Документы в бухучете: их виды и значение

Отчетным годом  для всех организаций является календарный  год- с 1 января по 31 декабря включительно.

Первым отчетным годом для вновь созданных  организаций считается период с  даты их государственной регистрации  по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных  после 1 октября, - по 31 декабря следующего года.

Месячная и квартальная  отчетность является промежуточной  и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года.

Организации, за исключением  бюджетных, обязаны представлять квартальную  бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую - в течение 90 дней по окончании года.

Представленная  годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном  учредительными документами организации. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной.

2. Формы и этапы учетной работы  с документами

Когда говорят об основных этапах учетной работы, то имеют ввиду бухгалтерское счетоводство, его технику.

Учетная работа проходит три основных этапа: обработку первичных  учетных документов бухгалтером; регистрацию  документов в соответствующих регистрах; обобщение данных текущего учета  и составление баланса.

На первом этапе  проверяется доброкачественность  каждого первичного документа, поступившего в бухгалтерию. Признав документ полноценным, главный или старший  бухгалтер составляет письменное распоряжение о принятии его на учет и регистрации  отраженной в первичном документе  хозяйственной операции на определенных счетах (регистрах). Это распоряжение называется бухгалтерской проводкой.

Технически проводка может быть оформлена в самом  первичном документе, в учетных  регистрах проставлением в первичном  документе номера соответствующего учетного регистра (при журнально-ордерной форме учета проставляется номер (?) журнала-ордера).

Бухгалтерская проводка имеет большое доказательственное значение для установления причастности конкретных счетных работников к  сокрытию хищений и иных нарушений  с помощью учета.

Следует иметь в  виду, что подложные бухгалтерские  проводки могут быть либо бездокументальными, т.е. не подтвержденными первичными документами, либо неправильными, не соответствующими содержанию первичных документов, послуживших основанием той или иной неправильной проводки.

На втором этапе  хозяйственная операция на сновании первичного документа с проводкой  бухгалтера регистрируется во взаимосвязанных  учетных регистрах (книгах, журналах, карточках и т.п.) в систематическом  и хронологическом порядке. Книга  для регистрации синтетических  счетов называется Главной книгой.

На третьем этапе  данные текущего учета обобщаются путем  составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим  счетам.

Итоговые суммы  по ним должны быть равными, поэтому  оборотные ведомости называют оборотным  балансом.

Путь документа  в учетном процессе от его возникновения (составления) до сдачи в архив  именуется документооборотом.

Правильность отражения  хозяйственных операций в регистрах  бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие  их. В первичных документах и регистрах  бухгалтерского учета неоговоренные  исправления не допускаются. Исправление  ошибки в регистре бухгалтерского учета  должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. В  кассовых и банковских документах исправления  не допускаются.

При заполнении учетных  документов (регистров) могут быть сделаны  неумышленные ошибки, порожденные утомлением, небрежностью работника, неисправностью калькулятора или иной техники.

Ошибки могут  быть локальные - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата) и транзитные - если ошибка автоматически  проходит через несколько учетных  регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации  операций ведет к серьезным ошибкам  на счетах, в оборотной ведомости  и балансе).

На практике наиболее распространены ошибки в записи текста операции, когда они ведут к  составлению неправильной проводки и к неточностям в расчетах.

Существуют следующие  легитимные способы исправления  ошибочных записей:

а) корректурный - зачеркивание одной тонкой чертой неправильных текста или суммы так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым текстом правильных сведений с соответствующей оговоркой.

Этот способ применяется  в том случае, когда ошибка выявлена в отчетном периоде до подведения итогов учетного регистра;

б) дополнительной записи. Этот способ используют при  обнаружении ошибок в следующих  случаях: в учетном регистре пропущена  отдельная запись (т.е. бухгалтерская  проводка) из первичного документа; если при записи в учетный регистр  ошибочно занижена сумма хозяйственной  операции.

Дополнительная  запись делается с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между  правильным (необходимым) и уже написанным показателем с указанием основания  такой проводки (с составлением соответствующей  справки, в которой указано, что  проводка сделана для исправления  ошибочной записи; форма такой  справки свободная, подписи бухгалтера и его руководителя - обязательны);

в) сторнировочной записи (способ "красное сторно", т.е. ограничения). Это дополнительные записи чисел чернилами красного цвета. Выделенная красным цветом сумма при подсчете итогов в регистрах вычитается (иногда сумма, подлежащая сторнированию, берется в рамку).

Важной особенностью всех документов бухгалтерского учета  является законодательное отнесение  содержания регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской  отчетности к категории сведений, составляющих коммерческую тайну. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они могут нести  ответственность, установленную законодательством  России (ст. 183 УК РФ - незаконное получение  и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну).