Эффективная организация системы бюджетирования на предприятиях

 

"Управление персоналом", 2008, N 7 

ЭФФЕКТИВНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

НА ПРЕДПРИЯТИЯХ 

    Принятие управленческих решений на современных предприятиях невозможно без внедрения эффективной системы бюджетирования финансово-хозяйственной деятельности.

    Эффективной системой бюджетирования является та, при которой плановый прогноз (расчет) имеет отклонение от фактического результата менее чем на 5%. При таком варианте затраты распределяются более точно и планомерно, в пределах нормы. 

    Таким образом, бюджетирование - это процесс построения и исполнения бюджета предприятия на основе бюджетов отдельных подразделений.

    Главной целью бюджетирования является координация всех сторон деятельности предприятия. Проблема заключается в том, что более чем на половине предприятий (на периферии - 70%) система бюджетирования неэффективна. Неэффективной считается такая система краткосрочного планирования, в которой отклонение фактических результатов от запланированных регулярно превышает 20 - 30%.

    Сложившаяся в настоящее время на предприятиях ситуация вызывает серьезное опасение, так как бюджет компании является основой для принятия управленческих решений.

    Как таковое невыполнение бюджета может означать срыв всех планов компании: производства, продаж, выплаты заработной платы и т.д. Конечным результатом будет невыполнение основной цели предприятия - стратегии развития.

    Можно выделить основные причины, ведущие к снижению эффективности процесса бюджетирования:

    - низкая организация процесса;

    - несовершенство методик;

    - ошибки при планировании в структурных подразделениях;

    - некорректные целевые установки;

    - неэффективная финансово-экономическая система предприятия.

    Основой любой деятельности является написанный регламент, в котором четко оговариваются права и обязанности всех участвующих в нем подразделений, формы и сроки представления информации, адресаты промежуточных и результативных документов.

    Ошибкой руководства большинства предприятий является возложение составления бюджета на одного человека. В данной ситуации может сработать так называемый человеческий фактор - сотрудник может ошибиться, не учесть важные доходы или расходы. Обсуждение и принятие бюджета на предприятии должно происходить коллегиально, при этом круг лиц должен быть строго оговорен в приказе о документообороте на предприятии.

    При этом очень важным не только для процесса бюджетирования является определение и разграничение полномочий и ответственности отдельных служб. Ситуация, когда интересы служб пересекаются, а полномочия дублируются, редко приводит к положительным результатам.

    Не менее важным является выделение приоритетных статей расходов и рассмотрение бюджета будущих расходов согласно значимости этих статей для производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

    Исходя из вышесказанного, можно выделить основные требования к организации процесса бюджетирования для предприятий:

    - отлаженный документооборот;

    - определение круга лиц, ответственных за подготовку, принятие и выполнение бюджета;

    - жесткая финансовая дисциплина;

    - выстраивание приоритетных статей расходов.

    Самым же главным является понимание руководством предприятия важности и необходимости эффективной системы бюджетирования.

    Для определения методики расчета бюджета первоначально следует определиться со стратегией предприятия. Цели могут быть различные: увеличение выручки, рентабельности, ликвидности, а также эффективное использование рабочего капитала.

    Построение любой долгосрочной стратегической модели на современном предприятии должно начинаться с разработки бюджета продаж исходя из прогнозов его развития.

    Следует отметить, что в случае, если расчеты не обеспечивают выполнения стратегии предприятия, следует пересматривать расходные и доходные статьи бюджета, план капитального развития и пр.

    Обязательным при осуществлении процесса бюджетирования является наличие трех форм управленческого учета и планирования:

    - доходов и расходов;

    - движения денежных средств;

    - управленческого баланса.

    Существенной ошибкой для большей части предприятий является замена управленческого баланса бухгалтерским. Только анализ и прогнозирование трех видов учета позволит прозрачно, точно и полно отразить процессы, происходящие на предприятии, и принять оперативные меры. Необъективное производственное планирование является наиболее частой ошибкой на предприятиях при составлении бюджета. Самое важное, что данная ошибка делает всю дальнейшую работу по бюджетированию бессмысленной.

