Классификация документов. Формы и реквизиты документов

Классификация бухгалтерских документов представлена в схеме (см. приложение А).

2. ФОРМЫ И РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Формы документов

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах[4].

Согласно п. 1, п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основе которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. В данное время в бухгалтерии используются альбомы от 30.10.97г. №71а[5].

Унифицированные формы документов обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на всей территории Российской Федерации.

Перечень форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая учётная документация, включающая 14 наименований:

а) акт о приёме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);

б) акт о приёме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1 а);

в) акт о приёме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);

г) накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);

д) акт о приёме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

е) акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4);

ж) акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);

з) акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);

и) инвентарная карточка учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6);

й) инвентарная карточка группового учёта объектов основных средств (ф. № ОС-6 а);

к) инвентарная книга учёта объектов основных средств (Ф № ОС-6 б);

л) акт о приёме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);

м) акт о приёме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);

н) акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16)[6].

Когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности не предусмотрены унифицированные формы  первичной учётной документации, то организация имеет право сама разработать такой документ, который должен содержать обязательные реквизиты (о них подробно будет сказано в следующем параграфе). Эта процедура должна быть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе, например, в приказе по учётной политике. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

а) зональной;

б) анкетной;

в) табельной;

г) комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в отдельной зоне, которая  является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их – один под другим, т.е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В ём реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной и анкетной, анкетной и табельной.

2.2 Реквизиты документов

Реквизит (от латинского requisitum – нужное, требуемое) – совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учёта и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению. Именно с помощью реквизитов документам придаётся стандартное оформление.

Реквизиты подразделяются на призрачные и содержательные.

Призрачные реквизиты отображают объекты учёта (наименование основных средств и пр.)

Содержательные реквизиты раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и пр.)

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.

Для того чтобы документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, могли  использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учёте, законодательством установлены определённые условия.

В частности, это наличие следующих обязательных реквизитов:

а) наименование документа;

б) дата составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц[7].

Признание реквизита «личные подписи указанных лиц» в расширенном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая  случаи создания документов с применением средств вычислительной техники, повышают юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.

Если организация нарушает эти требования, т.е. в документе отсутствуют обязательные реквизиты, то его руководство могут привлечь к административной ответственности, а информация, содержащаяся в таких документах, признаётся недостоверной.

Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.

Все реквизиты, относящиеся к обязательным по перечню, утверждённым Госкомстатом России, не подлежит исключению или изменению.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Так как первичные учётные документы являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, то к их оформлению предъявляются особые требования[8].

Своевременность оформления документов. Первичные доку­менты должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окон­чании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составле­ние первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их пе­редачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в со­ответствии с утвержденным в организации графиком документо­оборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Точность, ясность и полнота содержания операции, оформ­ляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа долж­ны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.

Чёткое заполнение документа. Бланк документа следует за­полнять аккуратно, текст и цифры должны быть написаны чётко и разборчиво. В документах не допускаются неоговоренные исправления. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, её следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ (см. рис. 3.1).

Рис. 3.1 – Образец исправления ошибок

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением установ­ленных требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения операций или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвраща­ют лицам, ответственным за их составление; документы, содержа­щие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

4. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Заполнить по произвольным данным первичные бухгалтерские документы:

а) приходный кассовый ордер;

б) расходный кассовый ордер;

в) авансовый отчёт;

г) накладную по приходу материалов (3-4 наименования);

д) счёт-фактуру;

е) платёжное поручение.

Оформленные документы см. в приложении Б.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель курсовой работы достигнута путём реализации поставленных задач. В результате работы над темой «Классификация документов. Форма и реквизиты документов» я пришла к следующим выводам.

Все бухгалтерские документы подвергаются группировке по следующим

признакам:

а) по назначению;

б) по способу отражения информации;

в) по способу использования;

г) по статусу в системе информационного обеспечения;

д) по месту составления;

е) по количеству учётных позиций;

ж) по способу заполнения.

Существуют два типа форм документов: унифицированные и неунифицированные формы. Последние, в свою очередь, делятся на документы зональной, анкетной, табельной и комбинированной форм.

В независимости от вида формы документов, в нём должны присутствовать обязательные реквизиты (совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учёта и не имеет юридической силы):     

а) наименование документа;

б) дата составления;

в) наименование организации, от имени которой он составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра-

жении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяй-

ственной операции в натуральном и денежном выражении;

ж) личные подписи указанных лиц.

К оформлению первичных учётных документов предъявляются некоторые требования. Они должны быть оформлены своевременно, точно, ясно, чётко и аккуратно.

Все эти моменты  отмечены в нормативном документе, регулирующим и регламентирующим бухгалтерский учёт, а именно это принятый Государственной Думой 21 ноября 1996 году Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

В своей курсовой работе я пользовалась Федеральным законом № 129-ФЗ, а также учебниками и пособиями по бухгалтерскому учёту отечественных авторов. Основным для меня явился учебник В.П. Астахова «Теория бухгалтерского учёта».

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ

2. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. – Ростов-на-Дону. : Феникс, 2007.- 634 с.

3. Бабаева Ю.А., Бородин В.А., Амаглобели Н.Д. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 304 с.

4. Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ИНФРА-М, 2003.- 272 с.

5.      Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М.: ИНФРА-М, 2008.- 720 с.

6.   Любушин Н.П., Жиров В.В., Бородина Н.В. Теория бухгалтерского учёта. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.- 312 с.

7.   www.dogovor4you.ru/codes/clause/44099

18

[1] Бабаева Ю.А. Теория бухгалтерского учёта. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - с.142.

[2] Любушин Н.П. Теория бухгалтерского учёта. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – с. 137

[3] Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996г. №129-ФЗ.

[4] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М. : ИНРА-М, 2008. - с.52.

[5] Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М. : ИНФРА-М, 2008. – с.53

[6] Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. – Ростов-на-Дону. : Феникс, 2007. - с.151-152.

[7] Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учёта. – М. : ИНФРА-М, 2002. – с.65-66

[8] www.dogovor4you.ru/codes/clause/44099