Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру

    Құжат айналымының ережесі және есептік ақпараттың өңделу технологиясы кәсіпорынның қабылдаған есептік саясатында көрсетіліп бекітіледі.

    Құжат айналымының басқару механизмін дайындау,кәсіпорындағы бухгалтерлік есептің үдерісінде негізгі буын болып табылады. Құжат айналымын ұйымдастыру арқылы бухгалтерлік қызметтің тұрақтылығы,құжаттың қозғалысы мен өңделуінің жолдары және оперативтілігі,ұйымдық шешімдерді қабылдаудың уақыттылығы қамтамасыз етеді.

    Құжат айналымын басқарудың жүйесі кәсіпорында келесі кезеңдерді қамтиды:

-         бухгалтерлік қызмет туралы ережені дайындау;

-         бухгалтерияның және кәсіпорындағы есепке қатысы бар басқа қызметкерлердің лауазымдық қызмет нұсқаулығын дайындау;

-         кәсіпорындағы құжат айналымының кестесін (графигін) құру;

-         есепті ақпаратты өңдеу технологиясын құру;

-         істің номенклатурасын құру және құжатты ағымдағы сақтау тәртібі;

-         құжаттың бағалы сараптамасы (экспертизасы) және істі ұзақ сақтауға дайындау.

        «Бухгалтерлік есеп және қаржылық есеп беру» туралы Қазақстан Республикасының заңына сәйкес келген кәсіпорынның басшысы есептік жұмыстың көлеміне байланысты мынадай жұмысты жүргізе алады:

1)     бухгалтерлік қызметті құрылымдық бөлімше ретінде құру;

2)     қызметкерлер құрамына бухгалтер лауазымын енгізу;

3)     шарттық негізінде бухгалтерлік есептің жүргізілуін мамандандырылған ұйымға немесе бухгалтер- маманына беру;

4)     кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысын өзі жүргізу.

Кәсіпорындар мен ұйымдарда бухгалтерлік есеп жұмысының көлемі көп болған жағдайда бірнеше қызметкерлері бар бөлек құрылымдық бөлімше ретінде бухгалтерлік қызмет құрылады. Осыған сәйкес кәсіпорында бухгалтерлік қызмет туралы ереже және қызметкерлердің лауазымды қызмет нұсқаулығын реттемелеу (регламенттеу) қызметі қарастырылуы қажет. Бухгалтерлік қызмет туралы ережені белгіленген заңға сәйкес ұйымның бас бухгалтері басқа мүдделі лауазымды адамдармен келісе отырып әзірлейді және оны тек қана кәсіпорын басшысы бекітеді. Ереже бөлімшенің мәртебесін, оның басқару жүйесіндегі орнын және оның ішкі ұйымын анықтайды. Ереженің мәтіні келесі бөлімшелерді қамтиды:

-         жалпы ережелер;

-         негізгі міндеттер;

-         қызметтер;

-         құқықтар мен міндеттемелер;

-         жауапкершілік;

-         өзара қарым-қатынас (қызмет бабындағы байланыс);

-         жұмыстың ұйымдастырылуы.

     Кәсіпорындағы бухгалтерлік қызмет туралы ереженің қолданылу мерзімі шектелмейді. Ереженің мәтініне бөлек өзгерістер енгізу кәсіпорын басшысының бұйрығына сәйкес орындалады. Бұл ережемен және оған енгізілетін өзгерістермен ұйымдағы бухгалтерияның барлық қызметкерлері міндетті түрде таныстырылып отырылуы тиіс.

     Кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп құжаттары мен құжат айналымы кестесін құруды кәсіпорынның бас бухгалтері ұйымдастырады. Құжат айналымының кестесі кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітеді. Кесте немесе тәсім (схема) құру,тексеру және талдау жөніндегі жұмыстар тізбесі түрінде рәсімделуі мүмкін. Оларды барлық құрылымдық бөлімшелермен орындаушылардың өзара байланысы және жұмыстың орындалу мерзімі көрсетілуі керек. Кәсіпорынның есепке қатысы бар қызметкерлері өздерінің саласына қатысты құжаттарды құжат айналымы кестесіне сәйкес жасайды және ұсынады .Ол үшін әрбір орындаушыға кестеден көшірмесі беріледі. Көшірмеде орындаушының саласына қатысты құжаттар аталып,олардың орындалу мерзімі жазылады. Осы кестенің сақталуын ұйымның бас бухгалтері қадағалап отыруға тиіс. Сонымен қатар кәсіпорынның бас бухгалтері кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысының дұрыс және уақтылы жүргізуіне жауапты болып табылады. Құжаттар кестеде көрсетілген уақытты бухгалтерияға өткізілуі тиіс. Құжаттарды қабылдау кезінде бухгалтер құжаттардың белгілі талаптарға сай, дұрыс ресімделуін тексеру керек. Ережеге сай ресімделмеген құжаттар жауапты адамға, яғни оны жасаған (толтырған) адамға қайта өңдеу үшін қайтарылуы қажет.

     Бухгалтер құжатты қабылдау барысында ең біріншіден мазмұны бойынша тексереді,яғни жүргізілген жұмыстардың заңдылығын анықтайды. Олардың нормативтік актілер мен қолданылып жүрген нұсқауларға қайшы келмейтіндігін қадағалайды. Содан кейін оның деректемелерінің (реквизиттерінің) толық толтырылуын,тиісті лауазымды адамдардың қолтаңбаларының болуын,сомалардың нақты көрсетілуі мен операциялардың құрылымын тексереді. Бұдан кейін бухгалтер арифметикалық тексеру жүргізеді,яғни құжаттарды таксалаудың дұрыстығын тексереді.  

II. Бастапқы  құжаттарды  ұйымдастыру

Бұл тараудың мақсаты:

     - бастапқы құжаттарға түсінік беріп,бұларды қолданудың қажеттілігін түсіндіру;

     - бастапқы құжаттардың атқаратын рөлі мен  маңызын зерделеу;

     - бастапқы құжаттар жасау үрдісіне қойылатын талаптар мен бұлардың міндетті реквизиттерін сипаттау;

    - құжаттарды классификациялау тәртібі мен қасиеттерін түсіндіру;

    - шаруашылық фактілерін құжаттау қажеттілігі және бастапқы құжаттарды өңдеу әдістерін көрсету;

    - құжат айналысы үрдісіне түсінік беру және құжат айналысының қажеттілігін дәлелдеу;

   - есеп регистрларына түсінік беру және бұларды пайдалану қажеттілігі мен классификациялық нышанын сипаттау;

   - түгендеу принципінің мақсаты мен қажеттілігін,басқа да сипаттарын түсіндіру.

2.1.Бастапқы құжаттар және бұлардың мазмұны

    Бухгалтерлік есеп әр түрлі сенімділік дәрежесіндегі көптеген мәліметтер қалыптастырады. Барлық шашыранды мәліметтер жүйеленуі және топтастырылуы керек. Толықтылық принципіне сай барлық шаруашылық фактілері толығымен бастапқы құжаттар негізінде бухғалтерлік есеп счеттарына үздіксіз жазылады. Бастапқы құжаттар есептік жазуларды негіздеудің құралы ретінде міндет атқарады. Өз мәнінде рәсімделген құжаттардағы мәліметтер шаруашылық фактілерінің заңдылығы мен сенімділігін көрсетеді.

     Бастапқы құжаттар шаруашылық қызметіне жетекшілік ету мен басқару үшінде қажет. Бұлар арқылы басқарушылардың берген тапсырмалары орындаушыларға жеткізіледі. Мысалға,цехтардың қойған талабы қоймадан босатылған материалдар есебіне,кассалық шығыс ордер кассадан төленген нақты ақшаның есебіне,қоюшылардың жөнелткен тауарлары жөніндегі счет-фактурасы есеп айырысу шотынан ақша қаражатының аударылуы есебіне негіз болып,мұндағы құжаттар өздерінің орындаушылық міндетін атқарады.

    Бухгалтерлік бастапқы құжаттар негізінде орын алған шаруашылық фактілерінің дұрыстығы тексеріледі.сонымен қатар шаруашылық қызметінің ағымдағы барысы талданып, жіберілген қателер мен есеп жүргізу тәртібін бұзушылықтың себеп-салдары анықталады. Яғни бухгалтерлік құжаттар тексеру мен талдау қызметі функцияларын орындайды.

