Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру

 Жинақтау дәрежесіне (жасау тәртібіне) қарай құжаттар  бастапқыдағы бірінші кезеңдегі  рәсімдеу және екінші кезеңдегі  жинастырушы құжаттарға бөлінеді. Бастапқы рәсімдеу құжаттары шаруашылық фактілерінің орындалған сәтінде (қабылдау актілері,счет-фактуралар,тауар тасымалдау накладнойлар,шығыс накладнойлар,кассалық ордерлер т.б.) рәсімделеді.Екінші (жинастырушы). Мысалы, кіріс және шығыс құжаттарының негізінде қойма меңгерушісінің жасаған материалдық есебі (отчеты);жол жүру белеті,қонақ үйге төлеген ақшаның түбіртегі т.б. негізінде тапсырған жауапты адамның аванстық есебі (отчеты) екінші жинастырушы құжаттарға жатады.

 Шаруашылық фактілерін  тіркеу әдісіне қарай құжаттар бір реттік және жинақтаушы құжаттар болып бөлінеді.

 Бір ретті құжаттар  шаруашылық фактісінің бір –ақ  рет орындалғандығына (кіріс және  шығыс ордерлер, материалдардың  берілуіне қойылған талап және  басқалар) арналған.

 Жинақтаушы құжаттар  біртектес бірнеше операциялар мен әр екзеңде (апта, онкүндікте, ай ішінде)бірнеше рет мазмұны жағынан қайталананып отыратын шаруашылық фактілерін (мысалға жұмыс наряды, шектеп алу картасы т.с.с.)жинақтауға арналған.

 Жасалған орындарына  қарай құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді.Ішкі құжаттар ұйымның өзінде рәсімделіп, осы ұйымның әшәнде қолданылады. Ал сырты құжаттар басқа заңды және жеке тұлғаларда жасалынады.

 Шаруашылық фактілерінің  сипатына қарай құжаттар кассалық,банктік,  материалдық, есеп айырысу болып  сипатталады. Сонымен қатар, құжаттар авторлық, қызметтік, жеке, стандартық және стандартық емес,түп нұсқалық, көшірме құжаттар болып та сипатталады.

 

2.3. Құжаттарды бухгалтерлік  өңдеу

 

 Ұйымдар қызметінде  іске асқан шаруашылық фактілерінің  мазмұны рәсімделген барлық құжаттар ұйым бухгалтериясына тапсырылады. Бухгалтерияға тапсырылатын құжаттардың толықтығы мен сапасына мұны орындаған материалды жауапты адамдар жауап береді.Ұйымдар бухгалтериясына тапсырылатын барлық бастапқы құжаттар тиісті счеттарға жазылғанға дейін алдын-ала өңделеді. Бастапқы құжаттарды өңдеу төмендегі кезеңдерден өтуі керек:

1. Құжаттардың мазмұнын  тексеру: 

- үлгі пішім мен  ревизиттердің сақталуын;

- орындалған операциялардың  заңдылығын;

- арифметикалық тексеру.

2.Бағаға айналдыру  (таксировка) (натуралды өлшемдерді ақшалай өлшемге айналдыру);

3. Өшіру;

4. Құжаттарды біртектес  нышандарына қарай топтастыру (касса,  есеп айырысу т.с.с. бойынша);

5. Құжаттар мазмұны  көрсеткіштерін есеп регистрларына  ауыстыру;

6. Топтастырылған құжаттарды кітаптан тігіп мұрағатқа (архивке) өткізу.

 Құжаттар мазмұнын  бастапқыда тексеру үрдісіне  барлық жауапты адамдар айрықша  назар аударуы керек. Құжаттарды  тиісті жауапты адамдардан ұйым  бухгалтериясына қабылдаған кезде  міндет атқарушы бухгалтер құжаттарға жазылған жазулардың толықтығын, мазмұнын,арихметикалық амалдардың дұрыс қолданылғандығын және логикалық санаға маңызын мұқият тексеруі қажет. Яғни құжаттарды толтыруда барлық реквизиттердің дұрыс жазылғандығы, растаушылардың қойған қолының анықтығы, өшіріліп қайта қойылған цифрларды, дәлелденбеген түзетулерді жан-жақты тексеру қажеттігі туындайды.

 Арифметикалық тексеру  кезінде натуралды өлшемдегі  құндылықтарды ақша өлшеміне  келтіріп бағалау нәтижесінің  дұрыстығы анықталады. Мұндай тексеру  барысында құжаттар рәсімдеуде жіберілген қателер, мысалға, қойылмай қалған цифрлар,цифрлар жанына жазылмай кеткен немесе артық жазылған нөл, бір цифрдық орнына басқа цифрдың (67 цифрының орнына 76 цифрының) жазылып кеткендігі анықталады.Арифметикалық тексеру барысында жауапты адамның еренсіздігінен, мұқиятсыздығынан, шаршағандығынан жіберілген қателер түзетіледі. Құжаттар уәсімдеуге жіберілген қателерді түзету үшін қате жасалған құжаттар жауапты адамға қайтарылады.

 Құжаттарды орындалған  фактілердің мәні мен маңынасына  қарай тексеруде шаруашылық фактілерінің заңдылығы, қатысушы жақтарға түсініктілігі, мысалға, шын мәнінде осындай көлемдегі фактілер болды ма, болмады ма деген күдікті сұрақтар анықталуы керек.

 Өшіру деп-құжаттарды  пайдаланғандығы жөнінде қойылған  белгілерді («алынды», «төленді», «өшірілді» қызыл сиямен қойылған штампты) айтуға болады. Бастапқы құжаттарға мұндай белгілердің қойылуы негізінен ақша қаражаты т.б. материалды құндылықтарға тән бір құжаттың екінші рет қолданылып кетпеуін қамтамасыз етеді.

 

2.4. Құжаттарды рәсімдеуге қойылатын талаптар

 

 Құжаттың рәсімделуі  мен мазмұнына қатаң талаптар  қойылады. Құжаттар рәсімделетін  шаруашылық операцияларына сипаттама  беретін көрсеткіштерді көрсетуге  тиіс. Бухгалтерлік құжаттама мынадай  негізгі талаптарға жпуап беруі тиіс: дәл болу, яғни олардың сипаты, сандық және ақшалай көрсеткіштері бойынша нақты жүргізілген шаруашылық операцияларына сәйкес келу: қарапайым және айқын есеп аппаратының қызметкерлеріне ғана емес, сондай-ақ пайдаланушыларға (салық инспекциясының, банктердің қызметкерлеріне, менеджерлерге, кәсіпкерлерге, құрылтайшыларға және т.б.) түсінік болуы керек. Мерзімінде рәсімделген және есеп процесін автоматтандыру жағдайында өңделуге бағытталған болуы қажет. Есеп құжаттарында көрініс тапқан бухгалтерлік ақпарат сапалы және тиімді болуға,яғни еңбек пен уақыттың аз шығынымен қалыптасуға тиіс.

 

Қорытынды

 

 

 Нарықтық қатынастар жағдайында  құжаттарға жазылған кейбір маңызды  экономикалық ақпараттарды бәсекелестердің  пайдаланып кетпеуі үшін оны  құпия сақтау керек. Маңызы жағынан аса жоғары дәрежедегі ақпараттарды құпия сақтау үшін құжаттар қозғалысының айрықшы айналымын жасап, құжат жасаушы міндетті адамдарды арнайы нұсқаудан өткізіп, бұларды материалды жағынан ынталандыру шаралары белгіленгені жөн. Құжат жасауға байланысты адамдар ақпараттардың ұрланып немесе сатылып кетпеуін қамтамасыз етуге міндетті. Ұйым бухгалтерлері мен басшылары арасында жасалған келісім-шартта осы ұйымның коммерциялық құпиясын сақтау жөнінде бухгалтерлерден жазба түрде міндеттеме талап етіліп, құпия сақталатын құжаттар тізімін белгілеу шаралары іске асырылып отыруы керек.

 Ұйымдардағы бухгалтерлік есепті  компъютерлік технологиямен жүргізілуіне  байланысты ақпараттар құпиясын  сақтау мақсатында компъютерге  басқалардың кірмеуі керек. Компъютерлік  ақпараттарға бөлек адамдардың кірмеуі үшін арнайы кіліттер, парольдер (атқарушының дауыс ерекшелігі, саусағының таңбасы) қолданылуы керек. Ақпараттар құпиясын сақтау барысында шаруашылық операцияларын компъютерге енгізу алдында бұларды арнайы шифрлармен белгілеп, шығару кезінде шифрларды жою керек.

 Сонымен ұйымдарда жасалынатын  құжаттардың коммерциялық құпиясын  сақтау үшін компъютерлік арнайы  бағдарлама құрылады. Мұндай бағдарлама  ұйым экономикасының қауыпсіздігін  қамтамасыз етеді. Коммерциялық  құпияның сақталуын қамтамасыз ету шараларына ақпараттар ағынын тексеру мен пайдаланушылардың тізімін арнайы категория мен уәкілдік етуші топтарға бөлу керек. Ұйым басшысы мен бас бухгалтері ақпараттар жүйесіне кірушілер мен уәкілдік етушілердің қыэметін тексеріп, қажет болған жағдайда шектеу шараларын белгілейді.

 

 

Қолданылған әдебиеттер

 

1. Әбдіғали Әбдіманапов

Бухгалтерлік және қаржылық есеп принциптері.

(халықаралық стандарт)

 Алматы-2006

 

2. С.Б. Баймұханова

 Ә.Ж. Балапанов. 

 Бухгалтерлік есеп.

 Алматы-2001.

 

3. Қ.К. Кеулімжаев

 Н.А. Құдайбергенов

 Бухгалтерлік есеп теориясы  және негіздері.

 Алматы

 Экономика

2006