Материально-производственные запасы и их учет на предприятии

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13) (Приложение 2) применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительном центре и записывают в них номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка Материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книгах учета материалов, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

В условиях автоматизации учетных работ и автоматизирован ною складского хозяйства вместо карточек складского учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета. Однако в отличие от многочисленных карточек машин о граммы-ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующею месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных предприятиях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты о наличии движения материальных ценностей и представляют их в бухгалтерию.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материал о п. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего кот роля формируются в пачки и передаются затем в вычислительным центр (ВЦ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут передаваться сразу в ВЦ, минуя бухгалтерию. В этом случае контроль первичных документов осуществляется работниками ВЦ.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета материалов.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборонных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих кар точках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам мате риалов и в целом по складу.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляю сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

Для обобщения и группировки информации о движении мате риалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях под считывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.

Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.

Организации могут составлять ведомость распределения материалов, в которой указывают корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимостной оценке), транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.

При автоматизированном учете все учетные регистры составляют при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование следующих основных учетных регистров:

оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.

2.2 Учет товаров

Определение товаров дано в п.2 ПБУ 5/01: "Товары являются частью материально - производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи".

Синтетический учет наличия и движения товаров осуществляется на счете 41 "Товары" по следующим субсчетам:

41 - 1 "Товары на складах";

41 - 2 "Товары в розничной торговле" и др.

Для учета товаров, находящихся в организации, но не являющихся ее собственностью, используются забалансовые счета:

002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение"

004 "Товары, принятые на комиссию"

Характеристика этих счетов дана в разделе "Забалансовые счета" Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

Аналитический учет ведется по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам), а в необходимых случаях и по местам хранения товаров.

В соответствии с ПБУ 5/01 оценка товаров при принятии их к учету (учетная цена) может формироваться следующими способами:

по фактической себестоимости, аналогично материалам;

по фактической стоимости за вычетом затрат по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз). Согласно п.15 ПБУ 5/01 торговые организации могут затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, включать в состав расходов на продажу;

по продажным (розничным) ценам с отдельным учетом наценок (скидок) для организаций, осуществляющих розничную торговлю. В этом случае используется счет 42 "Торговая наценка".

Выбор того или иного варианта учетных цен в розничной торговле зависит от применяемой схемы учета товаров: натурально - стоимостной или стоимостной.

При натурально - стоимостной схеме учета фиксируются остатки и движение товаров по отдельным наименованиям, артикулам, сортам и т.д.

При стоимостной схеме фиксируются остатки, приход и расход в целом по всем товарам (без подразделения по наименованиям).

Для целей управления товарными запасами, контроля за сохранностью товаров лучше применять натурально - стоимостную схему. Однако ее применение возможно только в организациях, где в процессе поступления и выбытия товаров можно получить информации по каждому наименованию товаров (в оптовой торговле, крупных магазинах, использующих штриховое кодирование или выписку мягких чеков). Во многих магазинах единственным источником информации о продаже товаров является кассовый чек, в котором указаны только суммы денег, полученных от покупателя (без наименования товаров). В таких магазинах обычно применяется стоимостная система учета товаров и в качестве учетных цен используются продажные цены, включающие торговую наценку.

Учет поступления товаров на склады в оптовой торговле, а также на предприятия розничной торговли, применяющие натурально - стоимостную схему учета и учитывающие товары по стоимости приобретения (фактической себестоимости), аналогично учету поступления материалов с той лишь разницей, что вместо счета 10 "Материалы" дебетуется счет 41 "Товары". При этом если стоимость приобретения (фактическая себестоимость) формируется без учета затрат по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), то соответствующие затраты отражаются в учете бухгалтерской записью:

Дебет сч.44 "Расходы на продажу"

Кредит сч.60, 76, 70, 69 и др.

Особенностью учета поступления товаров на предприятиях розничной торговли, учитывающих товары по продажным ценам, является появление дополнительной записи по дебету счета 41 "Товары" и кредиту счета 42 "Торговая наценка" на сумму торговой наценки, относящейся к поступившим товарам (разница между продажной и покупной ценой). Сумму торговой надбавки организация устанавливает самостоятельно.