    Бухгалтерлік есеп құжаттары экономикалық және заңды ақпараттар қалыптастырудан тұрады. Құжаттардың экономикалық тұрғыда танылуы-байқалған шаруашылық фактілері мазмұнын ең әуелі бастапқы құжаттарға жазып, мұндағы цифрларды тиісті бухгалтерлік есеп регистрларына тіркеу арқылы қалыптасады.

    Орындалған шаруашылық фактілері материалдық объекті түрінде дәлелді мәліметтер алуды қамтамасыз ететді және құжаттар мазмұны заңды тұрғыда танылады.

    Сонымен шаруашылық жүргізу фактісінің алғы шарты құжаттау болып табылады. Бухгалтерлік есеп счеттарына жүргізу үшін арнайы модельденген үлгідегі бастапқы құжаттарға шаруашылық операцияларының көрсеткіштері міндетті түрде жазылады. Құжаттарға жазылған мәліметтер мен ақпараттар логикалық іс-әрекетке жауап беретіндей тіркеліп,тек ақиқат операцияларды көрсетуі керек.

    Ұйымдар қызметі өрісінде нақтылы орындалған іс-әрекеттер мен экономикалық қатынастарды құжаттарға түсіріп жазу бухгалтерлік есеп жүйесінің негізін құрайды. Яғни бухгалтерлік есеп жүргізу құжаттардан қана туындайды. Құжаттарға түспеген жазулар-жоқ жазулар. Құжаттау процесіне сүйене отырып,ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы заңды қатынастарды ажыратуға болады.

    Ендігі жерде есеп жүйесінде қолданылатын құжаттардың маңызына түсінік берелік.

    Бастапқы құжаттар деп-заңды мағынасы бар шаруашылық фактілерінің мазнұнын арнайы үлгідегі қағаздарға рәсімдеп жазу мен куәландыруды айтамыз.

Орындаушы бухгалтерлерге: «құжат жоқ болса,жазу да болмайды»-деген қағиданы есте сақтауы керек.

    Қандай да болмасын құжаттардың өзіне тән заң актілерімен және арнайы ережелермен белгіленген деректері (реквизиттері) болады. Реквизит латын сөзі. Бұл сөз «қажетті»деген ұғым береді. Реквизиттер барлық құжаттарға түсірілуі керек. Құжаттардың деректері мен мәліметтері арнайы мақсаттарға қарай толтырылады. Құжаттар үлгісін пайдаланып,мұның деректерін толтырушы адамдар заң алдында, осы ұйымның қабылдаған өз ережесін және құжат айналысын бұзбау үшін жауапты болады.

    Құжаттардың деректеріне (реквизит) мыналар жатады:

-         құжаттардың аталуы және құжат үлгісінің коды;

-         құжаттарды рәсімдеген күн;

-         шаруашылық фактісінің мазмұны;

-         шаруашылық фактісін сандық және сапалық бақалаудағы өлшеу бірлігі;

-         орындалған фактіге жауап берушілердің аты-жөні,бұлардың қойған қолы,ұйымның аталуы.

     Құжаттардың аталуы (мысалға, акт, материалдар алудың талабы, кассалық шығыс ордер т.б.) орындалатын шаруашылық фактісінің сипатын көрсетіп,құжаттаудың дәлелділік қасиетін көрсетеді.

    Құжаттардың рәсімделген күні-біртекті шаруашылық операциялары қайталанып отыратындықтан құжат рәсімделген күннің тексерушілік және ақпараттық мағынасы болады. Құжаттарға, бұлардың рәсімделген күнін қою арқылы бір құжаттың екінші рет немесе тағы да пайдаланбауы қадағаланады.

    Сандық және сапалық өлшеу арқылы шаруашылық фактілері мәліметтерін басқа да фактілерден ажыратып қарап, әрбір факті өз нышанына қарай тіркеледі.

    Шаруашылық фактілерінің мазмұны тиісті бастапқы құжаттарға дұрыс және толық жазылып рәсімделеді және мұндағы мәліметтеодің дәлдігі осы фактінің орындалуына жауапты адамдардың қойған қолдарымен расталады.

