Контроль и ревизия

     Организационные документы: устав организации, положение о структурном подразделении организации, положение о персонале организации, инструкция, регламент, штатное расписание, распорядительные документы (постановление, решение, указание, приказ, распоряжение), информационно-справочная документация (протокол, выписка из протокола, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, акт, сводка, заключение, отзыв, перечень, списки).

     В организациях различают три потока документов. Входящие – документы, поступающие из других организаций. Исходящие – документы, создаваемые  в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние – документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.

     Работа  с документами может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

     По  объему документооборота организации  принято делить на категории:

     1-ая  категория – организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; ...

     4-ая  категория – организации с  объемом документооборота до 10 000 документов в год.

     Государственной системой документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор документа (корреспондент);
• наименование документа;
• дата документа;
• номер документа;
• дата поступления документа в организацию;
• Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию;
• заголовок документа и его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

     Сроки исполнения документа исчисляются  в календарных днях с момента  подписания (утверждения) документа.

     Номенклатура  дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

     Номенклатуры  дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

     Утвержденные  номенклатуры дел действуют в  течение ряда лет и подлежат пересоставлению  и переутверждению в случае коренного  изменения функций и структуры  организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – документ постоянного хранения.

     Включение в дело документов, не относящихся  к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которые заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

     По  юридической силе документы принято  классифицировать на подлинные и  подложные. Подлинные документы  в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные.

     Принято различать подлинники (оригиналы) и  копии документов. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом оформленная, имеют равную силу. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат.

     Ревизор начинает проверку эффективности системы  управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления.

     Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Ревизор обязан проверить наличие  нормативных организационных документов. Проверка по существу организационных документов: устава, положений, инструкций и прочих – означает их выверку на соответствие российскому законодательству.

     Обязательной  проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в  организации.