Информационные технологии в управленческом учете

    Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства, прежде всего, помогают обработчикам данных.

    Вообще, работники знания – это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит прежде всего в создании новой информации и знания. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

    Обработчики данных обычно имеют меньшее образование  и ближе к обработке, чем к  созданию информации. Они состоят  прежде всего из секретарей, бухгалтеров или менеджеров, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

    Системы автоматизации делопроизводства –  информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить  производительность труда обработчиков данных в офисе.

    Управляющие информационные системы (MIS).

    Управляющие информационные системы обслуживают  управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. MIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. MIS суммируют результаты и докладывают относительно основных действий компании.

    Характеристика  управляющих информационных систем.

• УИС поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения на эксплуатационном и управленческом уровнях. Они также полезны для планирования штата главных менеджеров.
• УИС ориентированы для отчетов и контроля. Они разработаны, чтобы помогать обеспечивать текущий учет действий.
• Полагаются на существующие общие данные и потоки данных.
• Имеют немного аналитических возможностей.
• Помогают в принятии решений, используя прошлые и настоящие данные.
• Относительно негибки.
• Имеют скорее внутреннюю, чем внешнюю ориентацию.
• Информационные требования известны и устойчивы.
• Часто требуют длинного анализа и проектирования процесса.

    MIS обычно обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах. Эти системы вообще негибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство MIS используют простую установившуюся практику типа резюме и сравнения в противоположность сложным математическим моделям и статистическим методам.

    Системы поддержки принятия решений (DSS).

    В 70-е годы ряд компаний начал развивать информационные системы, которые совершенно отличались от традиционных MIS-систем. Эти новые системы были меньшими, интерактивными и были разработаны с целью помочь конечным пользователям использовать данные и модели, чтобы решать слабоструктурированные и неструктурированные проблемы. В 80-е годы эти системы были использованы для групп и целых организаций.

    Эти системы названы системами поддержки  принятия решений (DSS). Как мы отмечали ранее, системы поддержки принятия решений помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное и не структурированное принятие решений. DSS находятся под управлением пользователя от начала до реализации и используются ежедневно.

    Основная  концепция DSS – дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легкоуправляемые сложные модели гибким способом. DSS разработаны, чтобы предоставить возможности, а не просто, чтобы ответить на информационные потребности.

    Имеется существенное различие между структурированными, неструктурированными и частично структурированными решениями. Структурированные проблемы повторяемы и обычны, для них обеспечивают решения известные алгоритмы. Неструктурированные проблемы оригинальны и необычны, для них не имеется никаких алгоритмов для решения: каждый находит свой ответ. Частично структурированные проблемы находятся между структурированными и неструктурированными проблемами. DSS разработаны, чтобы поддерживать слабоструктурированный и неструктурированный прикладной анализ.

    Принятие  решений включает четыре стадии: распознавание, проект, выбор и реализация. DSS предназначены, чтобы помогать проектировать, оценивать альтернативы и контролировать процесс реализации.

    Ошибочно  думать, что решения принимаются  в больших организациях только отдельными личностями. Фактически большинство  решений принимается коллективно. В большой организации принятие решений по существу групповой процесс, и DSS могут быть разработаны, чтобы облегчить принятие решений группой. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. РОЛИ МЕНЕДЖЕРОВ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ.

    Менеджеры играют ключевую роль в организациях. Их обязанности складываются из принятия решений, составления докладов, посещения встреч. Чтобы определить, как информационные системы могут приносить пользу менеджерам, мы должны сначала исследовать то, что менеджеры делают, в какой информации они нуждаются для принятия решений и в других их функциях. Мы должны также понять, как принимаются решения и какие виды решений могут быть поддержаны формальными информационными системами.

    Классическая  модель в управлении, которая описывает  то, что менеджеры делают, в значительной степени не подвергалась сомнению в течение более 70 лет, начиная с 20-х годов. Ранние исследователи сначала описали пять классических функций менеджеров: планирование, организацию, координирование, решение и управление. Это описание действий управления доминировало в течение длительного времени, оно остается популярным и сегодня.

      Но эти условия фактически  описывают только управленческие  функции и неудовлетворительны  для описания того, что менеджеры  фактически делают. Современные  ученые обнаружили, что менеджеры не ведут себя так, как предсказывала классическая модель управления.

    Информационные  системы не могут игнорироваться менеджерами, потому что они играют такую важную роль в современных  организациях. Цифровая технология преобразует  бизнес организаций. Благосостояние большинства крупнейших компаний связано с информационными системами. Сегодняшние системы непосредственно влияют на решения и планы менеджеров. Они играют стратегическую роль в жизни фирмы. Ответственность за информационные системы не может быть делегирована техническому персоналу.

    В связи с быстровозрастающей ролью  информационных систем в организации  рассмотрим вопрос о том, насколько  сегодня менеджеры должны быть специалистами  в области информационных технологий.

    Системы поддержки управления (Managerial Support Systems).

    Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку определенному  менеджеру или маленькой группе менеджеров. Они включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные системы, разработанные для поддержки организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки транзакций, накопления данных и группового ПО. Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных, а также и другие электронные приложения, использующие Интернет.

    Организационные системы являются важными для  управления бизнесом или любым другим типом организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов и групповым ПО. Однако эти организационные системы были разработаны для поддержки организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно поддержать менеджеров, которые принимают стратегические и тактические решения для организаций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. ПРИМЕР ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Внедрение информационных технологий в Управлении Здравоохранения  Администрации города Хабаровска.

