Бухгалтерское дело

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По  качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По  степени использования средств  вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

Составление документов является трудоемким процессом. Использование  персональных компьютеров в бухгалтерском  учете дает возможность заполнять  документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

 

Для правильной организации бухгалтерского учета  и своевременного отражения хозяйственных  операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению  документов.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные  документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика  деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

•    наименование документа;

•    дату составления документа;

•    наименование организации, от имени которой составлен  документ;

•    содержание хозяйственной операции;

•    измерители хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении;

•   наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

•  личные подписи  указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости  от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в  первичных документах должны производиться  чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных  документах подлежат обязательному  прочерку.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к  бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном  министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий  между руководителем организации  и главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы  не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и  сводные учетные документы могут  составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета  реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных  за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

Бухгалтерия имеет  право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому  все документы, поступающие в  бухгалтерию, проверяются с точки  зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь  отметку, исключающую возможность их повторного использования:

•   при  ручной обработке - дату записи в учетный  регистр;

•    при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и  расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Документация - способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами - начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения.

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

     Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Практическое  задание:

1. Составить график документооборота материальных ценностей условной организации  любой организационно-правовой формы. Минимальное количество первичных документов, рассмотренных в схеме или перечне работ должно быть не менее пяти.
2. ООО "Пассив" отражает стоимость материалов по учетным ценам.

 По состоянию  на 1 декабря 2005 года у "Пассива" числились в учете:

- остаток материалов  на складе (сальдо счета 10) - 30 000 руб.;

- дебетовое  сальдо по счету 16 - 2000 руб.

        В декабре были оприходованы материалы по учетным ценам на сумму 50 000 руб. По документам поставщика фактическая себестоимость материалов составила 70 800 руб. (в том числе НДС - 10 800 руб.).

      В декабре на основное производство списаны материалы на сумму 40 000 руб. по учетным ценам. Составить проводки по данным операциям.

2. На 01 декабря 2005г.

 Остаток   сч. 10 – 30 000 руб.

                   Д. 16 – 2000 руб.

Операции за декабрь:

Д 10  К15    50000 руб.- Оприходованы материалы по учетным ценам

Д 15  К60    60000 руб. – Отражена фактическая  стоимость материалов

Д 19  К60    10800 руб. – Отражен НДС

Д20  К10     40000 руб.  - Списаны материалы по учетной цене

 

Далее нужно  посчитать отклонение от учетной  цены и откорректировать учетную  стоимость отпущенных материалов.

Расчет  отклонений в стоимости материалов за декабрь

Показатели	Учетная цена	Фактическая цена	Отклонение
1.Остаток на 01.12	30000	32000	2000
2.Поступило  за декабрь	50000	60000	10000
3.Итого с  остатком	80000	92000	12000
4.Отклонение (руб)            %	- 12000/80000*100=15 %	-	12000
5.Отпущено в  декабре	40000	46000	6000
6.Остаток на 01.01	40000	46000	6000