    При этом 80% случаев данной ошибки происходят в производственных структурных подразделениях. Как правило, планирование в этой сфере происходит по принципу "как было, так и будет", с небольшим отклонением в сторону увеличения выпуска продукции.

    Реально же остаются без внимания постоянно изменяющийся спрос покупателей, сезонность, изменение сырья, введение ограничений на импорт и т.д.

    Для российских компаний сложность возникает в связи с полной зависимостью от импортного сырья, и фактически реально спрогнозировать ассортимент и объемы выпуска производимой продукции не может ни один производитель (особенно в АПК) с самой совершенной системой учета и контроля, с самыми опытными кадрами на срок более года.

    Некорректность целевых установок заключается в первую очередь в том, что на всех предприятиях построение краткосрочных планов должно строиться на основе реально заключенных договоров. В действительности построение бюджетов на производственных предприятиях рассчитывается исходя из директив руководства. При таком подходе сотрудники предприятия вынуждены подстраивать расчеты под стратегические планы компании. Необъективность такого подхода гарантирует большое отклонение конечного результата от плановых показателей.

    Это лишний раз доказывает необходимость начинать все расчеты бюджетов с бюджета продаж. Зачастую вся финансово-экономическая система предприятия снижает вероятность достижения плановых показателей.

    На многих производственных предприятиях фонд оплаты труда формируется как некий процент от товарной продукции, выпущенной цехом. Это стимулирует рабочих к повышению загрузки оборудования и увеличению выпуска продукции. При этом в валовую продукцию входит и та продукция, которую цех изготовил и передал другим цехам по полной себестоимости. Результатом данного подхода является повышение себестоимости продукции.

    Данную проблему можно решить достаточно просто - начислять фонд оплаты труда исходя из количества произведенного конечного продукта, то есть пересчитывать заработную плату работников не в рублях, а в тоннах.

    В целом же в конечном итоге эффективность процесса бюджетирования определяется эффективностью работы предприятия в целом. При этом внедрение и использование процедуры бюджетирования и управленческого учета очень хорошо помогает выявить и классифицировать многие проблемы предприятия, которые до этого могли остаться в тени.

    Для совершенствования системы бюджетирования на предприятиях необходим ряд мер, способных оптимизировать эти процессы:

    - поставить перед персоналом предприятия четкие стратегические цели и задачи;

    - отладить организацию процессов формирования отчетов и бюджетирования на предприятии, упорядочив документооборот;

    - документально определить круг лиц, ответственных за принятие и исполнение бюджета, строго разграничив права и обязанности между этими лицами и структурными подразделениями. 

Схема составления бюджета на мясоперерабатывающем

предприятии 

                       ┌─────────────┐

          ┌────────────┤Бюджет продаж├────────────┐

         \│/           └──────┬──────┘           \│/

┌─────────┴────────┐          │         ┌─────────┴────────┐

│Переменные расходы│          │         │Постоянные расходы│

└─────────┬────────┘         \│/        └─────────┬────────┘

          │           ┌───────┴──────┐            │

          └──────────>│Бюджет доходов│<───────────┘

          ┌───────────┤  и расходов  ├────────────┐

         \│/          └───────┬──────┘           \│/

┌─────────┴────────┐         \│/        ┌─────────┴────────┐

│  Бюджет движения │ ┌────────┴───────┐ │Бюджет капитальных│

│ денежных средств │ │   Прогнозный   │ │     вложений     │

└─────────┬────────┘ │(управленческий)│ └─────────┬────────┘

          └─────────>│     бюджет     │<──────────┘

                     └────────────────┘ 

Рис. 32 

А.С.Труба

К. э. н.,

заместитель управляющего

ОАО "Мясоптицекомбинат "Первомайский"

Подписано в печать

26.03.2008