    В сентябре 2007 года Хабаровская Городская  Дума приняла Программу «Единая  информационная система муниципального здравоохранения Хабаровска (2008-2012 гг.)». Внедрение информационных технологий позволило перевести организацию  работы лечебных учреждений и органов управления здравоохранением на качественно новый уровень. Цель программы – повышение доступности и качества медицинской помощи населению и развитие здравоохранения на основе полной и достоверной информации, как о пациентах, так и об оказанных им медицинских услугах. Начиная с 2004 года, с начала внедрения информационных систем в лечебных учреждениях, создано уже около 300 рабочих мест в 8 муниципальных ЛПУ Хабаровска, охвачены взрослые и детские поликлиники, дома ребенка и Медицинский информационно-аналитический центр (МИАЦ), который был создан в феврале 2005 г. для мониторинга, контроля и оперативного учета получения достоверной информации и отработки процессов управления здравоохранением.  

    История проекта 

    В 2003 году Мэром Хабаровска была принята «Программа информатизации отрасли здравоохранения Хабаровска на 2004-2008 гг.», определяющая единый комплексный подход к внедрению ИТ в управление муниципальным здравоохранением. Тогда же, на выставке «Информационные технологии в медицине» в Москве были отобраны несколько медицинских информационных систем (МИС) с комплексным подходом к работе любого ЛПУ, понятной логикой построения модулей, гибкостью настроек и удобным интерфейсом. Начиная с 2004 года, с начала внедрения МИС «МЕДИАЛОГ» (разработчик – компания РМТ, базируется на СУБД Microsoft SQL Server), создано уже около 300 рабочих мест в 8 муниципальных ЛПУ Хабаровска – взрослые и детские поликлиники, дома ребенка и Медицинский информационно-аналитический центр (МИАЦ), который был создан в феврале 2005 г. для мониторинга, контроля и оперативного учета получения достоверной информации и отработки управления процессами. Уже первый анализ реестра пациентов, обслуживающихся в поликлиниках города, выявил значительное превышение количества жителей, зарегистрированных в реестре, по сравнению с фактическим числом пациентов, что связано с недостатками бумажного учета, наличием «двойников» в реестре, и т.д. После актуализации базы данных удалось прийти к реалистичному планированию штатной численности медицинских учреждений и объемов гарантированной бесплатной медицинской помощи.   « Информатизация муниципальных учреждений здравоохранения имеет ряд особенностей – слабый и разношерстный компьютерный парк, низкий уровень компьютерной грамотности медперсонала, регулярно меняющаяся структура входных и выходных данных, ограниченный бюджет на информатизацию. Поэтому при выборе ИТ-решения необходимо учитывать все эти особенности в первую очередь»

      Благодаря созданию регистра больных сахарным диабетом, определена реальная потребность больных в инсулинах налажен контроль и учет отпуска инсулинов, контроль качества лечения, регистрация осложнений. Также реализована система обеспечения больных шприц-ручками, глюкометрами и т.д. Это привело, в целом, к снижению расходов на лечение этих больных за счет исключения неэффективных затрат при дефектах планирования, неадекватном лечении и последующей коррекции осложнений. Информатизация системы диспансеризации детей позволила стандартизировать объем обследований, наладить планирование и мониторинг проводимых мероприятий. Автоматизированный контроль за планированием, проведением и эффективностью вакцинации детей и взрослых позволил улучшить показатели здоровья населения в части заболеваемости вакциноуправляемыми инфекциями. В течение 2006-2007 гг были привиты от краснухи все дети и женщины репродуктивного возраста, что привело к снижению заболеваемости этой инфекцией в 10 раз!

    Внедрение информационных технологий в процесс  дополнительного лекарственного обеспечения  позволило определить истинную потребность в лекарственных препаратах в зависимости от заболеваний пациентов, рационально организовать формирование заявок лечебных учреждений на медикаменты, контролировать их назначение. Повысилась доступность лекарственного обеспечения жителей города, в том числе дорогостоящими препаратами. Автоматизированный мониторинг обеспечения лекарственными препаратами позволяет принимать оперативные решения по оптимизации потоков медикаментов.

    Эти первые результаты внедрения информационных технологий в управление здравоохранением привели к тому, что Гордума решила продолжить финансирование отрасли, утвердив в сентябре 2007 г. Программу «Единая информационная система муниципального здравоохранения Хабаровска (2008-2012 гг.)». Ее цель – повышение доступности и качества медицинской помощи населению и развитие здравоохранения на основе полной и достоверной информации. Программа предусматривает внедрение новых комплексных МИС на платформе Microsoft, оснащение современной компьютерной техникой муниципальных ЛПУ, в т.ч. закупку 1000 ПК с предустановленной операционной системой Microsoft Vista и ХР и организацию 1400 АРМ, а также обучение 3000 пользователей и техподдержку программных комплексов. Общий бюджет программы составляет более 100 млн. рублей.  

    Внедрение

    Один  из главных барьеров при внедрении  любых ИТ-технологий – это обучение персонала, который будет их использовать. С этой целью в МИАЦ оборудован класс обучения специалистов ЛПУ  работе с МИС, 10 программных комплексов для которого бесплатно представила компания РМТ. Здесь медицинские специалисты получают практические навыки работы с МИС, изучают структурные части системы – базы данных, виды экранных форм, составление отчетов, визуальные средства для их редактирования и настройки. Даже впервые начав работать на ПК, пользователи быстро осваивают работу с МИС благодаря удобному, интуитивно понятному интерфейсу и логичной структуре данных Специалисты МИАЦ смогли настроить информационную систему и для выполнения немедицинских задач – ведение личных карт сотрудников отрасли здравоохранения, формирование ежемесячных рабочих планов и отчетов.