Инвентаризация в некоммерческой организации

3

Имущество НКО, предназначенное для использования в их основной (непредпринимательской) деятельности, можно условно разделить на две части: используемое некоммерческой организацией для целей управления своей деятельностью и используемое непосредственно в основной деятельности. К последнему можно отнести оборудование учебных классов в образовательных учреждениях, имущество детских домов, используемое непосредственно детьми, имущество, передаваемое благотворительными организациями нуждающимся.

Для достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности НКО должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Периодичность, условия, при которых проведение инвентаризаций обязательно, порядок отражения излишков и недостач определены ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34н (Положение).

В пункте 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете, а также пункте 1.5 Методических указаний по инвентаризации установлено, что инвентаризация проводится обязательно:

1) при передаче имущества организации в аренду, его выкупе или продаже (а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия согласно установленному в законодательстве);

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. А в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков. Порядок проведения инвентаризации указанного имущества устанавливает своим распорядительным документом руководитель учреждения;

3) смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

4) при хищении или злоупотреблении, а также порче ценностей;

5) стихийных бедствиях, пожарах, авариях и или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

6) при реорганизации или ликвидации организации;

7) в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

Такой случай обусловлен, например, постановлением Правительства РФ от 28 сентября 2000 г. N 731 "Об утверждении правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности". Этот нормативный документ устанавливает особую периодичность инвентаризации указанных ценностей:

– два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля) во всех местах их хранения и использования с проведением технологической зачистки помещений и оборудования при их использовании и обращении (инвентаризуется также лом и отходы, образующиеся при использовании драгоценных металлов и камней);

– один раз в год (по состоянию на 1 января) для драгоценных металлов и камней, содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, вооружении, военной и специальной технике, которые находятся в эксплуатации или размещены в местах хранения (включая снятые с эксплуатации);

– один раз в год (по состоянию на 1 января) для драгоценных металлов в ломе и отходах, предназначенных для аффинажа;

– ежемесячно с полной зачисткой оборудования в гальванических цехах (участках) и других аналогичных производствах.

Приведенный перечень ситуаций, когда проведение инвентаризации обязательно, несколько отличается изложенного в статье 12 Закона о бухгалтерском учете. В федеральном законе инвентаризацию следует проводить при "выявлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей". Буквально это означает, что соответствующие факты сначала должны быть выявлены. Но ведь обнаружить их можно только в ходе инвентаризации! Поэтому Минфин предлагает проводить инвентаризацию уже при одном только подозрении на возможные хищения или злоупотребления. То есть, чтобы либо установить наличие таких фактов, либо убедиться в их отсутствии.

Особые сроки проведения инвентаризации могут диктоваться и налоговым законодательством. Например, в статье 266 главы 25 Налогового Кодекса РФ (далее – НК РФ), именуемой "Расходы на формирование резервов по сомнительным долгам" определено, что сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последнее число отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности.

То есть если соответствующий налоговый вычет отражен в Декларации по налогу на прибыль, то организация обязана располагать и полным комплектом документов, касающихся проведенной на конец налогового периода инвентаризации дебиторской задолженности. Отсутствие таких документов или неправильное их оформление, выявленные в ходе налоговой проверки, приведут к тому, что соответствующая сумма вычета может быть квалифицирована как недоимка.

Инвентаризация, проводимая налоговыми органами в ходе налоговой проверки

Причиной решения налоговой проверки может быть ожидаемое (прогнозируемое, очевидное) несоответствие между документами, представленными организацией, и реальным состоянием её имущества.

При этом налоговый орган обязан действовать в соответствии с Положением о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке, утвержденном совместными приказами Минфина РФ и МНС РФ от 10 марта 1999 г. N 20н и N ГБ-3-04/39 соответственно.

Содержательная часть указанного документа соответствует Методическим указаниям, и Постановлению Госкомстата N 88. Причем всё, что касается порядка инвентаризации, полностью. Также практически полностью совпадают наименования типовых форм и их нумерация за исключением, разницы в обозначении форм (не заглавными буквами "ИНВ", а строчными "инв").

Приведем полный перечень типовых форм, которые должны использовать налоговые органы в ходе инвентаризации и оформлении ее результатов.

Но что существенно отличает инвентаризацию, проводимую налоговыми органами от плановой инвентаризации в самой организации, так это инициатор. В первом случае инвентаризация делается по приказу руководителя налогового органа, осуществляющего проверку налогоплательщика, а во втором, – по приказу руководителя организации.

Соответствующие отличия отражены и в "шапках" всех указанных типовых форм.

Иные случаи проведения инвентаризаций

Согласно пункту 2.1 Методических указаний по инвентаризации количество дополнительных инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств, определяет руководитель организации. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, а инвентаризация относится к элементам метода бухгалтерского учета, согласно пункту 1 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете возложена на руководителя организации. Планируемые им инвентаризации должны быть зафиксированы в плане контрольно-ревизионной работы.

Руководитель может запланировать инвентаризации кассы, склада и других мест хранения материальных ценностей, а также пересчет имущества, числящегося за тем или иным материально ответственным лицом. Все случаи их проведения должны быть отражены в Порядке о проведении инвентаризации.