2.2.Бастапқы құжаттарды классификациялау

    Ұйымдарда экономикалық мазмұны мен үлгі пішіміне қарай көптеген бастапқы құжаттар қолданылады. Бухгалтерлік есеп жүйесінде қолданылатын бастапқы құжаттардың атқаратын міндетін, бұлардың рәсімдеудің жолдарын, құжаттарды өңдеу әдістерін білуіміз керек. Бухгалтерлік есеп жүргізудің бастапқы кезеңін қалыптастыратын құжыттыр сыртқы пішім үлгісіне,атқаратын міндеті мен мазмұнына және шаруашылық фактілерін тіркеу әдістері мен ерекшеліктеріне қарай біртекті топтарға топтастырылады. Топтасу деп – бастапқы құжаттарды біртектес нышандарына қарай классификациялауды айтамыз.

    Бастапқы құжаттар төмендегі нышандарға (признаки) қарай классификацияланады:

-         атқаратын міндетіне;

-         жинақтау дәрежесіне;

-         шаруашылық фактілерін тіркеу әдісіне;

-         жасалған орындарына;

-         шаруашылық фактілерінің сипатына.

    Атқаратын міндетіне қарай құжаттар ұйымдастыру мен әміршілікс

растаушы, бухгалтерлік рәсіндеуші және қиыстырушы болып бөлінеді.

    Ұйымдастыру мен әміршілік құжаттары ұйымдар қызметін жалпы басқару жұмыстарын іске асыруға арналған. Мұндай құжаттарға белгілі бір шаруашылық әрекеттерді орындау жөнінде берілген бұйрық, сондай - ақ материалдықұндылықтар алуға берілген сенім хат, банктерден ақша алуға берілген чектер, төлем-тапсырма құжаты жатады.

Растаушы құжаттарды шаруашылық фактілерінің орындалуы мен рәсімделінуіне жауапты адамдар жасап, қолдарын кояды. Жауапты адамдар шаруашылық фактілерінің орындалғандығын растайды. Бұлар материалды құндылықтырдың алынғандығы мен өз орнымен дұрыс жұмсалғандығына әрқашанда жауапты болады.

    Бухгалтерлік рәсімдеуші құжаттар есеп жазуларын жүйелеу мен счеттар корреспонденциясын анықтау үшін ұйымдастыру мен әміршілік және растаушы құжаттар негізінде рәсімделеді. Мұндай құжаттар әміршілік етуші және растаушы құжаттардың қосымшасы түрінде танылып, мұндай құжаттардың қосымшасы түрінде танылып, мұндай құжаттардың жеке мағынасы болмайды.

    Қиыстырушы құжаттар әртүрлі құжаттар нышанынан құралады. Мысалы: 1)әміршілік және растаушы (еңбек ақы төлеудің есептесу-төлеу ведомостысынан),растаушы және бухгалтерлік рәсімдеуші (аванстық есеп),әміршілік,және бухгалтерлік рәсімдеуші (кассаның шығыс ордері); 2)кассаның шығыс ордерінде ақшаның төленуі жөніндегі әмірлік (әмірлік етушінің қойған қолы),ақшаның төленгендігі жөніндегі кассирдің және ақшаны алғандығы жөніндегі алушының қойған қолдары,сондай-ақ операцияның мазмұнын тиісті счеттарға жазу жөніндегі счеттар корреспонденциясы көрсетіледі.

    Жинақтау дәрежесіне (жасау тәртібіне) қарай құжаттар бастапқыдағы бірінші кезеңдегі рәсімдеу және екінші кезеңдегі жинастырушы құжаттарға бөлінеді. Бастапқы рәсімдеу құжаттары шаруашылық фактілерінің орындалған сәтінде (қабылдау актілері,счет-фактуралар,тауар тасымалдау накладнойлар,шығыс накладнойлар,кассалық ордерлер т.б.) рәсімделеді.Екінші (жинастырушы). Мысалы, кіріс және шығыс құжаттарының негізінде қойма меңгерушісінің жасаған материалдық есебі (отчеты);жол жүру белеті,қонақ үйге төлеген ақшаның түбіртегі т.б. негізінде тапсырған жауапты адамның аванстық есебі (отчеты) екінші жинастырушы құжаттарға жатады.