- Хранение
содержания документов (файлов, созданных
внешними приложениями в виде текстов,
таблиц, изображений, звука и т.д.).
- Контроль
за прохождением и исполнением документов
и поручений. Система LanDocs обеспечивает
контроль за исполнением документов и
заданий исполнителями, предоставляет
возможность отслеживать движение каждого
документа по исполнителям. Контроль версий
документа осуществляется с помощью механизма
контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных
документах и ходе их исполнения могут
быть отпечатаны в виде отчетов.
- Поиск документов
с возможностью сохранения поисковых
запросов, просмотр и редактирование документов.
- Поддержка
нескольких версий одного документа.
- Сканирование
бумажных документов и распознавание
текстов (OCR).
- Интегрированный
вызов офисных приложений для просмотра,
редактирования и печати документов.
- Организация
архивирования документов.
- Гибкая настройка
на административную иерархию организации
и тематическую структуру документарного
фонда.
- Регламентация
прав доступа пользователей к документам
и функциям системы.
Программно-технологический
комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия»
(НТЦ «Институт развития Москвы»). состоит
из трех функциональных компонентов программных
систем.
«Служебная
корреспонденция» характеризуется большим
объемом переписки по предмету документа,
т.е. большим количеством ответов, повторных
документов, сопроводительных писем, у
каждого из которых устанавливается свой
срок исполнения и свой исполнитель.
«Решения
и распоряжения» отличаются от служебной
корреспонденции тем, что на контроль
ставится не весь документ в целом, а отдельные
его пункты, переписка и контроль ведется
по каждому из них в отдельности.
«Письма
граждан» характеризуются тем, что связующим
началом пакета писем является адресат
– отправитель, даже в том случае, если
он пишет по разным вопросам.
Система
«Служебная корреспонденция» предназначена
для автоматизации регистрации документов,
их обработки и контроля исполнения. Система
обеспечивает:
- регистрацию
исходящей и входящей почты в стандартной
многоуровневой карточке;
- регистрацию
сопроводительных документов, прикрепленных
к основному документу;
- регистрацию
повторных и вторичных документов (например,
ответов);
- контроль
исполнительской дисциплины по заданному
интервалу времени и по исполнителям;
- выдачу напоминаний
о контрольных документах и сроках их
исполнения;
- подготовку
справок, сводок и списков по всему объему
документов, по тематическим рубрикам
и т. д.;
- поиск любого
документа (в том числе ответа и повторного)
по любому известному атрибуту или набору
атрибутов, в том числе и контекстный поиск
по содержанию (названию) документа. История
вопроса может быть сформирована в виде
древовидной графической схемы истории
обработки вопроса (схема первичных, повторных
и вторичных документов по данному вопросу,
включая данный документ);
- формирование
истории движения документов;
- организацию
доступа к электронным копиям документов;
- разделение
прав доступа между исполнителями и подразделениями
при регистрации и контроле исполнения
документов.
Система
управления документами «Евфрат» (фирма
«Cognitive Technologies») позволяет автоматизировать
основные функции процессов делопроизводства
на предприятиях и в организациях. Среди
них можно выделить следующие функции:
- Регистрация
документов по шаблонам реквизитов, выполненным
в соответствии с действующими нормативными
материалами.
- Контроль
исполнения документов.
- Передача
документов в приложения для редактирования,
печати, отправки по электронной почте
и др.
- Архивное
хранение документов и их графических
образов, полученных путем сканирования.
- Поиск документов
по их содержанию и набору реквизитов.
- Пересылка
документов адресатам или исполнителям
через факс или вывод на печатающее устройство
для передачи бумажного документа.
- Интеграция
с системами создания (текстовый редактор
Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра
документов (программы-навигаторы сети
Интернет).
В
настоящее время фирмой разработаны
и распространяются следующие версии
системы:
- «Евфрат»
– персональный электронный архив собственных
документов, содержащихся на рабочем месте
пользователя;
- «Евфрат@SOHO»
– система представления, хранения и поиска
документов, полученных из различных источников,
в том числе с помощью электронной почты
и из сети Интернет. Система предназначена
для установки в офисах малых фирм, домашних
офисах, а также для пользователей, работающих
в режиме удаленного доступа. В системе
«Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций
делопроизводства, в частности отсутствует
возможность контроля исполнения документов;
- «Евфрат»
– система автоматизации делопроизводства
на предприятиях и в организациях различных
форм собственности.
Так
до внедрения системы «Евфрат» в ИФНС
по г. Волгограду все входящие документы
проходили следующий маршрут (см. рис.):
Весь
документооборот осуществлялся в бумажном
виде. Учет документов велся при помощи
соответствующих журналов входящих, выходящих
документов, приказов, и т.д. Контроль исполнения
осуществлялся работниками общего отдела
при помощи журналов контроля.
От
системы документооборота требовалось:
- Обеспечить
учет и быстрый поиск документов.
- Автоматизировать
контроль исполнения.
- Клиент не
собирался уходить от оборота бумажных
документов и, соответственно на систему
налагалось требование поддержки «бумажного»
документооборота.
- Возможность
оптимизировать систему под структуру
организации.